Rapport complémentaire d'audit

Communiqué n° 19/EFI-SFI

Réf. Rapport complémentaire d'audit

Nous vous prions de transmettre annuellement, avant le 31 mai de l'exercice N, le rapport complémentaire d'audit relatif à l'exercice N-1. Le modèle à suivre est joint au présent communiqué.

Andorra la Vella, le 21 octobre 2011

Rapport complémentaire d'audit

Entités financières d'investissement – Sociétés financières d'investissement

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Objectifs

Les objectifs principaux du rapport complémentaire sont de décrire et d'analyser les aspects financiers et organisationnels de l'entité au moyen des contrôles réalisés par l'auditeur et, en outre, de donner des indications sur la gestion et la structure des risques. Par conséquent, il est nécessaire qu'il soit exhaustif et transparent, qu'il fournisse des descriptions et des appréciations détaillées de chaque aspect essentiel, qu'il réalise une évaluation constructive pour chaque domaine et de chaque aspect et que, en même temps, il indique sa méthode de travail (recours à la technique d'échantillonnage, méthode de sélection de l'échantillon, ...) et, le cas échéant, le détail des irrégularités et des déficiences identifiées, afin de faciliter à l'organe de surveillance la compréhension et l'appréciation des problèmes constatés. Pour mener à bien ces tâches, il bénéficiera de la collaboration de la Direction de l'entité mais, en tout état de cause, il incombe à l'auditeur de garantir le caractère adéquat de ces évaluations.

Un autre des objectifs poursuivis par ce rapport consiste à permettre à l'INAF de disposer d'autres mécanismes de contrôle pour confronter les conclusions obtenues dans ses tâches de surveillance. L'auditeur externe doit lui communiquer de manière détaillée les points faibles et ceux susceptibles d'être améliorés, constatés au moyen de sa révision. Cette communication peut être réalisée dans le cadre du rapport complémentaire d'audit ou au moyen d'une lettre de recommandations adressée à la Direction de l'entité et jointe au rapport complémentaire en annexe.

Par ailleurs, aux fins de l'accomplissement de leurs fonctions, les auditeurs doivent tenir compte des dispositions suivantes :

a) Le contrôle des comptes annuels doit être effectué selon les critères établis dans la réglementation comptable et dans les communiqués techniques en vigueur.

b) Le contrôle doit s'étendre à tous les domaines d'activité de l'entité, tant de bilan que de hors bilan. Ne peut être exclu du champ du contrôle aucun type d'activité, aucune catégorie d'opérations ni aucune opération spécifique. Au contraire, le contrôle doit couvrir conjointement tous les risques ainsi que tous les aspects financiers, d'organisation et de contrôle interne de l'entité. Le contrôle doit permettre de fournir toutes les informations requises dans le rapport complémentaire d'audit défini dans la présente note.

Le rapport complémentaire d'audit doit suivre la table des matières présentée ci-après, et y sont ajoutés, pour chaque paragraphe, les commentaires appropriés. À cet égard, les auditeurs doivent y faire figurer tous les travaux réalisés afin de se conformer à ce qui est prévu aux points suivants. Lorsqu'un paragraphe déterminé du schéma ne peut être appliqué à une entité en particulier, l'auditeur doit le mentionner explicitement.

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Table des matières

1. Respect des normes d'établissement des états financiers

2. Faits significatifs

3. Consolidation 3.1. Périmètre de consolidation 3.2. Vérification du processus de consolidation

4. Organisation et administration 4.1. Organisation générale de l'entité financière 4.1.1. Description de l'actionnariat direct et indirect 4.1.2. Organigramme 4.1.3. Conseil d'Administration et Direction Générale 4.1.4. Comités de l'entité 4.2. Organisation administrative et fonctions de l'entité financière 4.3. Fonctions et exécution des tâches de la/des entité/s dépositaire/s

5. Contrôle interne 5.1. Processus quotidiens de contrôle interne 5.1.1. Contrôle de la provenance des fonds 5.1.2. Risques financiers de l'entité 5.1.3. Contrôle de la composition et de l'évaluation du portefeuille de titres des clients 5.1.4. Contrôle des limites prévues dans les contrats de gestion discrétionnaire et individualisée de portefeuille 5.1.5. Contrôle du rapprochement des positions des clients et du portefeuille propre avec les dépositaires 5.1.6. Contrôle du traitement de tous les ordres d'achat/vente d'actifs et des apports /retraits de patrimoine des investisseurs 5.1.7. Contrôle de l'évaluation correcte du profil de risque du client 5.1.8. Classification des clients 5.1.9. Contrôle des actions menées par les entités auxquelles est déléguée une partie des fonctions 5.2. Systèmes informatiques 5.3. Rétrocessions de commissions 5.4. Activités à l'étranger

