Article 9. Régime de fonctionnement

Article 9. Régime de fonctionnement

1. La Commission exécutive se réunit au moins une fois par mois, et chaque fois qu'elle est convoquée par le Secrétariat général ou à la demande de trois des personnes qui composent la Commission. Dans ce dernier cas, les personnes qui demandent la réunion en proposent l'ordre du jour.

2. La constitution valable de la Commission requiert la présence de la personne titulaire du Secrétariat général, ou de la personne à qui elle délègue, ainsi que d'au moins deux autres membres de la Commission. En cas d'impossibilité d'y assister pour quelque motif que ce soit, la secrétaire générale doit obligatoirement déléguer sa représentation à l'un des autres membres de la Commission exécutive et, pour la constitution valable de la Commission, la présence de deux autres membres de la Commission est nécessaire.

3. Les décisions de la Commission exécutive sont prises à la majorité simple ; en cas de partage des voix, la personne titulaire du Secrétariat général a voix prépondérante.

4. Tous les débats qui se déroulent au sein de la Commission exécutive sont confidentiels et ne peuvent pas être divulgués. Les décisions prises ne peuvent être rendues publiques qu'avec l'accord préalable de la Commission et par l'intermédiaire de la personne qui occupe le Secrétariat général ou de la personne à qui elle délègue.

5. La personne titulaire du Secrétariat général, ou la personne à qui elle délègue, assume les fonctions de secrétaire, convoque les réunions, en fixe l'ordre du jour et en dresse le procès-verbal. Le Secrétariat général procède à la convocation, par tout moyen permettant d'en attester la réception, dans laquelle il fait figurer l'ordre du jour. La convocation est effectuée au moins une semaine à l'avance, sauf en cas d'urgence appréciée par le Secrétariat lui-même. La convocation urgente doit être notifiée au moins 24 heures à l'avance. L'urgence doit être ratifiée au début de la séance par la majorité des membres de la Commission exécutive.

6. La Commission exécutive peut tenir des séances au moyen de dispositifs télématiques, par correspondance ou par tout autre moyen garantissant l'authenticité du vote.