Article 113. Actes d'instruction de l'Administration

Article 113. Actes d'instruction de l'Administration

1. Les services administratifs ont pour fonction d'instruire les dossiers, c'est-à-dire de réunir tous les éléments permettant à l'autorité compétente de prendre une décision en pleine connaissance de cause. Conformément à l'article 35 du présent Code, la réglementation relative aux formes et aux délais éventuellement prescrits doit être respectée. Les mesures d'instruction et, notamment, les compléments d'information qui peuvent être demandés aux intéressés peuvent constituer des motifs de prorogation des délais de prise de la décision, prorogation qui ne peut excéder la moitié desdits délais, si les circonstances le justifient et si cette prorogation ne porte pas atteinte aux droits des tiers. Cette faculté ne peut en aucun cas affecter les délais des recours administratifs et juridictionnels.

2. On entend par dossier administratif l'ensemble ordonné de documents et d'actes qui servent d'antécédent et de fondement à la décision administrative, ainsi que les diligences visant à l'exécuter.

3. Les dossiers doivent avoir un format électronique et doivent être constitués par l'agrégation ordonnée de tous les documents, preuves, avis, rapports, accords, notifications et autres diligences qui doivent les composer, ainsi que d'un index numéroté de tous les documents qu'ils contiennent lors de leur transmission. De même, une copie électronique certifiée de la décision adoptée doit figurer au dossier.

4. Lorsqu'en vertu d'une norme il est nécessaire de transmettre le dossier électronique, cette transmission doit être effectuée conformément aux normes techniques d'interopérabilité correspondantes, et le dossier doit être envoyé complet, folioté, authentifié et accompagné d'un index, également authentifié, des documents qu'il contient. L'authentification dudit index doit garantir l'intégrité et l'immuabilité du dossier électronique généré à compter du moment de sa signature et doit permettre de le récupérer chaque fois que cela est nécessaire ; il est admis qu'un même document fasse partie de différents dossiers électroniques.

5. Ne font pas partie du dossier administratif les informations ayant un caractère auxiliaire ou de soutien, telles que celles contenues dans des applications, fichiers et bases de données informatiques, notes, brouillons, opinions, résumés, communications et rapports internes ou entre organes ou entités administratives, ainsi que les jugements de valeur émis par les administrations publiques, sauf s'il s'agit de rapports, obligatoires et facultatifs, demandés avant la décision administrative mettant fin à la procédure.