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6. Fonction d'audit interne

7. Validation des informations transmises périodiquement à l'INAF 7.1. Informations relatives aux états financiers trimestriels 7.2. Informations transmises en relation avec l'activité de l'entité et autres données requises par l'INAF

8. Contrats et/ou pactes avec des personnes physiques ou morales pour l'apport de clientèle et/ou de patrimoine

9. Opérations ou transactions avec des parties liées ou d'autres entités

10. Suivi des problèmes soulevés dans des rapports précédents

11. Conclusion générale

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Plan du rapport complémentaire d'audit

1. Respect des normes d'établissement des états financiers

Ce paragraphe inclut la vérification du respect des normes d'établissement des états financiers conformément aux dispositions établies dans la réglementation comptable et dans les communiqués techniques en vigueur.

À cet égard, tout incident ayant affecté l'entité est commenté, qu'il ait été ou non mentionné dans les notes aux états financiers audités.

2. Faits significatifs

Ce point indique, le cas échéant, les faits significatifs survenus au cours de l'exercice sous revue. Sont commentées, par exemple, les décisions stratégiques du Conseil d'Administration et de la Direction Générale, le début ou la fin de réorganisations importantes, ainsi que les négociations avec d'autres entités ou groupes en matière de fusion, d'acquisition ou de collaboration.

Même si aucun fait significatif ne s'est produit au cours de l'exercice sous revue, ce fait doit être expressément mentionné.

3. Consolidation

3.1. Périmètre de consolidation

L'auditeur doit vérifier que toutes les parts sociales de l'entité dans d'autres entreprises faisant partie du périmètre de consolidation ont été consolidées dans les états financiers.

De même, il convient de fournir le détail des informations relatives à chacune des sociétés consolidées, indépendamment de leur pourcentage de participation, selon le tableau :

Société consolidée Objet social Méthode de consolidation Pourcentage de participation Capital Réserves Résultat de l'exercice Dividende à compte Total capitaux propres(1) ... ... ...

(1) Par capitaux propres, on entend la somme du capital, des réserves, des résultats et des fonds pour risques généraux, tel qu'établi à la note 11 du plan comptable « Mouvement des capitaux propres » du paragraphe XI « Normes d'élaboration des états financiers ».

De la même manière, un détail des entités dans lesquelles l'entité détient une participation et qui n'ont pas été consolidées doit être élaboré, avec des explications sur les raisons pour lesquelles elles ne l'ont pas été.

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Entité Objet social Pourcentage de participation Total actif Résultats Ressources propres Raisons de la non-consolidation ... ... ...

À défaut de disposer des données de clôture des participations en question, les dernières données disponibles doivent être fournies, avec l'indication de chacune de leurs dates de référence.

3.2. Vérification du processus de consolidation

Commenter l'adaptation aux modèles, aux critères d'évaluation et aux principes comptables contenus dans la réglementation comptable en vigueur, après avoir procédé aux ajustements appropriés (élimination des opérations internes, homogénéisation des critères comptables, etc.).

Préciser les sociétés consolidées dont la date de clôture est différente de la date de la société mère et pour lesquelles les ajustements nécessaires ont été réalisés afin d'adapter les clôtures respectives à celle de la société mère.

Lorsque certaines sociétés comprises dans la consolidation ont confié le contrôle de leurs comptes annuels à un auditeur différent de celui qui est chargé des comptes annuels de l'entité mère, l'auditeur doit se prononcer sur la manière dont il a assuré la validité des données incorporées aux états financiers de l'entité mère. À cet égard, doivent être détaillées, dans la mesure du possible, l'étendue et les révisions effectuées par les auditeurs des filiales, et doit être identifiée, dans tous les cas, l'entité d'audit dont il s'agit.

De même, il convient de mentionner, dans tous les cas, s'il existe une lettre de recommandations spécifique et d'en détailler les points les plus importants.

