Article 13. Mètodes de transferència

Article 13. Mètodes de transferència

1. La documentació en paper es transferirà convenientment ordenada i descrita, sense còpies ni elements que no hi guardin relació, prèvia eliminació dels elements materials que la puguin deteriorar. Sense el compliment d’aquestes condicions no podrà ser acceptada la transferència, llevat que hi consti una diligència específica del cap del departament o del servei productor, o en el seu defecte del/de la secretari/a general de la Corporació, que informi d’aquestes circumstàncies i de les seves causes.

2. Els expedients electrònics en fase activa es transferiran un cop tancats i foliats, acompanyats d’un índex electrònic signat electrònicament.

3. Un cop transferits es produirà un canvi de responsabilitat sobre els expedients, passant de la unitat productora a l’Arxiu Comunal.

4. Els expedients electrònics tancats en fase de vigència la conservació dels quals sigui permanent o de llarga duració segons la Taula d’Avaluació i Accés a la Informació corresponent, seran transferits a l’eina d’arxiu electrònic segons les condicions tècniques que l’eina especifiqui per a poder-ne garantir la conservació i la difusió a llarg termini. La responsabilitat sobre aquesta documentació també serà de l’Arxiu Comunal.