Article 11. Éléments de gestion du document électronique

Article 11. Éléments de gestion du document électronique

1. Phases du cycle de vie La gestion du document électronique au sein du Gouvernement prévoit le traitement des dossiers de manière homogène à travers les étapes qui composent leur cycle de vie, structurées selon les phases suivantes :

a) La phase active commence avec l'ouverture du dossier et englobe toute la vie du dossier tant que la procédure à laquelle il se rapporte est en cours d'instruction. Au cours de cette phase, des documents sont versés au dossier et le département chargé de l'instruction l'utilise afin de pouvoir documenter ses activités. Pour verser des documents au dossier, des processus d'enregistrement, de capture, de classement et de description sont appliqués. Une fois l'instruction terminée, le département responsable ordonne la clôture du dossier, ce qui entraîne son foliotage et le changement de phase et, par conséquent, le transfert de la responsabilité des dossiers à l'Area d'Arxius i Gestió de Documents.

b) Phase semi-active. Cette phase commence avec le processus de transfert postérieur à la clôture du dossier. Au cours de cette phase, il importe de garantir l'accessibilité de la documentation, de fournir des outils de recherche et d'appliquer correctement les politiques d'utilisation et d'accès. Les documents sont identifiés et éliminés lorsqu'ils ont complètement perdu leur valeur et leur utilité administrative, à condition qu'ils ne présentent pas une valeur historique justifiant leur conservation définitive, et, en tout état de cause, conformément aux dispositions des tableaux d'évaluation et d'accès à l'information approuvés par la Comissió Nacional d'Accés i Avaluació de la Documentació.

c) Phase inactive. Cette phase commence avec le transfert vers l'outil d'archivage électronique des dossiers à conservation définitive provenant de la phase semi-active. Au cours de la dernière phase du cycle de vie, la priorité du système est la préservation de l'authenticité et de l'intégrité des dossiers soumis à des politiques de sort final exigeant une conservation à très long terme ou à caractère définitif. La responsabilité des dossiers au cours de cette phase incombe à l'Area d'Arxius i Gestió de Documents. Tant au cours de cette phase qu'au cours de la précédente, les procédures applicables pour préserver l'authenticité et l'intégrité des documents pendant la durée requise sont développées au chapitre relatif à la préservation du MGEDE.

2. Processus de gestion documentaire Ces processus, qui sont nécessaires au bon respect du Modèle, sont développés en détail au moyen des instruments de gestion documentaire décrits à l'article 8 du présent décret.

a) Capture : il s'agit du processus d'intégration d'un document dans le Système de gestion documentaire de l'organisation. Elle obéit aux règles suivantes : les documents produits sous le contrôle du Gouvernement sont produits de préférence sur support électronique ; ceux qui proviennent de sources externes sur support papier sont numérisés de manière qualifiée préalablement à leur versement au dossier, dans la mesure du possible, et les documents capturés sont affectés à un dossier.

b) Enregistrement : les documents qui proviennent de sources externes sont inscrits dans un registre unique à numérotation séquentielle afin de permettre leur identification univoque ainsi que l'identification de la procédure ou du dossier auxquels ils se rapportent. Tous les dossiers du Gouvernement ont un numéro unique qui les identifie de manière univoque ; ce numéro est attribué au moment de leur création et est consécutif au sein de chaque année.

c) Classement : les dossiers sont classés en fonction de leur fonction au sein de l'organisation au moyen des séries documentaires décrites dans le Plan de classement visé à l'article 8.b de la présente Politique.

d) Description : la description des dossiers et des documents est effectuée conformément au Vocabulaire de métadonnées visé à l'article 8.d de la présente Politique.

e) Accès : afin de gérer les droits d'accès à la documentation, une analyse détaillée de chaque procédure est effectuée et sont définis tant le niveau de sécurité de la documentation associée que les groupes d'utilisateurs qui y ont accès au cours de chacune des phases du cycle de vie de la documentation.

f) Foliotage : lors de la clôture du dossier, un processus de foliotage lui est appliqué. Le foliotage génère un document supplémentaire d'index du dossier comportant la liste de tous les documents qu'il contient, y compris des mécanismes permettant d'en valider l'intégrité. Ce document d'index est signé automatiquement et sert de témoin principal de l'authenticité du dossier. La procédure concrète est décrite dans le Modèle technologique du MGEDE visé à l'article 8.c de la présente Politique.

g) Évaluation : pour chaque procédure identifiée dans le Plan de classement, un processus d'évaluation documentaire est appliqué, permettant de déterminer les critères selon lesquels la documentation peut être éliminée ou conservée dans les délais qui sont établis.

h) Conservation : en fonction du résultat de l'évaluation documentaire, les politiques de préservation énoncées à l'article 8.k sont appliquées au dossier.

i) Transfert : le transfert est le processus par lequel la responsabilité est transférée à l'Area d'Arxius i Gestió de Documents à partir de l'entrée du dossier dans la phase semi-active et, le cas échéant, la localisation d'un dossier dans un dépôt d'archives.

j) Destruction ou élimination : la destruction de documents est subordonnée à l'application des tableaux d'évaluation et d'accès à l'information approuvés par la Comissió Nacional d'Accés i Avaluació de la Documentació.

3. Association de métadonnées Le Gouvernement dispose d'un Vocabulaire de métadonnées qui intègre les conditions requises du Modèle de conditions requises pour la gestion des documents (Moreq) et du Plan directeur de préservation des objets numériques d'Andorre. Ce vocabulaire, appliqué aux dossiers, aux documents et aux signatures électroniques, en permet l'identification, la recherche et la gestion. Les systèmes informatiques qui interviennent dans l'instruction se chargent d'automatiser autant que possible le chargement des métadonnées. Les métadonnées qui n'ont pas pu être automatisées sont saisies manuellement par les responsables de l'instruction au moment de la création d'un dossier ou de la capture d'un document. Ce n'est que dans des cas exceptionnels que la saisie de certaines métadonnées est autorisée à l'issue du processus d'instruction, et toujours préalablement à la clôture du dossier.

4. Formation Le Plan de formation du Gouvernement comporte des dispositions de formation continue destinées au personnel qui participe à la production et au contrôle de la gestion des documents électroniques. En outre, toutes les personnes identifiées à l'article 6 de la présente Politique ont accès à une formation spécifique dans ce domaine.

5. Supervision et audit La bonne application de la présente Politique peut être soumise à des procédures périodiques d'audit afin d'en vérifier le respect ainsi que la bonne mise en œuvre des instruments visés à l'article 8 du présent décret.

6. Gestion de la Politique La maintenance et la mise à jour de la présente Politique relèvent de la Comissió de Gestió de l'Expedient i el Document Electrònics.