4. Organisation et administration

4.1. Organisation générale de l'entité financière

4.1.1. Description de l'actionnariat direct et indirect

Une description de l'actionnariat direct et indirect de l'entité est fournie, laquelle doit être présentée sous forme d'organigramme et doit renseigner sur les bénéficiaires économiques ultimes des actions des entités de droit andorran appartenant à des personnes morales.

4.1.2. Organigramme

L'auditeur doit vérifier et valider la réponse à la communication n° 5/EFI-SFI à la clôture de l'exercice. En outre, il convient de confirmer la validité de l'organigramme fonctionnel transmis en vertu de ladite communication et d'informer, le cas échéant, des changements significatifs intervenus.

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4.1.3. Conseil d'administration et Direction générale

À ce stade, doit être fournie une liste exhaustive des membres du Conseil d'administration et de la Direction générale, ainsi que la fonction qu'ils occupent et la date de leurs nominations respectives. Il convient également d'indiquer, expressément, tous les changements intervenus au cours de l'exercice dans lesdits organes (entrées et sorties). En outre, il convient de réaliser une description des compétences attribuées à ces organes avec une indication précise de leurs limitations.

4.1.4. Comités de l'entité

L'auditeur indique, le cas échéant, l'existence de comités au sein de l'entité, leur composition et leurs compétences. De même, il convient d'expliciter le déroulement de leurs tâches (périodicité des comités, procès-verbaux établis, information sur les décisions prises au reste de l'organisation, etc.), ainsi que le suivi qui est fait des décisions prises au sein de chaque comité et de leur mise en œuvre.

4.2. Organisation administrative et fonctions de l'entité financière

Il convient de fournir une liste des fonctions exercées par l'entité mentionnant clairement les activités financières menées au cours de l'exercice, selon la ventilation prévue aux articles 5 et 6 de la Loi 13/2010 reproduite ci-après :

« Services d'investissement (article 5)

a) Réception et transmission des ordres des clients portant sur un ou plusieurs instruments financiers. b) Exécution pour le compte des clients des ordres mentionnés à la lettre a) ci-dessus, qui consiste en la conclusion d'opérations d'achat ou de vente d'un ou plusieurs instruments financiers. c) Négociation pour compte propre qui consiste en la conclusion d'opérations portant sur un ou plusieurs instruments financiers. d) Gestion discrétionnaire et individualisée de portefeuilles conformément au mandat donné par les clients. e) Conseil en matière d'investissement qui consiste en la fourniture de recommandations personnalisées aux clients, à leur demande ou à l'initiative de l'entité financière d'investissement, sur une ou plusieurs opérations relatives à des instruments financiers. f) Prise ferme de l'émission ou du placement d'instruments financiers. g) Placement d'instruments financiers avec ou sans engagement ferme. h) Services de gestion de systèmes multilatéraux de négociation. Le développement de cette activité doit être effectué par voie réglementaire par le Gouvernement, sur proposition du ministère chargé des finances, lequel peut déléguer cette faculté à l'INAF.

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Services auxiliaires (article 6)

a) L'administration et la conservation d'instruments financiers pour le compte de clients. b) L'octroi de crédits ou de prêts à un investisseur pour lui permettre d'effectuer une opération sur un ou plusieurs instruments financiers, lorsque l'entité financière d'investissement qui octroie le crédit ou le prêt intervient dans l'opération. c) Le conseil aux entreprises en matière de structure du capital, de stratégie industrielle et de questions connexes, ainsi que le conseil et les services en matière de fusions et d'acquisitions d'entreprises. d) Les services de change de devises lorsqu'ils sont liés à la prestation de services d'investissement. e) Les rapports d'investissement et les analyses financières ou autres formes de recommandation générale relative aux opérations sur instruments financiers. f) Les services liés à la prise ferme de l'émission ou du placement d'instruments financiers. g) Les services et les activités d'investissement, ainsi que les services complémentaires se rapportant au sous-jacent non financier des instruments financiers dérivés prévus aux tirets cinquième, sixième et septième du point 7 du titre préliminaire de la Loi 10/2008, du 12 juin, de réglementation des organismes de placement collectif de droit andorran, lorsqu'ils sont liés à la prestation de services d'investissement ou à des services auxiliaires. »

De même, il convient de mentionner toutes les activités complémentaires menées au cours de l'exercice. L'auditeur doit évaluer si les dispositions de l'article 4.3 de la Loi 13/2010 sont respectées.

