Article 13. Livres et registres obligatoires

Article 13. Livres et registres obligatoires

1. Les entités doivent disposer, outre les registres qui sont obligatoires conformément aux dispositions générales, des registres des comptes, des polices, des sinistres et des placements correspondants, ainsi que du registre spécial des actifs représentatifs des provisions et du registre des contrats de réassurance acceptée et cédée.

2. Le registre des comptes doit recenser les comptes utilisés par l'entité pour la comptabilisation de ses opérations dans le livre-journal.

3. Le registre des polices et avenants émis et des annulations doit contenir les données pertinentes de chaque police d'assurance ou avenant relatives à ses éléments personnels, aux caractéristiques du risque couvert et aux conditions économiques du contrat.

4. Le registre des sinistres doit enregistrer les sinistres dès que l'entité en a connaissance, et une numérotation consécutive doit leur être attribuée, par ordre chronologique, au sein de chacune des séries établies conformément aux critères de classification des sinistres utilisés par l'entité. Les informations que ce registre doit contenir, au minimum, doivent porter sur la police dont provient chaque sinistre ; sur les dates de survenance et de déclaration ; sur l'évaluation initiale attribuée ; sur les paiements ou consignations ultérieurs, avec indication séparée des recouvrements intervenus ; sur la meilleure estimation de la provision pour sinistres constituée au début de l'exercice ; sur la meilleure estimation de la provision pour sinistres à la clôture de la période ; sur la date de la dernière évaluation du sinistre, et sur les paiements et montants recouvrables au titre de la réassurance.

5. Le registre des placements doit comprendre toutes les données nécessaires à une gestion adéquate des placements conformément aux caractéristiques de chaque actif, et doit respecter en tout état de cause les règles suivantes :

a) Dans le registre des placements, l'entité doit faire figurer, le cas échéant, la qualité d'actifs affectés aux provisions techniques aux fins de la liquidation, conformément aux dispositions de l'article 31.3 de la Loi d'organisation et de supervision des assurances et des réassurances, en indiquant l'entité dépositaire des actifs financiers et le titre auquel le dépôt en est effectué. Lorsqu'il existe des affectations à des branches ou à des risques ou à des contrats d'assurance individualisés, ceux-ci et les biens affectés doivent être identifiés sans équivoque.

b) Le registre des placements doit recenser un résumé de la situation des placements à la fin de chaque semestre. Les entités doivent maintenir à jour à tout moment l'affectation des actifs aux fins de la liquidation. Les actifs affectés initialement ne peuvent être modifiés que lorsque leur réalisation est opportune, au moyen de la vente ou de l'échéance du placement, pour le paiement des prestations qu'ils garantissent ou bien pour leur remplacement par d'autres actifs mieux adaptés à leur finalité. En cas de modification, il doit être fait état de sa date, de son motif et des actifs de remplacement, le cas échéant.

c) La valeur totale des actifs affectés, évalués conformément aux dispositions du présent Règlement, ne doit à aucun moment être inférieure à la valeur comptable des provisions techniques.

d) À compter du moment où la dissolution d'une entité d'assurance est décidée, l'affectation des actifs visés au présent paragraphe ne peut être modifiée, sauf pour la correction d'erreurs purement matérielles, sauf autorisation préalable de l'Autorité de supervision des assurances et des réassurances.

e) L'Autorité de supervision des assurances et des réassurances peut annuler rétroactivement et priver d'effet les modifications apportées au registre spécial des actifs aux fins de la liquidation, effectuées antérieurement à la décision de dissolution, lorsqu'il est constaté que celles-ci n'ont pas répondu aux critères appliqués pendant la période de fonctionnement normal de l'activité, ne respectent pas la réglementation en vigueur ou ne sont pas suffisamment justifiées.

f) Sans préjudice des dispositions des lettres précédentes, en ce qui concerne la branche d'assurance concernée, les liquidateurs doivent ajouter aux actifs affectés à cette branche ceux qui découlent des revenus obtenus et des primes perçues postérieurement à la décision de dissolution.

6. Le registre de calcul des provisions techniques doit être tenu séparément pour l'assurance directe, la réassurance acceptée et la réassurance cédée ; et doivent y être inscrits les différents actifs représentatifs des provisions techniques.

7. Le registre des contrats de réassurance acceptée et cédée doit comprendre les données d'identification de chacun des contrats de réassurance souscrits par l'entité, de telle manière que soient séparés ceux de réassurance acceptée et ceux de réassurance cédée et que, au sein de ceux-ci, soient distinguées dans des sections différentes les données d'identification des traités obligatoires et celles des cessions ou acceptations facultatives.

8. L'Autorité de supervision des assurances et des réassurances peut, au moyen d'une communication technique, établir des règles complémentaires relatives aux obligations des entités en ce qui concerne ces livres et registres obligatoires.