Article 2. Définitions

Article 2. Définitions

Aux fins du présent Règlement, on entend par : a. Accès : la visualisation de l'information contenue dans un document. b. Évaluation : fonction destinée à déterminer la valeur culturelle, historique, informative ou juridique des documents afin de décider de leur conservation ou de leur élimination. c. Élimination : la destruction ou la suppression d'informations ou de documents par tout système rendant impossible leur récupération ou leur accès et leur utilisation ultérieurs. d. Série documentaire : ensemble de documents organisés conformément à un système de classement ou conservés comme une unité du fait qu'ils résultent d'un même processus de formation ou de classement, ou de la même activité, ou parce qu'ils présentent une même typologie ; ou en raison de toute autre relation découlant de leur production, de leur réception ou de leur utilisation. e. Tableaux d'évaluation : instrument indicatif qui précise les périodes d'utilisation et les supports de conservation des documents actifs et semi-actifs et qui identifie les documents devant être conservés de manière permanente et ceux devant être éliminés. f. Tri : opération par laquelle, dans un ensemble de documents, on sépare ceux qui présentent un intérêt historique de ceux qui n'ont qu'une utilité administrative temporaire et qui peuvent être éliminés à l'expiration du délai qui a été fixé. g. Documentation en phase active : la documentation administrative utilisée de manière habituelle par les unités administratives pour l'exercice de leurs activités. h. Documentation en phase semi-active : la documentation administrative qui, une fois l'instruction ordinaire achevée, n'est pas utilisée de manière habituelle par l'unité administrative dans ses activités. i. Migration : stratégie de préservation consistant à transférer des documents d'un support, d'un système ou d'un format à un autre, en préservant l'authenticité, l'intégrité, la fiabilité et la disponibilité de ces mêmes documents.