Ensuite, il convient d'effectuer une description de l'organisation administrative de l'entité financière, du volume d'activités exercées ainsi que des ressources humaines dont elle dispose. Mentionner les améliorations et/ou les changements mis en œuvre par l'entité au cours de l'exercice. En relation avec ces points, l'auditeur doit évaluer l'adéquation des systèmes et des ressources décrits précédemment afin que l'entité puisse assumer ses responsabilités correctement.

Entre autres, l'auditeur doit fournir une description des systèmes internes d'information, tant ascendants que descendants et, en particulier, des systèmes d'information de la Direction au Conseil d'Administration. Ensuite, il convient de fournir une évaluation des systèmes de communication de l'entité.

Enfin, il convient de mentionner si l'entité dispose d'un ou de plusieurs manuels de procédures dans lesquels sont décrites les différentes fonctions qu'elle exerce.

4.3. Fonctions et exécution des tâches de la/des entité/s dépositaire/s

Ensuite, il est procédé à une description de la/des entité/s dépositaire/s et de son adéquation au type et au volume d'activités exercées ainsi que des systèmes et ressources dont elle(s) dispose(nt). De même, il doit être fait spécialement mention des mécanismes mis en place par l'entité financière et par le dépositaire afin de préserver la séparation des tâches et de protéger ainsi les intérêts des investisseurs. Il convient d'indiquer si des incidents

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ou des problèmes se sont produits au cours de l'exercice entre les deux entités et les mesures prises pour y remédier.

Sur la base des informations détenues par l'entité financière, l'auditeur doit évaluer l'adéquation des systèmes et ressources afin que chaque entité dépositaire puisse assumer ses responsabilités correctement.

Dans les cas où l'entité d'audit souhaite faire référence à un autre rapport externe élaboré par des auditeurs et dans lequel ces points sont validés, elle peut le faire à condition d'indiquer la personne responsable de cet audit, la société qu'elle représente, la date d'émission du rapport et les déficiences et/ou recommandations mises en évidence en relation avec ces points.

5. Contrôle interne

5.1. Processus quotidiens de contrôle interne

Ce paragraphe fournit une description du fonctionnement des différentes procédures de contrôle interne mises en place par l'entité qui ne sont pas traitées dans d'autres paragraphes du présent rapport complémentaire et en souligne les changements et les améliorations mis en œuvre au cours de la période faisant l'objet de l'audit.

Ensuite, au moyen d'un échantillonnage dont les caractéristiques sont fournies de manière détaillée, l'auditeur vérifie la mise en place correcte des différents processus ainsi que leur bon fonctionnement. Une importance particulière doit être accordée à l'éventuelle mise en place, au fonctionnement et au respect des procédures suivantes :

5.1.1. Contrôle de la provenance des fonds

Il convient de mentionner qui effectue ce contrôle, de fournir une ventilation des mesures prises pour effectuer le contrôle et de préciser si les opérations sont filtrées afin de détecter des transactions anormales.

De même, des informations sont également requises sur les validations d'acceptation des clients effectuées, tant pour les personnes physiques que pour les personnes morales, et il doit être indiqué, dans ce dernier cas, si l'on dispose d'informations relatives au bénéficiaire ultime des actions.

Si l'on souhaite faire référence à d'autres rapports réalisés dans ce même objectif, cela peut être mentionné à condition de fournir le nom de l'auditeur qui les a réalisés, l'entreprise qu'il représentait, la date d'émission du rapport ainsi que les déficiences et/ou recommandations mises en évidence en relation avec ce point.

5.1.2. Risques financiers de l'entité

Il convient d'indiquer comment sont effectués le contrôle et la gestion des risques de l'entité en général et d'inclure une analyse détaillée du degré d'exposition de l'entité, au moins aux risques suivants, lesquels doivent être complétés, le cas échéant, en fonction de l'activité et de la situation particulière de l'entité :

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risques de crédit / risque de contrepartie risques de marché risque de liquidité risque opérationnel risque juridique (avec un accent particulier sur la confidentialité des données des clients et la protection des actifs des clients).

Il doit également être fait mention, entre autres, du système de conservation de la documentation relative aux opérations administratives en général ainsi que du système de protection des données des clients, tant personnelles que celles relatives à leurs opérations.

