Note d'information adressée aux assujettis, en particulier au secteur des prestataires de services aux sociétés et aux fiducies

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NOTE D'INFORMATION ADRESSÉE AUX ASSUJETTIS, EN PARTICULIER AU SECTEUR DES PRESTATAIRES DE SERVICES AUX SOCIÉTÉS ET AUX FIDUCIES

Date : 1er avril 2025 Objectif : Recueillir les recommandations découlant du contrôle thématique, et des contrôles génériques, effectués au cours de l'année 2024, en particulier, quant au niveau d'adéquation lors de la détermination du bénéficiaire effectif dans les relations d'affaires et/ou opérations occasionnelles, ainsi que vérifier les recherches effectuées dans les listes de personnes faisant l'objet de sanctions internationales et dans les sources publiques.

1. Motivation L'UIFAND, dans l'exercice de sa fonction de supervision et de contrôle, a pu évaluer le degré d'efficacité des systèmes et procédures de contrôle interne mis en œuvre par les entités, en accordant une attention particulière au secteur des prestataires de services aux sociétés et aux fiducies (TCSPs, selon leur sigle en anglais), au moyen du contrôle thématique mené au cours de l'année 2024, axé sur les points suivants : - Les procédures internes relatives aux recherches dans les Listes de personnes faisant l'objet de sanctions internationales, y compris la Liste récapitulative des sanctions du Conseil de sécurité des Nations Unies ainsi que les Listes liées au conflit armé entre l'Ukraine et la Russie en vigueur au moment du contrôle1. Les vérifications doivent garantir que les procédures couvrent les clients, les bénéficiaires effectifs et toute personne agissant en leur nom.

- Les procédures internes relatives aux recherches dans des sources publiques ouvertes. Dans ce cas, il s'agit de déterminer :

Si l'assujetti dispose d'un guide indicatif qui relève les cas dans lesquels les déclarations du client doivent obligatoirement être vérifiées afin de déterminer la connaissance que l'on a de celui-ci.

Si l'assujetti effectue des recherches dans des sources publiques, indépendantes et fiables sur le nom du client accompagné de mots négatifs, afin de connaître sa réputation, son profil, etc. Les vérifications doivent garantir que les procédures couvrent les clients, les bénéficiaires

1 Au moment de l'émission de la présente note d'information, il convient de garder à l'esprit qu'il est fait référence au Décret 491/2024, du 23 décembre 2024, de mesures restrictives en relation avec le conflit entre l'Ukraine et la Fédération de Russie, qui approuve un nouveau texte normatif et deux annexes, et qui abroge le Décret 16/2024, du 17 janvier 2024.

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effectifs et toute personne agissant en leur nom.

- Les procédures internes relatives à l'identification du bénéficiaire effectif et à la vérification de son identité, en ce sens qu'il s'agit de déterminer :

Le type de documentation qui doit être demandé afin de connaître le bénéficiaire effectif et, à titre d'exemple, s'il dispose d'une liste de documentation spécifique et adaptée aux caractéristiques du client.

La manière dont l'analyse de la documentation obtenue doit être effectuée.

Les cas dans lesquels il est nécessaire de consigner par écrit l'étude de la documentation, et les cas dans lesquels, à l'inverse, cela n'est pas nécessaire. Dans l'analyse des conclusions émanant des rapports des contrôles réalisés en 2024, y compris le contrôle thématique, l'UIFAND émet la présente Note d'information, qui contient une série de Recommandations, afin d'aider les assujettis, dans l'exercice de leur activité, à atténuer les risques inhérents au blanchiment de capitaux et au financement du terrorisme.

2. Fondements Le rapport sectoriel de l'Évaluation nationale des risques, publié en mai 2021, qualifie le secteur des TCSPs de risque moyen, tant en ce qui concerne la menace globale que la vulnérabilité du secteur lui-même. Par ailleurs, les contrôles sur place menés au cours des derniers exercices ont permis de constater que les assujettis ont une faible connaissance des obligations relatives à la détermination du bénéficiaire effectif et aux personnes faisant l'objet de sanctions internationales. À cet égard, les carences détectées sont les suivantes : - Un grand nombre d'assujettis ne consignent pas les recherches effectuées dans les listes de personnes faisant l'objet de sanctions internationales, et lorsqu'ils le font, les données sont, dans de nombreux cas, insuffisantes.

- La connaissance des clients repose sur les propres déclarations de ceux-ci, sans aucune vérification, c'est-à-dire sans vérification au moyen de sources publiques fiables et indépendantes, entre autres.

- La majorité des assujettis ont prévu dans le Manuel de politiques et procédures internes, en tant que mesure de vigilance, l'obligation d'identifier et de vérifier l'identité du bénéficiaire effectif, mais il n'est pas décrit comment cette pratique doit être mise en œuvre.

