Article 5. Fonctionnement de la CIUSS

Article 5. Fonctionnement de la CIUSS

1. Il incombe à la présidence :

a) De fixer et de convoquer les séances ordinaires et extraordinaires de la Commission.

b) D'établir et d'approuver l'ordre du jour.

c) De diriger les délibérations et les débats.

2. Il incombe au secrétariat de la Commission de rédiger le procès-verbal de chacune des séances, dans lequel doivent figurer une description des sujets traités et les accords conclus, ainsi que d'exercer toute autre fonction que lui confie la présidence.

3. Convocation et ordre du jour :

a) La Commission se réunit en séance ordinaire au moins tous les six mois.

b) La convocation aux réunions ordinaires est adressée au moins quinze jours ouvrables avant la date de la réunion. La convocation doit préciser la date, l'heure, le lieu de la séance et l'ordre du jour, qui doit être accompagné de la documentation correspondant aux points dont l'examen y est prévu.

c) Les membres, ainsi que les organes qui en font partie à titre consultatif, peuvent demander l'inscription de nouveaux points à l'ordre du jour au plus tard cinq jours ouvrables avant la date de la séance et doivent confirmer leur présence au plus tard deux jours ouvrables avant la date de la séance.

d) Sur proposition de la présidence ou à la demande de l'un quelconque des autres ministères membres, de la Commission, la CIUSS peut se réunir de manière extraordinaire.

e) La convocation aux réunions extraordinaires est adressée au moins cinq jours ouvrables avant la date de la séance, ce délai de préavis pouvant être plus court en cas d'urgence. La convocation doit préciser la date, l'heure et le lieu de la séance ainsi que l'ordre du jour. Dans la mesure du possible, la convocation doit être accompagnée de la documentation correspondante, en fonction des points inscrits à l'ordre du jour.

f) Les membres et les organes qui font partie de la Commission à titre consultatif doivent confirmer leur présence au plus tard deux jours ouvrables avant la date de la séance, ce délai de préavis pouvant être plus court en cas d'urgence.

4. Le secrétariat dresse le procès-verbal de la séance et en adresse le projet, par courrier électronique, aux membres et aux organes qui en font partie à titre consultatif, au plus tard dix jours ouvrables après la séance.

5. Les participants aux séances de la CIUSS disposent d'un délai de dix jours ouvrables, à compter de la date à laquelle ils en accusent réception, pour y apporter les modifications qu'ils jugent opportunes et le renvoyer par courrier électronique au secrétariat.

6. Le procès-verbal modifié, intégrant les modifications qui ont été approuvées, est adressé par le secrétariat, par courrier électronique, à tous les membres de la CIUSS et aux organes qui en font partie à titre consultatif, signé numériquement par la personne qui en assure la présidence et par la personne qui en assure le secrétariat.