En outre, dans ce paragraphe, il convient d'informer des opérations que l'entité, ou les entités qui lui sont liées, effectue par le biais d'internet. Plus précisément, il convient de mentionner s'il est possible d'effectuer des transactions directement depuis internet, ainsi que les contrôles mis en œuvre (confidentialité des données, ...). Au moyen d'un échantillonnage, l'auditeur doit valider la mise en place correcte de ces contrôles.

Enfin, l'auditeur doit apprécier si l'entité dispose des ressources financières et de l'infrastructure adéquate pour contrôler les risques auxquels elle est soumise.

5.1.3. Contrôle de la composition et de l'évaluation du portefeuille de titres des clients

Les critères d'évaluation de chaque type d'actif sont détaillés, et plus précisément ceux des actifs non négociés sur des marchés réglementés, ainsi que ceux qui sont peu liquides. Ensuite, l'auditeur valide, au moyen d'un échantillonnage, si les méthodes d'évaluation indiquées sont prises en compte de manière permanente dans le calcul de la valeur des portefeuilles des clients (les caractéristiques de l'échantillonnage sont fournies). Cette vérification doit tenir compte de tous les types d'actifs inclus dans ces portefeuilles.

Par ailleurs, il convient de présenter un résumé des résultats obtenus lors des circularisations de clients réalisées par l'auditeur, selon le tableau suivant :

Date de référence des circularisations : Clients Position(1) Confirmation demandée (2) Réponse Sans réponse Conforme Non conforme Nombre(2) %(3) Nombre(2) Différence(4) Nombre(2) %(3) Clients de détail

Professionnels

Total

(1) Données en euros. (2) Nombre de clients. (3) Représentativité (en pourcentage) des montants de ces investissements par rapport au montant total des portefeuilles des clients. (4) Dans ce cas, indiquer l'agrégat en valeurs absolues des différences.

De même, pour les cas dans lesquels aucune réponse n'a été obtenue, il convient de détailler, le cas échéant, les procédures de vérification alternatives effectuées par l'auditeur ainsi que les résultats desdites procédures.

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Enfin, si l'auditeur n'effectue pas de circularisations proprement dites des portefeuilles de clients à une date déterminée, il convient de mentionner de manière détaillée les mécanismes alternatifs utilisés pour valider ces portefeuilles (par exemple, portefeuilles signés au cours de l'année) et d'adapter les informations du tableau précédent sur la base de ces données alternatives. De même, l'auditeur doit rechercher et signaler les clients qui n'ont pas ont été circularisés ou qui n'ont pas donné leur accord sur la composition et l'évaluation de leur portefeuille depuis plus de deux ans (des informations sur les soldes concernés doivent être fournies).

5.1.4. Contrôle des limites prévues dans les contrats de gestion discrétionnaire et individualisée de portefeuilles

Sont indiqués les mécanismes internes mis en œuvre par l'entité afin de respecter à tout moment les dispositions des contrats, tant en ce qui concerne les types d'actifs dans lesquels il est possible d'investir qu'en ce qui concerne la concentration sur certains de ces titres.

Ensuite, l'auditeur doit sélectionner un échantillon aléatoire d'au moins cinq portefeuilles gérés de clients. Les éléments de l'échantillon ne doivent pas se répéter d'un exercice à l'autre, à moins qu'un motif ne le justifie. Lorsque l'entité gère les portefeuilles au moyen de profils standards, cet échantillon doit couvrir la totalité des profils. L'auditeur doit effectuer les vérifications suivantes : Valider l'existence des contrats de gestion discrétionnaire et individualisée de portefeuilles dûment signés par le client et vérifier que le modèle de contrat signé est la dernière version révisée par l'INAF. Si l'entité utilise une version de modèle de contrat plus récente et que celle-ci n'a pas été dûment transmise à l'INAF, une copie doit en être jointe au rapport complémentaire d'audit. Valider que la gestion de patrimoines réalisée est conforme aux paramètres fixés dans les contrats de gestion (profil de risque du client, investissements dans des devises autres que la devise de référence, investissement par type d'actifs, commissions, etc.).

L'auditeur doit valider le contenu du modèle de contrat de gestion discrétionnaire et individualisée de portefeuilles et détailler les insuffisances que celui-ci peut présenter.

5.1.5. Contrôle du rapprochement des positions des clients et du portefeuille propre avec les dépositaires

Doivent être décrites les procédures mises en place entre l'entité financière et le ou les dépositaires afin que soient effectués des rapprochements des positions des clients et des positions propres.

