Règlement de la Commission directive de gestion documentaire et de la Commission de travail de gestion documentaire du Gouvernement d'Andorre, du 13 juin 2018
Traduction réalisée par intelligence artificielle, à titre informatif. Seul le texte catalan publié au BOPA fait foi. Texte catalan
Article 1. Création de la Commission directrice de gestion documentaire (CDGD)
Il est créé la Commission directrice de gestion documentaire (CDGD), qui a pour objet d'adopter ce qu'établit le Modèle de gestion des dossiers et documents électroniques (MGEDE) pour l'ensemble des procédures du Gouvernement et d'identifier d'éventuels besoins d'extension ou de mise à jour du contenu du Modèle. La Commission est chargée de diriger et de coordonner les actions nécessaires au déploiement efficace, séquentiel et cumulatif du MGEDE.
Article 2. Fonctions de la CDGD
1. Les fonctions de la Commission directrice de gestion documentaire sont les suivantes :
a) Définir les politiques visant à planifier, exécuter et administrer le MGEDE.
b) Superviser la formulation et la mise en œuvre du MGEDE.
c) Arrêter les lignes directrices et approuver les instructions techniques internes nécessaires pour rendre effective la mise en place du MGEDE.
d) Coordonner et exécuter les actions nécessaires pour mettre en pratique le MGEDE de manière effective.
e) Évaluer les ressources économiques et humaines nécessaires pour appliquer le MGEDE et s'en doter.
f) Garantir l'évolution et la maintenance du MGEDE afin qu'il soit adapté à tout moment à la situation spécifique du Gouvernement, aux évolutions technologiques et à la réglementation connexe à laquelle il est soumis.
g) Définir les actions de diffusion et de formation visant à appliquer le MGEDE dans l'ensemble de l'organisation.
h) Élaborer le matériel nécessaire pour exécuter les actions de diffusion et de formation décidées par la Commission de l'Administration électronique dans le cadre du déploiement du MGEDE, ainsi qu'en confier et en superviser l'exécution au personnel de communication et de formation du Gouvernement.
i) Mettre à jour le Plan directeur de préservation des objets numériques d'Andorre et la politique de signature électronique du Gouvernement.
Article 3. Composition de la CDGD
1.- La Commission est composée des membres titulaires suivants :
a) Président : le secrétaire général du Gouvernement
b) Vice-président : le directeur du Département chargé des systèmes d'information
c) Membres : I. Le chef du Domaine du développement de projets du Département chargé des systèmes d'information II. Le chef du Cabinet juridique III. Le chef du Domaine des archives et de la gestion des documents 2.- La participation à la CDGD est obligatoire et le quorum pour valider ses décisions est fixé à la majorité simple. 3.- Les membres titulaires de la CDGD sont habilités à nommer un suppléant.
Article 4. Régime des réunions de la CDGD
La Commission se réunit au moins une fois par trimestre afin de progresser dans la mise en œuvre effective du MGEDE dans l'ensemble de l'organisation. À chaque réunion, le président désigne l'autre membre de la CDGD qui exerce la fonction de secrétaire, lequel établit le procès-verbal consignant les décisions prises, dont il est assuré un suivi en vue de leur exécution lors des réunions successives. Il appartient au président de convoquer la réunion au moins quinze jours à l'avance.
Article 5. Création et fonctions de la Commission de travail de gestion documentaire
1. Il est créé la Commission de travail de gestion documentaire (CTGD), qui a pour objet d'apporter un soutien technique et spécialisé à la Commission directrice de gestion documentaire dans le développement, l'extension et la mise à jour du Modèle de gestion des dossiers et documents électroniques (MGEDE).
2. Les fonctions de la Commission de travail de gestion documentaire sont les suivantes :
a) Élaborer les documents et les rapports, identifier et proposer les politiques d'action pour satisfaire aux conditions requises nécessaires à la mise en place du Modèle de gestion des dossiers et documents électroniques (MGEDE).
b) Veiller à la bonne application du nouveau système et valider les documents avant de les présenter à la Commission directrice de gestion documentaire.
c) Collaborer pour garantir l'évolution et la maintenance du MGEDE afin qu'il soit adapté à tout moment à la situation spécifique du Gouvernement, aux évolutions technologiques et à la réglementation connexe à laquelle il est soumis.
d) Collaborer à l'élaboration du matériel nécessaire pour mettre en pratique les actions de diffusion et de formation décidées par la Commission de l'Administration électronique dans le cadre du déploiement du MGEDE.
e) Collaborer à la supervision de l'exécution du MGEDE au personnel de communication et de formation du Gouvernement.
f) Évaluer la mise à jour technologique et proposer des actions de migration.
g) Veiller à ce que les procédures de migration correspondantes soient appliquées à l'outil d'archivage.
h) Toute autre fonction qui lui est confiée par la Commission directrice de gestion documentaire.
Article 6. Composition de la Commission de travail de gestion documentaire
La Commission est composée des membres suivants :
a) Un chef de projet, qui en assure la présidence
b) Deux archivistes gestionnaires de la documentation
c) Un technicien des systèmes
d) Un technicien en ingénierie des processus
e) Un représentant de l'Office des services de confiance électronique de la Principauté d'Andorre La Commission bénéficie du soutien ponctuel des domaines et des départements concernés par les tâches de gestion des documents et dossiers électroniques, ainsi que de conseils externes. 2.- Les membres titulaires de la Commission sont nommés par le/la ministre compétent(e) en matière de fonction publique sur proposition du secrétaire général du Gouvernement. 3.- La participation à la CTGD est obligatoire et le quorum pour valider ses décisions est fixé à la majorité simple. 4.- Les membres titulaires de la CTGD sont habilités à nommer un suppléant.
Article 7. Régime des réunions de la Commission de travail de gestion documentaire
La Commission se réunit au moins une fois par mois afin de progresser dans la mise en œuvre effective du MGEDE dans l'ensemble de l'organisation. À chaque réunion, le chef de projet désigne l'autre membre de la CTGD qui exerce la fonction de secrétaire, lequel établit un procès-verbal consignant les décisions prises, dont il est assuré un suivi en vue de leur exécution lors des réunions successives. Il appartient au chef de projet de convoquer la réunion au moins quinze jours à l'avance.