Statut: vigent · Texte en vigueur au 23/10/2026 · Données jusqu’au BOPA du 22/10/2026 · Publiée au BOPA núm. 64, any 2015 (16/09/2015) · Page complète (historique des versions)
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1. Il est créé la Commission d'accès et d'évaluation de la documentation, sous le sigle CAAD, qui a pour objet de : a. Analyser la documentation de l'Administration générale. b. Conseiller les entités parapubliques et les entités à capital social majoritairement public en matière d'évaluation et de tri de leur documentation. c. Élaborer et réglementer les critères généraux d'évaluation et de tri de la documentation de l'Administration générale, et en contrôler l'application correcte. d. Établir les procédures d'élimination et celles de conservation. e. Établir les tableaux d'évaluation de la documentation de l'Administration générale. f. Identifier l'obsolescence des formats de la documentation électronique et proposer la migration des formats en vue de sa préservation. g. Établir les critères généraux relatifs à l'application de la réglementation régissant l'accès aux documents publics.
2. Les décisions de la CAAD doivent être approuvées par le Gouvernement pour être pleinement exécutoires.
Aux fins du présent Règlement, on entend par : a. Accès : la visualisation de l'information contenue dans un document. b. Évaluation : fonction destinée à déterminer la valeur culturelle, historique, informative ou juridique des documents afin de décider de leur conservation ou de leur élimination. c. Élimination : la destruction ou la suppression d'informations ou de documents par tout système rendant impossible leur récupération ou leur accès et leur utilisation ultérieurs. d. Série documentaire : ensemble de documents organisés conformément à un système de classement ou conservés comme une unité du fait qu'ils résultent d'un même processus de formation ou de classement, ou de la même activité, ou parce qu'ils présentent une même typologie ; ou en raison de toute autre relation découlant de leur production, de leur réception ou de leur utilisation. e. Tableaux d'évaluation : instrument indicatif qui précise les périodes d'utilisation et les supports de conservation des documents actifs et semi-actifs et qui identifie les documents devant être conservés de manière permanente et ceux devant être éliminés. f. Tri : opération par laquelle, dans un ensemble de documents, on sépare ceux qui présentent un intérêt historique de ceux qui n'ont qu'une utilité administrative temporaire et qui peuvent être éliminés à l'expiration du délai qui a été fixé. g. Documentation en phase active : la documentation administrative utilisée de manière habituelle par les unités administratives pour l'exercice de leurs activités. h. Documentation en phase semi-active : la documentation administrative qui, une fois l'instruction ordinaire achevée, n'est pas utilisée de manière habituelle par l'unité administrative dans ses activités. i. Migration : stratégie de préservation consistant à transférer des documents d'un support, d'un système ou d'un format à un autre, en préservant l'authenticité, l'intégrité, la fiabilité et la disponibilité de ces mêmes documents.
La CAAD est composée des membres suivants : a. Président(e) : le/la secrétaire général(e) du Gouvernement b. Vice-président(e) : ou le/la directeur/trice du Patrimoine culturel ou fonction équivalente. c. Membres : I. Le/la chef(fe) de l'Unité des archives et de la gestion des documents II. Un(e) technicien(ne) des Archives nationales d'Andorre, qui exerce les fonctions de secrétaire III. Un(e) professeur(e) chercheur(se) en histoire contemporaine IV. Un(e) juriste ayant de vastes connaissances en droit administratif V. Un(e) économiste VI. Un(e) technicien(ne) en systèmes d'information Les membres de la CAAD sont nommés par le/la ministre compétent(e) en matière de culture sur proposition du directeur/de la directrice compétent(e) en matière d'archives ou fonction équivalente.
1. La CAAD doit établir les critères relatifs à l'application de la réglementation régissant l'accès aux documents publics, lesquels sont publiés au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre (BOPA) par voie d'édit.
2. La CAAD doit indiquer le régime applicable à l'accès aux documents devant être conservés lorsqu'elle statue sur les demandes d'évaluation de documents de l'Administration générale.
3. Le régime d'accès à la documentation de l'Administration générale est soumis, en ce qui concerne les documents contenant des données à caractère personnel, à la Loi 15/2003 ,du 18 décembre, qualifiée de protection des données personnelles, ainsi qu'au reste de la réglementation applicable.
1. Les personnes et entités, publiques ou privées, qui estiment que leur droit d'accès aux documents de l'Administration générale a été violé peuvent demander à la CAAD un rapport au sujet d'un refus d'accès, lequel n'est pas contraignant. Ceci, sans préjudice de l'introduction également d'un recours contre le refus d'accès aux documents.