De même, doivent être indiqués la périodicité des rapprochements bancaires réalisés par l'entité ainsi que les personnes ou départements chargés de leur élaboration et la manière dont ces rapprochements sont élaborés. De même, doivent également être indiqués les personnes ou départements chargés de la supervision de ces rapprochements et la manière dont ils sont supervisés.

Ensuite, l'auditeur doit rendre compte des caractéristiques du rapprochement réalisé entre les positions comptables et la comptabilité de la ou des entités dépositaires.

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5.1.6. Contrôle du traitement de tous les ordres d'achat / de vente d'actifs et des apports / retraits de patrimoine des investisseurs

Une mention particulière est faite du contrôle du traitement des ordres d'achat/de vente de titres (tant des ordres émis par l'entité que des ordres directs des clients) et des apports et/ou retraits de patrimoine des investisseurs, en précisant si sont tenus des registres recensant toutes ces opérations. Dans l'affirmative, leur contenu doit être détaillé de manière précise. À cet égard, doivent être mentionnés les mécanismes mis en œuvre pour protéger la confidentialité des données des clients et leur conservation.

Par voie d'échantillonnage, l'auditeur doit vérifier le respect des mécanismes mis en place par l'entité (les caractéristiques détaillées de l'échantillonnage seront précisées).

Par ailleurs, dans le présent paragraphe, il convient également d'indiquer, le cas échéant, la tenue, par l'entité financière, de comptes omnibus auprès de l'entité dépositaire et de détailler les mécanismes utilisés afin de protéger les intérêts des investisseurs. Il doit être indiqué si l'entité dispose d'un registre recensant toutes les opérations, dans lequel est clairement indiquée l'affectation finale des titres préalablement à l'exécution des ordres. De même, il convient de valider le respect de l'article 27 de la Loi 14/2010 et de la Communication n° 14/EFI-SFI.

5.1.7. Contrôle de l'évaluation correcte du profil de risque du client

Une description des procédures internes mises en place par l'entité afin de définir le profil de risque de chacun des investisseurs et d'adapter ainsi les services proposés doit être fournie.

Il convient également d'exposer la procédure établie par l'entité pour disposer de toutes les informations nécessaires au moment de la réalisation du test d'adéquation, avant de proposer tout service d'investissement, comme le prévoit l'article 37 de la Loi 14/2010. À cet égard, il convient de décrire le contenu standard des fichiers et/ou dossiers des clients de l'entité.

Enfin, l'auditeur doit évaluer, par voie d'échantillonnage, si ces mécanismes sont mis en œuvre dans les cas analysés (les caractéristiques détaillées de l'échantillonnage doivent être jointes) et formuler les recommandations jugées opportunes.

5.1.8. Classification des clients

Une description des procédures internes mises en place par l'entité afin de classer les clients conformément à l'article 33 de la Loi 14/2010 doit être fournie.

Il doit être validé, par voie d'échantillonnage, que tous les clients sont classés comme clients de détail ou comme clients professionnels et qu'ils ont été dûment informés de ladite classification (les caractéristiques détaillées de l'échantillonnage doivent être jointes).

Dans le cas de clients qui, au cours de la période étudiée, ont renoncé à leur traitement en tant que client de détail à tout moment ou uniquement à l'égard d'un type ou d'une opération ou d'un service d'investissement déterminé ; l'auditeur doit valider, dans tous les cas, que l'entité a respecté les dispositions de l'article 34 de la Loi 14/2010.

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5.1.9. Contrôle des actions menées par les entités auxquelles est déléguée une partie des fonctions

Dans un premier temps, une brève description des contrôles internes mis en œuvre par l'entité afin de vérifier que les fonctions déléguées à d'autres entités sont exécutées correctement est fournie. Ensuite, l'auditeur doit évaluer l'adéquation des processus mis en place par l'entité en indiquant les améliorations qu'il jugerait nécessaires ou recommandables. À cet égard, sont mentionnées les éventuelles déficiences détectées par l'entité financière au cours de l'exercice et les mesures prises pour les corriger.

5.2. Systèmes informatiques

En ce qui concerne les systèmes informatiques, une brève description des systèmes installés est réalisée. Tout changement significatif effectué à ce niveau au cours de l'exercice doit être mentionné, de même que les problèmes importants qui ont pu se produire. Il est également fait mention des éventuels plans de continuité prévus par l'entité en cas de panne informatique.

