Article 20. Préstecs interns de documentació dipositada a l’Arxiu

Article 20. Préstecs interns de documentació dipositada a l’Arxiu

Comunal El préstec de documents únicament s’autoritza per a consultes internes, sense perjudici de les excepcions establertes en l’article 21, i es realitza d’acord amb les condicions següents:

a) La sol·licitud de préstec documentació s’ha de formalitzar mitjançant el formulari corresponent, en el qual hi ha de constar la identificació del sol·licitant, el motiu de la sol·licitud, la signatura, la naturalesa o codificació del document demanat i la data en què es lliura.

b) El préstec de documents segueix un ordre cronològic en funció de la data de la demanda.

c) La unitat administrativa únicament pot disposar de la documentació original prestada durant un termini màxim de 2 mesos. Aquest termini pot ser prorrogable durant un mes addicional. En cas de superar el termini establert, el responsable del Servei d’Arxiu n’informa el secretari general, per tal que requereixi que els documents siguin reintegrats immediatament a l’Arxiu.

d) Quan la documentació sigui retornada a l’Arxiu Comunal, el seu responsable ha de signar el formulari del retorn del document, on hi ha de constar la data.

e) La documentació retornada ha de mantenir les mateixes condicions d’ordre, constitució interna i externa i neteja en què estava quan va ser facilitada per a la seva consulta. En cas contrari no s’accepta la devolució. No es poden sostreure documents i la incorporació de nous ha de ser comunicada prèviament al tècnic d’arxiu.

f) Queda exclosa de préstec la documentació que tingui una antiguitat superior als 30 anys i la que es trobi en mal ús de conservació. En aquests casos la documentació haurà d’examinar-se a la sala de consulta de l’Arxiu Comunal.

g) No es deixen en préstec parts d’expedients o documents separats de la unitat documental de la qual formen part.

h) Per raons de conservació, de preservació i de seguretat es prioritza la consulta de documents originals a les dependències del propi l’Arxiu Comunal.