Article 7. Documentation faisant l'objet d'évaluation et de tri

Article 7. Documentation faisant l'objet d'évaluation et de tri

1. Fait l'objet d'évaluation et de tri la documentation de l'Administration générale, produite sur tout support, et qui se trouve dans l'une quelconque des phases préalables au versement définitif aux archives, une fois achevées ses phases active et semi-active.

2. Font également l'objet d'évaluation l'information et les données contenues dans les fichiers de nature publique, sur tout support, une fois leur délai épuisé et avant leur destruction.

3. Aucun des documents publics énumérés à l'article 1 ne peut être éliminé sans que soit suivie la procédure établie dans le présent Règlement.

4. Aucun document qui n'a pas été préalablement évalué ne peut être versé aux Archives nationales d'Andorre ni aux archives en phase inactive.

5. Ne peut faire l'objet d'évaluation et de tri la documentation de l'Administration générale antérieure au 1er janvier 1984, sauf dans les cas exceptionnels et dûment justifiés.

6. Il appartient à la CAAD de décider des cas dans lesquels l'existence d'une copie ou d'un support de substitution de documents peut permettre l'élimination de documents ayant une valeur juridique, informative ou culturelle. La copie ou le support de substitution doit garantir l'authenticité, l'intégrité et la conservation des contenus. En aucun cas l'élimination ne peut être autorisée lorsque les supports des documents originaux ont une valeur culturelle ou d'autres caractéristiques qui en recommandent la conservation.

7. Il appartient à la CAAD de proposer la migration des formats numériques afin de garantir qu'aucune information relative au contenu et à la forme de l'objet numérique ne soit perdue.

8. Les documents ne peuvent être éliminés tant qu'ils conservent leur valeur probatoire de droits et d'obligations de personnes physiques ou morales ou tant que les délais que la législation établit pour leur conservation ne sont pas écoulés. En aucun cas ne peuvent être éliminés les documents déclarés bien d'intérêt culturel ni ceux inscrits à l'Inventaire général du patrimoine culturel d'Andorre.