Ensuite, l'auditeur évalue l'adéquation des systèmes installés. Toute insuffisance ou recommandation détectée doit être incluse dans le rapport complémentaire ou dans une annexe jointe.

5.3. Rétrocessions de commissions

Dans les cas où des entités avec lesquelles travaille la société financière d'investissement rétrocèdent des dépenses initialement imputées aux clients, il convient de mentionner qui bénéficie de la rétrocession de ces commissions et comment cette rétrocession est mise en œuvre (périodicité, pourcentage rétrocédé, ...). L'auditeur doit également indiquer, selon les procédures établies au sein de l'entité, comment sont résolus les éventuels conflits d'intérêts susceptibles de survenir dans le cadre de ces opérations et doit valider lesdites procédures au moyen d'un échantillonnage représentatif (en détailler les caractéristiques).

5.4. Activités à l'étranger

Si, dans le cadre de l'audit, l'auditeur a appris que certains superviseurs étrangers se sont adressés aux succursales et/ou filiales de l'entité à l'étranger ou à la maison mère elle-même pour émettre une quelconque demande, ce fait doit être détaillé, ainsi que l'état actuel du dossier associé auprès des superviseurs étrangers.

En tout état de cause, il convient de mentionner toute supervision d'autres autorités étrangères, les éventuelles inspections sur place réalisées à l'étranger et les conclusions émises par lesdites autorités. Il convient également de faire mention du suivi desdites conclusions par l'entité et par l'autorité de supervision ainsi que des mesures prises.

6. Fonction d'audit interne

Indiquer si l'entité dispose d'un organe d'audit interne ou, le cas échéant, d'une unité à laquelle cette fonction a été déléguée, en vue de satisfaire à l'élaboration d'un plan d'audit interne destiné à examiner et évaluer l'adéquation et l'efficacité des systèmes, des mécanismes de contrôle interne et des dispositions de l'entité, à formuler des recommandations et à en vérifier le respect, conformément à l'article 26 de la Loi 14/2010. L'entité d'audit doit

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décrire les caractéristiques de cet organe et/ou de cette unité (effectif du personnel, règles de fonctionnement, etc.). À cet égard, il convient de rendre brièvement compte du contenu du règlement intérieur régissant les actions menées par cet organe et/ou cette unité, sur la base duquel son indépendance vis-à-vis de la Direction générale et ses procédures d'information à ses supérieurs doivent être clairement définies.

Dans le cas où l'entité a délégué la fonction d'audit interne à une entité non liée, l'auditeur doit décrire les caractéristiques du contrat de délégation.

Il convient également de valider que le plan d'audit interne en vigueur est approuvé (signé) par le Conseil d'administration de l'entité (détailler le calendrier prévu pour l'exercice faisant l'objet de l'audit et son état d'exécution).

Enfin, il convient de faire spécialement mention des tâches menées par cet organe et/ou cette unité en relation avec les succursales et/ou filiales de l'entité à l'étranger.

7. Validation des informations transmises périodiquement à l'INAF

Préalablement à la vérification des transmissions périodiques relatives au quatrième trimestre, il est procédé à une brève description des mécanismes utilisés en interne pour l'élaboration des informations et il est précisé si celles-ci sont élaborées intégralement de manière manuelle ou si une partie des informations est obtenue de manière automatique. De même, il convient d'indiquer si l'entité tient un archivage centralisé à cet effet. Il faudra également inclure la validation de la transmission annuelle des communiqués dont le reporting ne coïncide pas avec le quatrième trimestre de l'année.

Il convient de souligner que le contenu du présent paragraphe peut varier d'un exercice à l'autre, étant donné qu'il doit inclure la validation des informations périodiques transmises à l'INAF relatives au quatrième trimestre telles qu'elles seront demandées à l'avenir et doit cesser de traiter les communiqués qui ne seront plus requis. Par conséquent, tout communiqué périodique émis au cours de chaque exercice doit faire l'objet d'une validation par les auditeurs dans le cadre du rapport complémentaire, en adaptant, dans chaque cas, son traitement en fonction des informations requises dans le communiqué.

Il convient également de rendre compte des données qui n'ont pas pu être fournies par l'entité et d'expliquer les raisons pour lesquelles elles ne l'ont pas été.

