Article 10. Application des décisions de la CAAD

Article 10. Application des décisions de la CAAD

1. L'organe titulaire de la documentation faisant l'objet d'évaluation est responsable de l'application des décisions de la CAAD.

2. Lorsque l'application d'une table d'évaluation entraîne l'élimination de documents, la personne technique qui procède à cette application doit, avant de procéder à la destruction : a. Disposer d'un inventaire de la documentation à détruire. b. Obtenir l'autorisation du secrétariat ou de la direction de l'organisme ou de l'entité titulaire de la documentation. c. Vérifier qu'aucune circonstance administrative ou juridique n'a modifié le délai de conservation fixé pour les documents à éliminer.

3. L'élimination de documentation doit être communiquée à la CAAD au moyen de la transmission d'un procès-verbal établi dans les termes prévus à l'article 9.4.

4. Lorsque la documentation devant être conservée est versée aux archives correspondantes, un exemplaire du procès-verbal de la décision de la CAAD est joint au document de transfert.

5. Les titulaires de documents publics doivent disposer d'un registre de destruction de documents qui doit être autorisé par le secrétaire du Gouvernement. Ce registre doit être tenu à la disposition de la CAAD et du Service des archives et de la gestion des documents pour consultation.

6. Ce registre de destruction de documents doit comporter, au minimum, les champs d'information suivants :

a) Code de la table d'accès et d'évaluation documentaire ou date de la décision d'évaluation documentaire appliquée.

b) Nom de la série documentaire.

c) Année de la documentation détruite.

d) Organisme producteur.

e) Volume et support de la documentation détruite.

f) Date de la destruction.

g) Existence d'un support de substitution et description de ce support.