Article 4. La gestió dels documents

Article 4. La gestió dels documents

La gestió dels documents, en tant que funció de l’Arxiu Comunal, comprèn:

a) Analitzar i identificar la documentació.

b) Proposar normes reguladores de classificació, ordenació i tractament de la documentació durant la seva gestió administrativa en els diferents òrgans auxiliars i departaments del Comú, i supervisar-ne l’aplicació.

c) Establir criteris i protocols sobre la producció, la gestió i les transferències de documentació, així com sobre la tria i eliminació de documents amb la col·laboració dels serveis comunals afectats, i d’acord amb el marc normatiu vigent i amb les directrius emeses per la Comissió Nacional d’Accés i Avaluació de la Documentació (en endavant la CNAAD).

d) Gestionar el gestor documental corporatiu o l’eina equivalent per a la conservació de documents electrònics.

e) Marcar directrius sobre les condicions idònies dels locals de dipòsit, les instal·lacions i la correcta col·locació física de la documentació en paper per tal de garantir-ne l’accessibilitat i la seguretat.

f) Contribuir a una millor eficàcia i un millor funcionament de l’administració comunal mitjançant l’elaboració dels instruments de descripció adients per tal de facilitar d’una manera ràpida i pertinent la documentació necessària per resoldre qualsevol tràmit administratiu.