Article 27. A pplication des décisions de la Commission nationale d'accès et d'évaluation de la documentation

Article 27. A pplication des décisions de la Commission nationale d'accès et d'évaluation de la documentation

1. L'organe titulaire de la documentation faisant l'objet de l'évaluation est responsable de l'application des décisions de la CNAAD.

2. Lorsque l'application d'un tableau d'évaluation entraîne l'élimination de documents, la personne technique qui procède à cette application doit, avant de procéder à la destruction :

a) Disposer d'un inventaire de la documentation à détruire.

b) Obtenir l'autorisation du secrétariat ou de la direction de l'organisme ou entité titulaire de la documentation.

c) Vérifier qu'aucune circonstance administrative ou juridique n'a modifié le délai de conservation fixé pour les documents à éliminer.

3. L'élimination de documentation doit être communiquée à la CNAAD par la transmission d'un procès-verbal établi dans les termes prévus à l'article 26. Lorsque la documentation à conserver entre dans les archives correspondantes, un exemplaire du procès-verbal de la décision de la CNAAD est joint au document de transfert.

4. Les titulaires de documents publics doivent disposer d'un registre de destruction de documents qui doit être autorisé par leurs secrétaires respectifs. Ce registre doit être à la disposition de la CNAAD et des Archives nationales d'Andorre pour consultation.

5. Ce registre de destruction de documents doit comporter, au minimum, les champs d'information suivants :

a) Code du tableau d'évaluation et d'accès documentaire ou date de la décision d'évaluation documentaire appliquée.

b) Nom de la série documentaire.

c) Année de la documentation détruite.

d) Organisme producteur.

e) Volume et support de la documentation détruite.

f) Date de la destruction.

g) Existence d'un support de substitution et description de ce support.