Article 21. Mètodes de transferència

Article 21. Mètodes de transferència

1. La documentació transferida al SAC figurarà ressenyada en el formulari de transferència que les unitats remitents ompliran d’acord amb les indicacions del SAC.

2. La documentació en paper es transferirà convenientment ordenada i descrita, sense còpies ni elements que no hi guardin relació, prèvia eliminació dels elements materials que la puguin deteriorar. Sense el compliment d’aquestes condicions no podrà ser acceptada la transferència, llevat que hi consti una diligència específica del cap del departament o del servei productor, o en el seu defecte del secretari i/o secretària general de la Corporació, que informi d’aquestes circumstàncies i de les seves causes.

3. Els expedients electrònics en fase de tramitació es transferiran un cop tancats i foliats, acompanyats d’un índex electrònic signat electrònicament. Aquesta transferència implicarà un canvi de responsabilitat sobre els expedients, passant de la unitat productora a l’Arxiu Comunal.

4. Els expedients electrònics tancats en fase de vigència la conservació dels quals sigui permanent o de llarga duració segons la Taula d’Avaluació i Accés a la Informació corresponent, es transferiran a l’eina d’arxiu electrònic segons les condicions tècniques que l’eina especifiqui per a poder assegurar la conservació i la difusió a llarg termini. Al respecte, cal puntualitzar que la responsabilitat sobre aquesta documentació continuarà sent de l’Arxiu Comunal.

5. Des del SAC es comprovarà si la documentació transferida correspon a la indicada en el formulari. En el cas que no s’ajusti a les normes establertes pel SAC, que la seva descripció no sigui suficientment detallada o que contingui error o omissió, o que la seva instal·lació no fos la correcta, es retornarà al servei remitent tot indicant les deficiències. No s’admetrà el seu ingrés al SAC fins que no s’hagin corregit aquestes deficiències.