Article 5

Article 5

Convocatòria i organització de les reunions El Comitè de Cooperació es reuneix, segons les necessitats, en una data, una hora i un lloc convinguts de comú acord entre els caps de delegació. El president el convoca com a molt tard dos mesos abans de la reunió. La invitació s'adreça a l'altre cap de delegació. S'hi ha d'adjuntar un projecte d'ordre del dia. En cas d'urgència, les invitacions a la reunió poden ésser enviades en un termini més breu. Els secretaris procedeixen amb temps suficient a l'intercanvi de tots els documents necessaris per a una preparació adequada, quatre setmanes abans de la reunió, sempre que sigui possible. Les delegacions es notifiquen, abans de la reunió, la seva composició prevista. La part que rep es fa càrrec dels aspectes pràctics. El recurs a la videoconferència o a la teleconferència és possible amb acord de l'altra delegació. Les reunions que es duguin a terme per videoconferència o teleconferència són organitzades per la delegació que demana l'organització de la reunió. Llevat de decisió contrària dels caps de delegació, les reunions del Comitè de Cooperació no són públiques.