Article 24

Article 24

Els préstecs o consultes internes de documentació

1. Per usuari intern s’entén el conjunt de persones vinculades a la institució del Comú de Canillo en motiu de càrrecs electes o pel desenvolupament de tasques i funcions administratives en el mateix, així com les empreses o organismes que en puguin dependre.

2. Els usuaris interns de l’Arxiu Comunal no podran accedir ni retirar pel seu compte els documents que hagin estat traspassats a l’Arxiu, llevat de disposar d’autorització de la persona titular de la Secretaria General, del responsable de l’Arxiu o de la persona de suport de l’Arxiu. El préstec intern de documents es durà a terme mitjançant una demanda a l’Arxiu Comunal. Quan es retorni la documentació, des de l’Arxiu Comunal es deixarà constància en la mateixa demanda.

3. Per raons de conservació, de preservació i de seguretat es prioritzarà la consulta de documents originals a les dependències del propi Arxiu Comunal. De fet, l’Arxiu Comunal podrà excloure documentació de préstec si el seu estat de conservació ho requereix. En aquest cas la documentació serà consultada als espais comunals habilitats a tal efecte o per mitjà de reproduccions.

4. La documentació retornada haurà de mantenir les mateixes característiques, ordre, constitució interna i externa, neteja i condicions en què estava quan va ser facilitada per a la seva consulta, en els casos dels documents físics. En cas de no complir amb aquesta obligació i/o de no esmenar-ho previ requeriment per part del responsable de l’Arxiu Comunal, s’actuarà conforme a allò previst a l’apartat 7 del present article. No es pot agregar o sostreure documents sense donar-ne coneixement previ a la persona responsable de l’Arxiu i per motius justificats i degudament autoritzats.

5. No es deixaran en préstec parts d’expedients o documents separats de la unitat documental de la qual formen part.

6. Quan una unitat administrativa vulgui consultar documentació d’accés restringit generada per una altra unitat administrativa, per a l’exercici de les funcions que li són pròpies, caldrà l’autorització del cap de departament o servei que l’ha transferida o bé del superior jeràrquic comú a ambdues unitats.

7. Els usuaris interns de l’Arxiu Comunal que malmetin o deteriorin els documents o els béns i equips de l’Arxiu Comunal, podran ser sancionades de conformitat a l’Ordinació de la Funció Pública del Comú de Canillo i, obligades a indemnitzar els danys causats d’acord amb la valoració que es realitzi, previ informe de la persona responsable de l’Arxiu Comunal i sense perjudici d’altres responsabilitats administratives o penals que se’n poguessin derivar.