Article 9. Instruction et décision

Article 9. Instruction et décision

1. La CAAD examine chaque proposition par ordre de réception et émet un avis dans chaque cas, en appliquant les critères généraux que la CAAD a élaborés et que le Gouvernement a approuvés.

2. La CAAD, avant d'émettre un avis, peut requérir les informations et les conseils qu'elle estime nécessaires.

3. Il est dressé procès-verbal des réunions de la CAAD. Le procès-verbal doit inclure la liste détaillée de la documentation dont l'élimination est décidée, de la documentation dont la conservation est décidée et les critères approuvés d'accès à la documentation évaluée. Trois certifications du procès-verbal sont établies, une pour le Service des archives et de la gestion des documents, une pour le titulaire de la documentation faisant l'objet d'évaluation et de tri, et une dernière pour les archives où est versée la documentation devant être conservée.

4. La décision de la CAAD, une fois approuvée par le Gouvernement, doit être notifiée au responsable de l'organe titulaire de la documentation dans un délai maximal de trois mois à compter de la date à laquelle la demande a été présentée avec les éléments décrits à l'article 8.2, sauf cas exceptionnels et justifiés.