Article 13. Llibres i registres obligatoris

Article 13. Llibres i registres obligatoris

1. Les entitats han de disposar, a més dels registres que resultin obligatoris d’acord amb les disposicions generals, dels registres de comptes, pòlisses, sinistres i inversions corresponents, així com del registre especial dels actius que representin les provisions i el registre de contractes de reassegurança acceptada i cedida.

2. El registre de comptes ha de recollir els comptes utilitzats per l’entitat per al reflex de les seves operacions en el llibre diari.

3. El registre de pòlisses i suplements emesos i anul·lacions ha de contenir les dades rellevants de cada pòlissa d’assegurança o suplement en relació amb els seus elements personals, les característiques del risc cobert i les condicions econòmiques del contracte.

4. El registre de sinistres ha de registrar els sinistres tan aviat com l’entitat els conegui, i se’ls ha d’atribuir una numeració correlativa, per ordre cronològic, dins de cadascuna de les sèries que s’estableixin de conformitat amb els criteris de classificació de sinistres que utilitzi l’entitat. La informació que, com a mínim, ha de contenir aquest registre s’ha de referir a la pòlissa de la qual procedeix cada sinistre; a les dates d’ocurrència i declaració; a la valoració inicial assignada; als pagaments o consignacions posteriors, amb indicació separada dels recobraments que s’hagin produït; a la millor estimació de la provisió de sinistres constituïda al començament de l’exercici; a la millor estimació de la provisió de sinistres al tancament del període; a la data de l’última valoració del sinistre, i als pagaments i imports recuperables de reassegurança.

5. El registre d’inversions ha de comprendre totes les dades necessàries per a una gestió adequada de les inversions de conformitat amb les característiques de cada actiu, i ha de respectar en tot cas les regles següents:

a) En el registre d’inversions, l’entitat ha de fer constar, si s’escau, la condició d’actius assignats a les provisions tècniques a l’efecte de liquidació, d’acord amb el que preveu l’article 31.3 de la Llei d’ordenació i supervisió d’assegurances i reassegurances, indicant l’entitat dipositària dels actius financers i el concepte en què se’n fa el dipòsit. En cas que hi hagi afeccions a rams o riscos o a contractes d’assegurança individualitzats, aquests i els béns afectats s’han d’identificar inequívocament.

b) El registre d’inversions ha de recollir un resum de la situació de les inversions al terme de cada semestre. Les entitats han de mantenir actualitzada en tot moment l’assignació d’actius a l’efecte de liquidació. Només es poden modificar els actius assignats inicialment quan sigui oportuna la seva realització, mitjançant la venda o el venciment de la inversió, per al pagament de les prestacions que garanteixen o bé per a la seva substitució per altres actius que s’adeqüin millor a la seva finalitat. En cas de modificació, s’ha de deixar constància de la seva data, del motiu i dels actius de substitució, si s’escau.

c) El valor total dels actius assignats, avaluats de conformitat amb el que indica aquest Reglament, no ha de ser en cap moment inferior al valor comptable de les provisions tècniques.

d) Des del moment en què s’acordi la dissolució d’una entitat asseguradora, l’assignació dels actius als quals es refereix aquest apartat no es pot modificar, excepte per a la correcció d’errors purament materials, tret d’autorització prèvia de l’Autoritat Supervisora d’Assegurances i Reassegurances.

e) L’Autoritat Supervisora d’Assegurances i Reassegurances pot retrotreure i deixar sense efecte les modificacions en el registre especial d’actius a l’efecte de liquidació, efectuades amb anterioritat a l’acord de dissolució, quan es verifiqui que aquestes no han respost als criteris aplicats durant el període de funcionament normal del negoci, no respecten la normativa vigent o no tenen justificació suficient.

f) Sense perjudici del que indiquen les lletres anteriors, en relació amb el ram d’assegurança de què es tracti, els liquidadors han d’afegir als actius assignats a aquest ram els que es derivin dels rendiments obtinguts i de les primes rebudes amb posterioritat a l’acord de dissolució.

6. El registre de càlcul de les provisions tècniques s’ha de portar separadament respecte de l’assegurança directa, la reassegurança acceptada i la reassegurança cedida; i s’hi han d’inscriure els diferents actius que representin les provisions tècniques.

7. El registre de contractes de reassegurança acceptada i cedida ha de comprendre les dades d’identificació de cadascun dels contractes de reassegurança subscrits per l’entitat, de tal manera que se separin els de reassegurança acceptada i els de reassegurança cedida i, dins d’aquests, es distingeixin en seccions diferents les dades d’identificació dels tractats obligatoris i les de les cessions o acceptacions facultatives.

8. L’Autoritat Supervisora d’Assegurances i Reassegurances, mitjançant un comunicat tècnic, pot establir regles complementàries sobre els deures de les entitats en relació amb aquests llibres i registres obligatoris.