Article 8. P rocédure d'évaluation documentaire

Article 8. P rocédure d'évaluation documentaire

1. La procédure d'évaluation de la documentation est engagée sur proposition du responsable de l'organe titulaire de la documentation.

2. Pour mener à bien une évaluation de la documentation, l'organe titulaire des archives doit en informer le président de la CAAD :

a) Cette communication doit inclure une proposition élaborée par le responsable technique des archives, validée, dans le cas de l'Administration centrale, par le directeur du département correspondant ou le secrétaire d'État, sur la base des critères généraux d'évaluation et de tri de la documentation, dans laquelle est précisée de manière motivée et justifiée de la documentation qui est considérée comme pouvant être éliminée.

b) Si le département ne dispose pas d'un responsable technique des archives, c'est le Service des archives et de la gestion des documents qui nomme l'archiviste devant élaborer la proposition.

3. En aucun cas un processus d'évaluation de documents aux fins de trier et d'éliminer de la documentation ne peut être engagé si la proposition ne remplit pas les conditions requises figurant au paragraphe 2 du présent article.

4. Il doit être demandé à l'Agence de protection des données de se prononcer sur l'opportunité de conserver intégralement certaines données en raison de leur valeur historique, statistique ou scientifique.

5. La proposition d'évaluation de la documentation doit avoir le contenu suivant : a. Identification de la documentation dont l'évaluation est proposée. b. Description des caractéristiques de la documentation. c. Explication et justification des valeurs de la documentation. d. Régime applicable à la documentation. e. Proposition de décision d'évaluation. f. Proposition d'accès à la documentation.