Article 2. Definicions

Article 2. Definicions

A efectes d’aquest Reglament s’entén per:

a) Servei d’Arxiu comunal (SAC) , servei del Comú especialitzat en la gestió, el tractament, la custòdia i la difusió de la documentació generada per l’administració comunal així com altres tipus de fons reunits pel Comú en l’exercici de la seva activitat. L’arxiu comunal també s’ha d’entendre com la instal·lació a on es reuneixen, conserven, organitzen i difonen els documents.

b) Patrimoni documental comunal , conjunt de documents rebuts, produïts o reunits per les seccions, serveis i departaments del Comú; organismes autònoms administratius; persones jurídiques i per entitats sense personalitat jurídica creats pel Comú o amb participació majoritària del Comú.

c) Avaluació documental , funció destinada a determinar el valor cultural, informatiu o jurídic dels documents per tal de decidir-ne la conservació o l’eliminació.

d) Document , qualsevol informació, amb independència de la seva naturalesa i del suport o mitjà en què es trobi, creat o rebut per l’Administració Comunal en l’exercici de les seves funcions, i referit o relatiu a les seves funcions, actuacions, serveis i competències, que pot ser identificat i tractat com una unitat.

e) Documents essencials : documentació indispensable per al funcionament del Comú i que garanteix la continuïtat de les activitats després d’un desastre. Per exemple les actes de Consell de Comú, les actes de Junta de Govern, etc.

f) Expedient : conjunt ordenat de documents que reflecteixen un procediment administratiu en qualsevol format.

g) Transferència , procediment de traspàs físic i legal de la custòdia dels expedients i dels documents de les diferents unitats als centres d’arxiu que corresponguin, d’acord amb els terminis establerts.

h) Sistema de Gestió Documental , conjunt d’operacions i de tècniques, integrades en la gestió administrativa general, basades en l’anàlisi de la producció, la tramitació i els valors dels documents, que es destinen a la planificació, el control, l’ús, la conservació i l’eliminació o la transferència dels documents a un centre d’arxiu, amb l’objectiu de racionalitzar-ne i unificar-ne el tractament i aconseguir-ne una gestió eficaç i rendible.

i) Calendari de Conservació i Accés , instrument arxivístic que determina els valors dels documents i regula els terminis de conservació, de transferència i el règim d’accés dels documents.

j) Comissió de gestió documental , òrgan encarregat entre altres coses de desenvolupar i mantenir els diferents instruments arxivístics i de gestió documental.

k) Taules d’Avaluació i Accés de la Informació (TAAI) , són l’instrument que assenyala per a cada sèrie documental del Quadre de Classificació els períodes de conservació i els terminis d’accessibilitat, identificant la documentació que s’ha de conservar permanentment i la que s’ha d’eliminar total o parcialment.