Article 15 bis

Article 15 bis.

Enregistrement des conversations téléphoniques ou des communications électroniques

1. Les entités opérationnelles du système financier doivent établir, mettre en œuvre et maintenir une politique efficace d'enregistrement des conversations téléphoniques et des communications électroniques, établie par écrit et adaptée à la taille et à l'organisation de l'entité ainsi qu'à la nature, à l'ampleur et à la complexité de son activité. La politique doit comprendre ce qui suit :

a) L'identification des conversations téléphoniques et des communications électroniques, y compris les conversations téléphoniques et les communications électroniques internes pertinentes, qui sont soumises à des conditions requises d'enregistrement.

b) La spécification des procédures à suivre et des mesures à adopter pour garantir que l'entité respecte cette obligation lorsque surviennent des circonstances exceptionnelles et que l'entité ne peut pas enregistrer la conversation ou la communication sur les dispositifs créés, acceptés ou autorisés par l'entité ; les preuves de ces circonstances doivent être conservées et mises à la disposition de l'AFA, si celle-ci le demande.

2. L'organe d'administration doit exercer une supervision et un contrôle efficaces sur les politiques et les procédures relatives à l'enregistrement des conversations téléphoniques et des communications électroniques de l'entité.

3. Le registre doit comprendre les enregistrements des conversations téléphoniques ou des communications électroniques relatives aux opérations réalisées dans l'une des situations suivantes :

a) Lorsqu'il est négocié pour compte propre.

b) Lorsqu'est fourni le service de réception et de transmission (cession) d'ordres.

c) Lorsqu'est fourni le service d'exécution d'ordres. L'entité opérationnelle du système financier doit prendre toutes les mesures raisonnables pour enregistrer les conversations téléphoniques et les communications électroniques pertinentes effectuées par l'entité elle-même par l'intermédiaire d'un employé ou d'une personne engagée sous contrat. La participation de ces personnes à ces mesures doit être acceptée ou autorisée par l'entité. Les clients peuvent communiquer leurs ordres par d'autres canaux, à condition que ces communications soient effectuées sur un support durable, tel que le courrier postal, la télécopie ou le courrier électronique. Dans le cas de visites ou de réunions en personne en face à face avec un client, ainsi que de toute autre communication avec le client qui n'a pas pu être enregistrée, le contenu des conversations doit être consigné par écrit dans des procès-verbaux ou des notes, conformément aux dispositions du paragraphe 9 ci-après.

4. Les entités opérationnelles du système financier doivent s'assurer que les mécanismes destinés à satisfaire aux obligations d'enregistrement sont neutres d'un point de vue technologique. Les entités doivent évaluer périodiquement l'efficacité des politiques et des procédures de l'entité et adopter les mesures et procédures supplémentaires ou alternatives qui s'avèrent nécessaires et appropriées pour respecter l'obligation d'enregistrement des conversations et des communications. Lorsque l'entité accepte ou autorise un nouveau moyen de communication, les mesures nécessaires doivent être adoptées pour respecter ces obligations.

5. Les entités opérationnelles du système financier doivent tenir et mettre à jour régulièrement un registre des personnes qui détiennent des dispositifs de l'entité ou des dispositifs privés dont l'utilisation a été approuvée par l'entité.

6. Les entités opérationnelles du système financier doivent former les employés aux procédures applicables à l'égard de l'obligation prévue au présent article.

7. Afin de garantir le respect des conditions requises d'enregistrement et de consignation conformément au présent article, les entités opérationnelles du système financier doivent contrôler régulièrement les registres des opérations et des ordres soumis à ces conditions requises, y compris les conversations pertinentes. Ce suivi doit être fondé sur les risques et proportionné.

8. Les entités opérationnelles du système financier, avant de fournir des services d'investissement et d'exercer des activités liées à la réception, à la transmission (cession) et à l'exécution d'ordres à l'égard de clients nouveaux et existants, doivent les informer que :

a) Les conversations et les communications sont enregistrées.

b) Une copie de l'enregistrement des conversations et des communications avec les clients sera disponible, sur demande, pendant le délai établi au paragraphe 2 de l'article 15. Ces informations peuvent être fournies une seule fois, avant la prestation de services d'investissement à des clients nouveaux et actuels.

9. L'entité opérationnelle du système financier doit consigner sur un support durable toutes les informations pertinentes relatives aux conversations directes avec les clients. Les informations consignées doivent comprendre, au minimum, ce qui suit :

a) La date et l'heure des réunions.

b) Le lieu des réunions.

c) L'identité des participants.

d) L'initiateur des réunions.

e) Les informations pertinentes sur l'ordre du client, y compris le prix, le volume, le type d'ordre et le moment où il sera transmis ou exécuté.

10. Les enregistrements doivent être conservés sur un support durable qui en permet la reproduction ou la copie et dans un format qui ne permet pas de modifier ou de supprimer l'enregistrement original. En outre, ils doivent être stockés sur un support qui permet qu'ils soient facilement accessibles et à la disposition des clients qui le demandent. Les entités doivent garantir la qualité, l'exactitude et l'exhaustivité de tous les enregistrements des conversations téléphoniques et des communications électroniques. Le délai de conservation d'un registre court à compter de la date à laquelle il a été créé.