Article 2

Article 2

Definicions A efectes d’aquest Reglament s’entén per:

a) Arxius de gestió, també anomenats arxius d’oficina: són els arxius de cada unitat administrativa, servei, àrea o departament que custodien la documentació durant el període en què es crea, es rep i s’utilitza. En aquesta fase, els documents són a prop de la persona encarregada de tramitar-los, que els ha de tenir a l’abast.

b) Arxiu central o intermedi: és l’òrgan del sistema d’arxius del Govern que custodia la documentació quan ja no és necessària per a la feina diària de les oficines i només és objecte de consulta esporàdica. Normalment sol acollir documentació a partir dels cinc anys del tancament del procediment pel qual s’ha rebut o creat.

c) Document d’arxiu: és la informació enregistrada, amb independència del suport o de les seves característiques físiques i intel·lectuals, produïda o rebuda i conservada per una organització o una persona en el desenvolupament de les seves activitats.

d) Expedient: és un conjunt de documents administratius, produïts o rebuts per l’Administració, que són el resultat d’un procés de tramitació destinat a la gestió o resolució d’un assumpte concret i estan organitzats de manera sistemàtica. L’expedient és la materialització d’un procediment o activitat, serveix d’antecedent i fonamenta la resolució administrativa, així com les diligències encaminades a executar-la.

e) Formulari de transferència: document normalitzat i imprès que s’adjunta a la remissió de documentació per proporcionar les dades necessàries i deixar constància jurídica de la responsabilitat de la custòdia dels fons.

f) Sèrie documental: documents classificats i ordenats d’acord amb un pla d’arxivatge o mantinguts com una unitat en ser el resultat d’un mateix procediment, a causa de la seva mateixa tipologia, o per qualsevol altra relació derivada de la seva producció, recepció o ús.

g) Sistema general de gestió de la documentació: conjunt d’operacions i tècniques integrades en la gestió administrativa general que, basades en l’anàlisi de la producció, la tramitació i el valor de la documentació, s’adrecen a la planificació, el control, l’ús, la conservació i la transferència o eliminació de la documentació amb l’objectiu de racionalitzar i unificar el tractament i aconseguir una gestió eficaç i eficient.

h) Transferència de documentació: procediment pel qual es produeix el canvi de la custòdia, la propietat o la responsabilitat sobre els documents. La documentació passa de l’oficina gestora a l’arxiu, d’acord amb el cicle de vida definit per la Comissió d’Avaluació de la Documentació.