Article 8

Article 8

Procediment de transferències En el període de 30 dies després de l’entrada en vigor d’aquest Reglament, l’Arxiu proposarà, per a l’aprovació del Govern, un manual en el qual s’especificarà el procediment per fer les transferències. 1) Despeses de la transferència. Les despeses derivades del trasllat van a càrrec de l’òrgan de procedència. 2) Avís de transferència. Les persones responsables dels arxius són les encarregades de notificar les transferències a l’Arxiu sigui central/intermedi o Nacional en els terminis especificats en el manual de procediment mitjançant el formulari de transferència normalitzat. La documentació s’ha de remetre en una data consensuada entre la persona responsable de transferències de l’oficina i l’Arxiu, acompanyada de dos exemplars signats del formulari de transferència. 3) Formulari de transferència

a) El formulari constitueix el testimoni del traspàs de la documentació i de la seva custòdia legal de les oficines productores a l’Arxiu, sense perjudici de la propietat i la responsabilitat en la gestió de la documentació, que continua sent de l’entitat que l’ha generat, fins al moment en què es transfereix a l’Arxiu Nacional o s’elimina d’acord amb les taules d’avaluació dels documents.

b) És un primer instrument de descripció, recerca i accés als expedients. L’Arxiu n’ha d’elaborar d’altres amb més informació. 4) Altra documentació que acompanya la transferència. En el moment de transferir la documentació, l’oficina ha de facilitar a l’Arxiu tots els instruments de descripció que puguin ajudar a recuperar i controlar la documentació (inventaris, llistes, fitxes, bases de dades, etc.) en format electrònic; en el cas que no existeixin, s’acceptaran eventualment instruments en format paper amb les dades i la informació necessària per accedir als documents. 5) Tasques realitzades des de l’Arxiu. La persona responsable de l’Arxiu ha de validar la transferència, signant els dos exemplars del formulari de transferència i retornar-ne un a l’oficina. Fins que l’oficina no rep el formulari de transferències signat per l’Arxiu, no s’ha de donar per completat el traspàs de custòdia de la documentació i l’Arxiu no se n’ha de fer responsable.