Article 21. Préstecs externs de documentació dipositada a l’Arxiu

Article 21. Préstecs externs de documentació dipositada a l’Arxiu

Comunal

1. La documentació dipositada a l’Arxiu Comunal està exclosa del préstec extern i en tot moment s’ha de consultar dins dels espais habilitats per aquesta finalitat. Malgrat aquest principi general, s’admeten excepcions en els supòsits que tinguin com a finalitat la difusió del patrimoni documental. En aquest cas s’han de tenir en compte els següents punts:

a) Les sol·licituds de préstec es formulen per escrit, amb una descripció clara dels documents sol·licitats, del nom del responsable dels trasllats, custòdia i retorn de la documentació i del termini de préstec sol·licitat. La resolució de Comú es notifica per escrit al sol·licitant.

b) Si l’estat de conservació de la documentació aconsella la seva permanència a les dependències comunals, des del mateix Arxiu Comunal s’encarreguen reproduccions de la documentació a càrrec del sol·licitant.

c) Abans de lliurar la documentació se’n fa una còpia digital de seguretat.

d) Les despeses d’embalatge i transport van a càrrec del sol·licitant, llevat que des del Comú s’estipulin altres fórmules.

e) El sol·licitant ha de contractar una assegurança que cobreixi tots els riscos als quals estarà sotmesa la documentació. Si es desitja una pròrroga del termini de cessió, s’ha de demanar autorització i ampliar també el termini de l’assegurança.

f) S’han de respectar les condicions de conservació i sistemes de seguretat adequats.

g) Qualsevol mena de reproducció ha de ser autoritzada expressament.

h) L’Arxiu Comunal porta un registre de préstecs on consta el número, la data de la seva aprovació, la data efectiva de préstec, les dades del sol·licitant, el motiu de la sol·licitud i la data de retorn.

2. Els usuaris que deteriorin qualsevol document procedent de l’Arxiu Comunal han d’indemnitzar els danys causats d’acord amb la valoració que es realitzi sense perjudici d’altres responsabilitats que se’n puguin derivar.