7.1. Informations relatives aux états financiers trimestriels

En premier lieu, il est fourni une brève description du processus d'établissement des états financiers transmis à l'INAF. Ensuite, l'auditeur vérifie que celui-ci a été effectué sur la base des informations des registres comptables internes de l'entité, préparés conformément aux principes comptables établis par la réglementation comptable en vigueur.

Il expose en détail tous les ajustements et toutes les reclassifications, même s'ils ne revêtent pas une importance significative, effectués lors de l'audit des comptes annuels (bilan, compte de résultat, comptes d'ordre et état d'origine, et application des fonds), en relation avec les états financiers du quatrième trimestre transmis à l'INAF.

Le présent paragraphe comprend également les informations suivantes :

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les critères de matérialité ou seuils de signification communiqués, dans un premier temps, à l'INAF, et leur justification, les modifications ou variations de ces critères lors des phases d'exécution et d'élaboration du rapport et les motifs ayant entraîné ces changements, y compris les demandes supplémentaires de l'INAF, le cas échéant, les ajustements et reclassifications comptabilisés, les ajustements et reclassifications non comptabilisés, y compris ceux relevés par l'auditeur à des fins de rapprochement mais qui, de l'avis de l'auditeur, ne sont significatifs ni au regard du principe d'importance relative ni au regard des critères de matérialité établis.

7.2. Informations transmises en relation avec l'activité de l'entité et autres données requises par l'INAF

Il convient de vérifier et de valider que les informations du quatrième trimestre de l'année fournies à l'INAF à titre périodique donnent une image fidèle de l'activité menée par l'entité et qu'elles coïncident avec les soldes reflétés par les registres de l'entité à la date de référence, les principes et critères établis par la réglementation en vigueur ayant été appliqués.

De même, il convient de valider que la liste des tarifs est à la disposition des clients, qu'elle est à jour et que les différentes versions comportant les modifications intervenues au cours de l'exercice ont été transmises à l'INAF, conformément aux dispositions du communiqué n° 8/EFI-SFI.

8. Contrats et/ou accords avec des personnes physiques ou morales pour l'apport de clientèle et/ou de patrimoine

Le présent paragraphe fournit des informations détaillées sur l'existence, ou non, de contrats et/ou d'accords avec des personnes physiques ou morales ayant pour objet d'apporter de nouveaux clients et/ou patrimoines à l'activité de l'entité (nombre, conditions de rémunération, ventilation par nature juridique des personnes, ...). En cas d'existence de contrats écrits fixant la relation entre ces personnes et l'entité, une copie doit en être jointe au rapport complémentaire, sauf dans les cas où il en a été informé préalablement et où aucun changement n'est intervenu.

En outre, il est fait état du champ d'action géographique de ces personnes, avec l'autorisation ou la certification correspondante permettant d'agir sur lesdits territoires.

9. Opérations ou transactions avec des parties liées ou d'autres entités

Détailler toutes les opérations ou transactions avec des entités et des personnes liées selon les définitions établies par l'INAF.

En particulier, doivent être décrits et commentés :

la politique et les objectifs poursuivis par l'entité à l'égard de ses entreprises liées,

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le type d'opérations effectuées avec des entités et des personnes liées (en particulier, il convient de mentionner les procédures internes prévues en ce qui concerne les opérations pour compte propre du personnel), les garanties reçues de la part des parties liées (circonstances, conditions, ...), la part des intérêts payés/reçus à/de parties liées (en pourcentages du total), la part des commissions pour services fournis/reçus à/de parties liées (en pourcentages du total).

Il convient également d'informer, dans le présent paragraphe, des contrats les plus significatifs existant avec d'autres entreprises liées, ou non, au groupe (conseil, mise à disposition de moyens, ...) et de détailler les conditions convenues.

10. Suivi des problèmes soulevés dans les rapports précédents

Sur ce point, l'auditeur doit indiquer le suivi des irrégularités et faiblesses constatées dans les rapports complémentaires antérieurs ou dans les lettres de recommandations adressées à la Direction.

11. Conclusion générale

Elle consiste à résumer les principales remarques et conclusions figurant dans le rapport. L'auditeur doit prendre position sur tous les points essentiels de son contrôle de manière à apporter une vision d'ensemble de la situation de l'entité contrôlée.

Lorsque l'auditeur adresse une lettre de recommandations à la Direction, la conclusion générale doit faire référence au document en question, lequel doit figurer en annexe au rapport complémentaire.