Article 39. Sortida excepcional

Article 39. Sortida excepcional

1. En casos excepcionals, i amb el previ acord de Consell de Comú, els documents del SAC podran sortir, de manera temporal, del seu lloc habitual de custòdia. Els casos concrets en els quals es podrà contemplar aquesta possibilitat són els següents:

a) Per microfilmar o realitzar qualsevol altre tipus de reproducció que no sigui possible fer a les dependències comunals.

b) Per realitzar tasques de restauració, relligat, enquadernació, neteja o desinfecció dels documents.

c) Per ordre judicial.

d) Per activitats de difusió del patrimoni documental, exposicions o altres activitats de divulgació cultural.

2. En l’autorització d’aquestes sortides, sempre que la situació ho requereixi, es seguirà el procediment següent:

a) Les sol·licituds de préstec es formularan per escrit amb indicació precisa dels documents sol·licitats, de l’activitat que es portarà a terme i dels seus organitzadors, del nom de la persona responsable que es farà càrrec dels trasllats, custòdia i retorn de la documentació i del termini de préstec sol·licitat. S’acreditarà també la contractació d’una pòlissa d’assegurança. La resolució d’autorització o denegació requerirà informe previ de la persona responsable del SAC.

b) Es valorarà la possibilitat de facilitar reproduccions en substitució dels documents originals, fent atenció a la singularitat, antiguitat o estat dels documents sol·licitats.

c) Abans de lliurar la documentació se’n farà una còpia de seguretat, el cost de la qual anirà a càrrec del sol·licitant.

d) Les despeses d’embalatge i transport aniran a càrrec del sol·licitant.

e) El sol·licitant contractarà una assegurança que cobrirà tots els riscos als quals estarà sotmesa la documentació.

f) El termini del préstec es podrà prorrogar, a petició del sol·licitant i degudament motivat. L’autorització de la pròrroga requerirà acreditar l’ampliació del termini de l’assegurança.

3. En l’autorització de la sortida, s’exigiran les condicions de conservació i sistemes de seguretat adequats i la prohibició d’efectuar qualsevol manipulació o utilització de tècniques que puguin perjudicar la integritat del document.

4. La documentació cedida s’haurà d’identificar en l’exposició, publicació o activitat de divulgació, de la forma que indiqui el SAC.

5. No es podran realitzar reproduccions sense l’autorització del SAC. 6. l SAC portarà un Registre de préstecs on constarà el número del préstec i la data, la data de l’aprovació, les dades del sol·licitant, el motiu de la sol·licitud i la data de retorn.