Article 5. Principes de la gestion documentaire

Article 5. Principes de la gestion documentaire

La gestion du dossier et du document électroniques au sein du Gouvernement est régie par les principes suivants :

1. Les documents et dossiers administratifs produits dans l'environnement du Gouvernement doivent être créés sous forme de dossiers électroniques, pour autant que les mécanismes appropriés soient disponibles.

2. Les documents et dossiers soumis à la présente politique et au MGEDE correspondant sont les documents faisant partie de dossiers associés à des procédures administratives figurant dans le Cadre de classement du Gouvernement.

3. Les documents reçus sur support papier de sources externes au Gouvernement qui doivent être intégrés à un dossier électronique doivent être numérisés de manière qualifiée afin d'être intégrés sur support électronique.

4. Tous les documents à caractère administratif doivent appartenir à un dossier. Les dossiers doivent être classés conformément au Cadre de classement institutionnel et doivent être identifiés par un code unique formé par la numérotation consécutive au sein de chaque exercice.

5. Afin de permettre l'application homogène de la présente Politique, une analyse détaillée des procédures gérées par le Gouvernement doit être réalisée afin de pouvoir définir la typologie des documents que contiennent les dossiers associés à chaque procédure, en s'assurant que :

a) Tous les documents composant le dossier sont correctement identifiés et peuvent être intégrés au dossier électronique.

b) Tous les dossiers et documents sont décrits conformément aux dispositions du Vocabulaire de métadonnées du Gouvernement d'Andorre (chapitre 4 du MGEDE). La description doit inclure toutes les métadonnées possibles pendant la phase de traitement.

6. La conservation, le transfert, l'élimination et l'accès aux dossiers et aux documents sont régis par l'application systématique des tables d'évaluation et d'accès à l'information (TAAI), approuvées par la Commission nationale d'accès et d'évaluation de la documentation (CNAAD).

7. Du point de vue technologique, le Gouvernement dispose d'une plateforme unique de gestion documentaire conforme au présent MGEDE pour stocker et gérer les documents associés à son activité administrative appartenant à des dossiers ouverts, indépendamment des outils utilisés pour leur traitement. Toute la documentation électronique faisant partie de dossiers administratifs du Gouvernement qui ne se trouve pas sur cette plateforme doit y être migrée.

8. Le Gouvernement dispose de deux dépôts pour stocker les documents associés à son activité administrative appartenant à des dossiers clos, indépendamment des outils utilisés pour leur traitement, l'un spécifique à la documentation en phase semi-active et l'autre à la documentation en phase historique.

9. L'accès à la documentation est régi par les principes suivants :

a) La consultation des dossiers par le personnel du Gouvernement est établie dans le Modèle de sécurité et politiques d'accès (chapitre 11 du MGEDE).

b) Les citoyens ont librement accès à tous les dossiers et documents électroniques classés en libre accès par le Domaine des Archives et de la Gestion documentaire. Pour la documentation qui n'est pas en libre accès, l'accès peut être sollicité au moyen d'une demande d'accès à l'information.