2. La demande de rapport de la personne concernée doit être présentée dans un délai de trois mois à compter de la communication du refus d'accès. Si le demandeur n'a pas obtenu de réponse de la personne ou de l'entité titulaire des documents à sa demande d'accès, la demande auprès de la CAAD peut être présentée sans limite de temps.
3. La demande de rapport auprès de la CAAD doit être accompagnée d'une copie de la demande d'accès présentée par le ou la réclamant(e) à la personne ou à l'entité faisant l'objet de la réclamation, ainsi que de la réponse obtenue, le cas échéant. Le réclamant peut joindre à la demande toute autre documentation qu'il juge utile.
4. La personne ou l'entité faisant l'objet de la réclamation doit fournir à la CAAD les informations et les antécédents que la CAAD lui demande.
5. Avant l'émission du rapport, les personnes intéressées doivent être entendues. La CAAD peut se dispenser de cette formalité lorsqu'elle ne tient pas compte d'autres faits, observations ou preuves que ceux invoqués tant dans la demande que dans la décision de refus de celle-ci.
6. La CAAD doit émettre un rapport sur la réclamation dans un délai de quinze jours et doit le notifier tant au réclamant qu'à la personne ou à l'entité faisant l'objet de la réclamation ou bien à l'organisme ayant demandé le rapport.
1. Un rapport préalable de la CAAD est obligatoire pour que l'Administration générale puisse permettre l'accès à des documents exclus de la consultation publique ou refuser l'accès à des documents non exclus de la consultation publique, conformément à l'article 42 du Code de l'Administration.
2. La demande adressée à la CAAD doit être accompagnée d'une copie des documents du dossier correspondant, qui doit inclure un rapport justifiant l'exception proposée et indiquant les intérêts légitimes ou scientifiques qui fondent la proposition.
3. Le rapport de la CAAD doit être émis et notifié dans un délai maximal de deux mois.
1. Fait l'objet d'évaluation et de tri la documentation de l'Administration générale, produite sur tout support, et qui se trouve dans l'une quelconque des phases préalables au versement définitif aux archives, une fois achevées ses phases active et semi-active.
2. Font également l'objet d'évaluation l'information et les données contenues dans les fichiers de nature publique, sur tout support, une fois leur délai épuisé et avant leur destruction.
3. Aucun des documents publics énumérés à l'article 1 ne peut être éliminé sans que soit suivie la procédure établie dans le présent Règlement.
4. Aucun document qui n'a pas été préalablement évalué ne peut être versé aux Archives nationales d'Andorre ni aux archives en phase inactive.
5. Ne peut faire l'objet d'évaluation et de tri la documentation de l'Administration générale antérieure au 1er janvier 1984, sauf dans les cas exceptionnels et dûment justifiés.
6. Il appartient à la CAAD de décider des cas dans lesquels l'existence d'une copie ou d'un support de substitution de documents peut permettre l'élimination de documents ayant une valeur juridique, informative ou culturelle. La copie ou le support de substitution doit garantir l'authenticité, l'intégrité et la conservation des contenus. En aucun cas l'élimination ne peut être autorisée lorsque les supports des documents originaux ont une valeur culturelle ou d'autres caractéristiques qui en recommandent la conservation.
7. Il appartient à la CAAD de proposer la migration des formats numériques afin de garantir qu'aucune information relative au contenu et à la forme de l'objet numérique ne soit perdue.
8. Les documents ne peuvent être éliminés tant qu'ils conservent leur valeur probatoire de droits et d'obligations de personnes physiques ou morales ou tant que les délais que la législation établit pour leur conservation ne sont pas écoulés. En aucun cas ne peuvent être éliminés les documents déclarés bien d'intérêt culturel ni ceux inscrits à l'Inventaire général du patrimoine culturel d'Andorre.
1. La procédure d'évaluation de la documentation est engagée sur proposition du responsable de l'organe titulaire de la documentation.
2. Pour mener à bien une évaluation de la documentation, l'organe titulaire des archives doit en informer le président de la CAAD :
a) Cette communication doit inclure une proposition élaborée par le responsable technique des archives, validée, dans le cas de l'Administration centrale, par le directeur du département correspondant ou le secrétaire d'État, sur la base des critères généraux d'évaluation et de tri de la documentation, dans laquelle est précisée de manière motivée et justifiée de la documentation qui est considérée comme pouvant être éliminée.
b) Si le département ne dispose pas d'un responsable technique des archives, c'est le Service des archives et de la gestion des documents qui nomme l'archiviste devant élaborer la proposition.
