Article 12. Requisits de la documentació a transferir

Article 12. Requisits de la documentació a transferir

1. La documentació que es transfereixi a l’Arxiu Comunal o a l’arxiu electrònic ha de ser original llevat de casos especials, que s’hauran de motivar convenientment. Per tant, abans de fer la transferència caldrà eliminar totes les còpies i duplicats que no estiguin degudament justificats.

2. La documentació que es transfereixi a l’Arxiu Comunal o a l’arxiu electrònic ha d’haver finalitzat la seva tramitació administrativa i ha d’estar en expedients complets.

3. La documentació electrònica només es podrà transferir en cas de tenir informades les metadades mínimes obligatòries, d’estar en un format reconegut pel Catàleg de Formats documentals i, en cas d’estar signada electrònicament, disposar d’una signatura electrònica vàlida.

4. La documentació que sigui transferida a l’Arxiu Comunal físicament ha d’anar acompanyada del corresponent formulari de transferència que les unitats remitents hauran omplert d’acord amb els protocols establerts des de l’Arxiu Comunal.

5. Qualsevol documentació que no compleixi amb els punts anteriors es retornarà al servei remitent, indicant les possibles deficiències i errors. No s’admetrà el seu ingrés a l’arxiu fins que no s’hagin corregit aquestes deficiències.