Reglament de la Comissió Directiva de Gestió Documental i de la Comissió de Treball de Gestió Documental del Govern d’Andorra, del 2018-06-13
Article 1. Creació de la
Comissió Directiva de Gestió Documental (CDGD) Es crea la Comissió Directiva de Gestió Documental (CDGD), que té per objecte adoptar el que estableix el Model de gestió d’expedients i documents electrònics (MGEDE) sobre tots els procediments del Govern i identificar possibles necessitats d’ampliació o d’actualització del contingut del Model. La Comissió és l’encarregada de dirigir i coordinar les actuacions necessàries per al desplegament eficient, seqüencial i acumulatiu de l’MGEDE.
Article 2. Funcions de la CDGD
1. Les funcions de la Comissió Directiva de Gestió Documental són les següents:
a) Definir les polítiques encaminades a planificar, executar i administrar l’MGEDE.
b) Supervisar la formulació i la implementació de l’MGEDE.
c) Acordar les directrius i aprovar les instruccions tècniques internes necessàries per fer efectiva la implantació de l’MGEDE.
d) Coordinar i executar les accions necessàries per posar en pràctica l’MGEDE de manera efectiva.
e) Avaluar i dotar-se dels recursos econòmics i humans necessaris per aplicar l’MGEDE.
f) Garantir l’evolució i el manteniment de l’MGEDE perquè s’adeqüi en tot moment a la situació específica del Govern, als canvis tecnològics i a la normativa relacionada a la qual es trobi subjecte.
g) Definir les actuacions de difusió i formació encaminades a aplicar l’MGEDE en tota l’organització.
h) Desenvolupar el material necessari per executar les actuacions de difusió i formació que decideixi la Comissió d’Administració Electrònica en el marc del desplegament de l’MGEDE, així com encarregar-ne i supervisar-ne l’execució al personal de comunicació i formació del Govern.
i) Actualitzar el Pla director de preservació dels objectes digitals d’Andorra i la política de signatura electrònica del Govern.
Article 3.
Composició de la CDGD 1.- La Comissió és integrada pels membres titulars següents:
a) President: el secretari general del Govern
b) Vicepresident: el director del Departament encarregat dels sistemes d’informació
c) Vocals: I. El cap d’Àrea de desenvolupament de projectes del Departament encarregat dels sistemes d’informació II. El cap del Gabinet Jurídic III. El cap de l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents 2.- L’assistència a la CDGD és obligatòria i el quòrum per donar validesa a les seves decisions queda establert per majoria simple. 3.- Els membres titulars de la CDGD estan facultats per nomenar un suplent.
Article 4. Règim de reunions de la CDGD
La Comissió es reuneix almenys una vegada al trimestre per tal d’avançar en la implementació efectiva de l’MGEDE a tota l’organització. A cada reunió, el president determina quin altre membre de la CDGD exerceix la funció de secretari, el qual elabora l’acta que recull els acords presos, dels quals es fa un seguiment amb vista que es compleixin en les trobades successives. Correspon al president convocar la reunió amb un mínim de quinze dies d’antelació.
Article 5. Creació i funcions de la
Comissió de Treball de Gestió Documental
1. Es crea la Comissió de Treball de Gestió Documental (CTGD), que té per objecte donar suport tècnic i especialitzat a la Comissió Directiva de Gestió Documental en el desenvolupament, ampliació i actualització del Model de gestió d’expedients i documents electrònics (MGEDE).
2. Les funcions de la Comissió de Treball de Gestió Documental són les següents:
a) Elaborar els documents i els informes, identificar i proposar les polítiques d’actuació per complir els requisits necessaris per implantar el Model de gestió d’expedients i documents electrònics (MGEDE).
b) Vetllar per la correcta aplicació del nou sistema i validar els documents abans de presentar-los a la Comissió Directiva de Gestió Documental.
c) Col·laborar per garantir l’evolució i el manteniment de l’MGEDE perquè s’adeqüi en tot moment a la situació específica del Govern, als canvis tecnològics i a la normativa relacionada a la qual es trobi subjecte.
d) Col·laborar en el desenvolupament del material necessari per posar en pràctica les actuacions de difusió i formació que decideixi la Comissió d’Administració Electrònica en el marc del desplegament de l’MGEDE.
e) Col·laborar en la supervisió de l’execució de l’MGEDE al personal de comunicació i formació del Govern.
f) Valorar l’actualització tecnològica i proposar actuacions de migració.
g) Vetllar perquè s’apliquin a l’eina d’arxiu els procediments de migració corresponents.
h) Qualsevol altra funció que li sigui encomanada per la Comissió Directiva de Gestió Documental.
Article 6. Composició de la
Comissió de Treball de Gestió Documental La Comissió és integrada pels membres següents:
a) Un cap de projecte, que n’exerceix la presidència
b) Dos arxivers gestors de la documentació
c) Un tècnic de sistemes
d) Un tècnic d’enginyeria de processos
e) Un representant de l’Oficina de Serveis de Confiança Electrònica del Principat d’Andorra La Comissió compta amb el suport puntual de les àrees i els departaments implicats en tasques de gestió de documents i expedients electrònics i també amb assessorament extern. 2.- Els membres titulars de la Comissió els nomena el/la ministra competent en matèria de funció pública a proposta del secretari general del Govern. 3.- L’assistència a la CTGD és obligatòria i el quòrum per donar validesa a les seves decisions queda establert per majoria simple. 4.- Els membres titulars de la CTGD estan facultats per nomenar un suplent.
Article 7. Règim de reunions de la
Comissió de Treball de Gestió Documental La Comissió es reuneix almenys una vegada al mes per tal d’avançar en la implementació efectiva de l’MGEDE a tota l’organització. A cada reunió, el cap de projecte determina quin altre membre de la CTGD exerceix la funció de secretari, el qual elabora una acta que recull els acords presos, dels quals es fa un seguiment amb vista que es compleixin en les trobades successives. Correspon al cap de projecte convocar la reunió amb un mínim de quinze dies d’antelació.