3. En aucun cas un processus d'évaluation de documents aux fins de trier et d'éliminer de la documentation ne peut être engagé si la proposition ne remplit pas les conditions requises figurant au paragraphe 2 du présent article.
4. Il doit être demandé à l'Agence de protection des données de se prononcer sur l'opportunité de conserver intégralement certaines données en raison de leur valeur historique, statistique ou scientifique.
5. La proposition d'évaluation de la documentation doit avoir le contenu suivant : a. Identification de la documentation dont l'évaluation est proposée. b. Description des caractéristiques de la documentation. c. Explication et justification des valeurs de la documentation. d. Régime applicable à la documentation. e. Proposition de décision d'évaluation. f. Proposition d'accès à la documentation.
1. La CAAD examine chaque proposition par ordre de réception et émet un avis dans chaque cas, en appliquant les critères généraux que la CAAD a élaborés et que le Gouvernement a approuvés.
2. La CAAD, avant d'émettre un avis, peut requérir les informations et les conseils qu'elle estime nécessaires.
3. Il est dressé procès-verbal des réunions de la CAAD. Le procès-verbal doit inclure la liste détaillée de la documentation dont l'élimination est décidée, de la documentation dont la conservation est décidée et les critères approuvés d'accès à la documentation évaluée. Trois certifications du procès-verbal sont établies, une pour le Service des archives et de la gestion des documents, une pour le titulaire de la documentation faisant l'objet d'évaluation et de tri, et une dernière pour les archives où est versée la documentation devant être conservée.
4. La décision de la CAAD, une fois approuvée par le Gouvernement, doit être notifiée au responsable de l'organe titulaire de la documentation dans un délai maximal de trois mois à compter de la date à laquelle la demande a été présentée avec les éléments décrits à l'article 8.2, sauf cas exceptionnels et justifiés.
1. L'organe titulaire de la documentation faisant l'objet d'évaluation est responsable de l'application des décisions de la CAAD.
2. Lorsque l'application d'une table d'évaluation entraîne l'élimination de documents, la personne technique qui procède à cette application doit, avant de procéder à la destruction : a. Disposer d'un inventaire de la documentation à détruire. b. Obtenir l'autorisation du secrétariat ou de la direction de l'organisme ou de l'entité titulaire de la documentation. c. Vérifier qu'aucune circonstance administrative ou juridique n'a modifié le délai de conservation fixé pour les documents à éliminer.
3. L'élimination de documentation doit être communiquée à la CAAD au moyen de la transmission d'un procès-verbal établi dans les termes prévus à l'article 9.4.
4. Lorsque la documentation devant être conservée est versée aux archives correspondantes, un exemplaire du procès-verbal de la décision de la CAAD est joint au document de transfert.
5. Les titulaires de documents publics doivent disposer d'un registre de destruction de documents qui doit être autorisé par le secrétaire du Gouvernement. Ce registre doit être tenu à la disposition de la CAAD et du Service des archives et de la gestion des documents pour consultation.
6. Ce registre de destruction de documents doit comporter, au minimum, les champs d'information suivants :
a) Code de la table d'accès et d'évaluation documentaire ou date de la décision d'évaluation documentaire appliquée.
b) Nom de la série documentaire.
c) Année de la documentation détruite.
d) Organisme producteur.
e) Volume et support de la documentation détruite.
f) Date de la destruction.
g) Existence d'un support de substitution et description de ce support.
1. Les tables d'accès et d'évaluation s'appliquent à la documentation publique et déterminent, pour chaque série documentaire, le délai de conservation et, dans le cas de la documentation sur support électronique, son format de conservation.
2. La CAAD impulse et coordonne l'élaboration et la révision des tables d'accès et d'évaluation de la documentation et les soumet au Gouvernement pour approbation.
Les décisions de la CAAD, une fois approuvées par le Gouvernement, sont publiées au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre.
La CAAD se réunit au moins une fois par trimestre afin de progresser dans la décision des fonctions qui lui ont été confiées. Il appartient au président de convoquer la réunion au moins quinze jours à l'avance.
abrogés le Décret de modification du Décret d'approbation du Règlement organisationnel de la Commission d'évaluation de la documentation (CAD), du 11 juin 2014, ainsi que les autres dispositions normatives de rang égal ou inférieur qui pourraient être contraires au présent Règlement.