Article 13. Requisits de la documentació a transferir

Article 13. Requisits de la documentació a transferir

1. La documentació que es transfereixi a l’Arxiu Comunal ha de ser original. Per tant, abans de fer la transferència caldrà eliminar totes les còpies i duplicats que no estiguin degudament justificats.

2. La documentació que sigui transferida a l’Arxiu Comunal ha d’anar acompanyada del corresponent formulari de transferència que les unitats remitents hauran omplert d’acord amb els protocols establerts des de l’Arxiu Comunal.

3. Abans de transferir els expedients administratius a l’Arxiu Comunal cal que hagin finalitzat la seva tramitació administrativa i que estiguin complets. En cas contrari no seran acceptats llevat que hi consti una diligència específica del responsable del departament indicant el seu caràcter incomplet, quins són els documents que hi manquen i quines han estat les raons que han motivat la transferència. La documentació administrativa que estigui desordenada, barrejada, deteriorada o que no mantingui les característiques mínimes del que ha de ser un expedient es retornarà al servei remitent indicant les deficiències per escrit i no s’admetrà el seu ingrés a l’arxiu fins que no s’hagin corregit aquestes deficiències.