Article 25. Els préstecs o consultes de documentació a usuaris externs

Article 25. Els préstecs o consultes de documentació a usuaris externs

1. S’entén per usuari extern tot aquell conjunt de ciutadans aliens a les responsabilitats i funcions pròpies de la institució del Comú de Canillo i a les empreses i organismes que en puguin dependre. També es consideren usuaris externs les altres administracions públiques en l’exercici de les seves funcions i competències. El Comú ha de garantir l’accés dels ciutadans a l’Arxiu Comunal, sense perjudici de les exclusions i limitacions establertes per la llei o justificades per raó de conservació. La recerca d’informació anirà a càrrec de les persones peticionàries. El personal de l’Arxiu Comunal no està obligat a fer recerques particulars per als usuaris externs.

2. Tot usuari extern que vulgui consultar un document de l’Arxiu ha d’omplir i signar el full de consulta on han de constar les dades personals de l’usuari, la documentació que vol consultar i el motiu de la consulta.

3. La documentació resta exclosa de préstec per als usuaris externs i, en tot moment, s’ha de consultar dins del espais habilitats per aquesta finalitat o a les eines informàtiques on es conservi la documentació electrònica. Malgrat aquest principi general, es podrà autoritzar a usuaris externs l’extracció de documentació de les dependències comunals, de forma temporal i amb prèvia autorització per escrit d’algun dels Cònsols, únicament en els casos que es contemplen a continuació:

a) Per a treballs de reproducció (microfilmació, digitalització) que no sigui possible dur a terme en les dependències comunals.

b) Préstec per activitats de difusió del patrimoni cultural, per a exposicions en les condicions particulars que s’estableixin en cada cas, o altres activitats de divulgació cultural.

c) Per a realitzar tasques de restauració, relligat, enquadernació, neteja o desinfecció dels documents.

d) Per a demanda d’administracions públiques en l’exercici de les seves funcions i competències reconegudes per llei.

e) Per ordre judicial.

4. El procediment per al préstec temporal de documents de l’Arxiu del Comú de Canillo a usuaris externs s’haurà de fer a partir de l’autorització signada per un dels dos Cònsols al responsable de l’Arxiu Comunal, el qual expedirà el corresponent document de cessió temporal de documentació a la persona, institució, organisme o empresa peticionària. En aquests casos, s’ha de tenir en compte, sempre que la situació ho requereixi, els següents punts:

a) Les sol·licituds de préstec han d’incloure una descripció clara dels documents sol·licitats, del nom del responsable dels trasllats, custòdia i retorn de la documentació i del termini de préstec sol·licitat.

b) Si l’estat de conservació de la documentació aconsella la seva permanència a les dependències comunals, des del mateix Arxiu Comunal s’encarreguen reproduccions de la documentació a càrrec del sol·licitant.

c) Abans de lliurar la documentació se’n fa una còpia digital de seguretat, el cost de la qual anirà a càrrec del sol·licitant.

d) En el cas de documents procedents de donació o de dipòsit, caldrà respectar les condicions establertes per les persones, institucions o organismes donants o dipositants per a la seva consulta o préstec.

e) Les despeses d’embalatge i transport van a càrrec del sol·licitant, llevat que des del Comú s’estipulin altres fórmules.

f) El sol·licitant ha de contractar una assegurança que cobreixi tots els riscos als quals estarà sotmesa la documentació. Si es desitja una pròrroga del termini de cessió, s’ha de demanar l’autorització i ampliar el termini de l’assegurança.

g) S’han de respectar les condicions de conservació i sistemes de seguretat adequats.

h) Qualsevol mena de reproducció ha de ser autoritzada expressament.

i) L’Arxiu Comunal porta un registre de préstecs on consta el número, la data de la seva aprovació, la data efectiva del préstec, les dades del sol·licitant, el motiu de la sol·licitud i la data de retorn.

5. La documentació retornada haurà de mantenir les mateixes característiques, ordre, constitució interna i externa, neteja i condicions en què estava quan va ser facilitada per a la seva consulta, en els casos dels documents físics. En cas contrari, la persona haurà d’indemnitzar els danys causats conforme al previst a l’apartat 6 del present article.

6. Les persones que malmetin o deteriorin els documents, o els béns i equips de l’Arxiu Comunal, hauran d’indemnitzar els danys causats d’acord amb la valoració que es realitzi, previ informe de la persona responsable de l’Arxiu Comunal i sense perjudici d’altres responsabilitats administratives o penals que se’n poguessin derivar.