Article 5

Article 5.

Convocation et organisation des réunions Le Comité de coopération se réunit, selon les besoins, à une date, une heure et un lieu convenus d'un commun accord entre les chefs de délégation. Le président le convoque au plus tard deux mois avant la réunion. L'invitation est adressée à l'autre chef de délégation. Un projet d'ordre du jour doit y être joint. En cas d'urgence, les invitations à la réunion peuvent être envoyées dans un délai plus bref. Les secrétaires procèdent en temps utile à l'échange de tous les documents nécessaires à une préparation adéquate, quatre semaines avant la réunion, dans la mesure du possible. Les délégations se notifient, avant la réunion, leur composition prévue. La partie qui reçoit prend en charge les aspects pratiques. Le recours à la visioconférence ou à la téléconférence est possible avec l'accord de l'autre délégation. Les réunions qui se tiennent par visioconférence ou téléconférence sont organisées par la délégation qui demande l'organisation de la réunion. Sauf décision contraire des chefs de délégation, les réunions du Comité de coopération ne sont pas publiques.