Article 1. Definicions

Article 1. Definicions

A efectes d’una millor comprensió d’aquest Reglament es defineixen els conceptes següents:

a) Document: qualsevol expressió en llenguatge natural o convencional, gràfica, sonora o en imatge que es trobi recollida en un suport físic o electrònic.

b) Fons documental: conjunt de documents rebuts o produïts per les persones físiques i jurídiques, públiques o privades, com a resultat de la seva activitat i les seves funcions al llarg de la seva existència.

c) Expedient: conjunt ordenat de documents i d’actuacions que serveixen d’antecedent i de fonament a una resolució administrativa, així com les diligències adreçades a executar-la. Els expedients es formen mitjançant l’agregació successiva de tots els documents, les proves, els dictàmens, els decrets, els acords, les notificacions i altres documents que en siguin constitutius, així com la resolució adoptada.

d) Documentació en fase activa: documents administratius que s’utilitzen de forma habitual per part de les unitats administratives en execució d’un tràmit administratiu o bé per poder dur a terme les funcions i activitats que li són pròpies.

e) Documentació en fase semiactiva: documents que una vegada conclosa la seva tramitació ordinària no s’utilitzen de manera habitual per la unitat administrativa que els ha generat.

f) Documentació en fase inactiva: documents que una vegada conclosa la seva vigència administrativa contenen valors de caràcter informatiu, probatori, testimonial, estadístic o històric.

g) Documentació de suport: documents d’ús informatiu i de treball que ajuden en la resolució d’un tràmit o d’una actuació administrativa, però que no es consideren documents d’arxiu.

h) Sistema de Gestió Documental: conjunt d’operacions i de tècniques, integrades en la gestió administrativa general, basades en l’anàlisi de la producció, la tramitació i els valors dels documents que es destinen a la planificació, el control, l’ús, la conservació i l’eliminació o la transferència dels documents a un centre d’arxiu, amb l’objectiu de racionalitzar-ne i unificar-ne el tractament i aconseguir-ne una gestió eficaç i rendible.

i) Transferència: procediment de traspàs legal de la custòdia dels expedients i documents de les diferents unitats productores a l’Arxiu Comunal.