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Bien plus, et de manière générale, les procédures internes se limitent à une transcription littérale des articles concernés figurant dans la Loi 14/20172. En outre, un nombre élevé d'employés des assujettis demandent les informations ou la documentation par inertie, sans connaître ni les motifs réels ni la nécessité, en fonction de la relation d'affaires, pour lesquels ils sont tenus de les demander.

3. Considérations générales sur la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme (BC/FT)

a) Listes de personnes faisant l'objet de sanctions internationales Dans le cas du terrorisme et de son financement, il convient de garder à l'esprit les différences entre l'objectif des vérifications dans la Liste3 et la détection d'activités de BC/FT. Lorsque le résultat d'une consultation s'avère positif, ce fait ne constitue pas un soupçon, mais une certitude, car les personnes et entités figurant sur la Liste sont désignées en raison de liens avec le terrorisme, son financement ou le financement de la prolifération des armes de destruction massive, entre autres, et requièrent l'application de mesures restrictives. En revanche, en cas de détection d'activités suspectées d'être liées au BC/FT, ce fait doit donner lieu, le cas échéant, à une déclaration d'opération suspecte à l'UIFAND. Par conséquent, les entités doivent redoubler d'efforts pour refléter dans leurs procédures de contrôle interne, de manière différenciée, tant les différentes mesures de prévention et d'identification d'opérations suspectes de BC/FT que les actions à mener face aux cas positifs de personnes désignées. En vertu de ce qui précède, nous recommandons de tenir compte tant des indicateurs de FT (disponibles sur le site web de l'UIFAND, dans la section « Publications » > « Typologies ») que du Guide émis par l'UIFAND, en décembre 2019, sur l'application de mesures restrictives.

2 Loi 14/2017, du 22 juin, de prévention et de lutte contre le blanchiment d'argent ou de valeurs et le financement du terrorisme. 3 Lorsqu'il est fait référence à la Liste, les listes et/ou décisions suivantes sont incluses : - Décision 1/2020, du 9 octobre 2020, qui abroge les Décisions 1/2019, du 23 mai 2019 et 2/2019, du 1er octobre 2019. - Liste consolidée des sanctions du Conseil de sécurité des Nations unies - Décret 491/2024, du 23 décembre 2024, de mesures restrictives en relation avec le conflit entre l'Ukraine et la Fédération de Russie, lequel approuve un nouveau texte normatif et deux annexes, lequel abroge le Décret 16/2024.

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b) Recherches dans des sources publiques, fiables et indépendantes En ce qui concerne la recherche dans des sources publiques, fiables et indépendantes, il est important de garder à l'esprit qu'il existe des applications spécifiques qui recensent les décisions de la Liste, ainsi que d'autres listes de personnes et des informations défavorables. Au cours des contrôles fiscaux sur place, il a été constaté que les assujettis utilisent des applications telles que World-Check, Namebook ou Dow Jones Factiva, entre autres. Cependant, lesdites applications incluent normalement des résultats relatifs à des décisions définitives, bien qu'elles n'incluent pas toujours d'informations sur des enquêtes en cours ou récentes. De même, il convient de garder à l'esprit que lesdites applications ne recensent pas les mêmes informations pour tous les pays, mais qu'il existe des zones géographiques pour lesquelles elles ne disposent pas d'autant d'informations. Il convient également de souligner que les recherches dans des sources publiques, outre le fait d'aider les assujettis à détecter d'éventuelles informations défavorables, permettent également de vérifier et d'enrichir la connaissance qu'ils ont du client. Pour tout ce qui précède, il est hautement recommandé d'effectuer lesdites recherches car, d'une part, il est possible qu'il existe des informations relatives à des enquêtes en cours concernant le client potentiel, et que celles-ci ne soient pas incluses dans l'application, ce qui permet à l'assujetti de discerner avec plus de clarté et d'informations s'il souhaite, ou s'il est prêt, à assumer le risque découlant dudit client. Et, d'autre part, elles permettent également de confirmer l'exactitude des informations obtenues des clients et, en outre, d'apporter un contexte supplémentaire sur les antécédents, les relations commerciales et la réputation de celui-ci, en tenant compte de l'origine des informations obtenues dans des sources publiques afin de garantir leur indépendance et leur fiabilité.

c) Identification du bénéficiaire effectif et vérification de son identité Les personnes et/ou entités désignées et les blanchisseurs n'ont pas pour habitude de réaliser des transactions pour compte propre, mais les exécutent par l'intermédiaire d'autres personnes physiques et/ou morales sans lien apparent entre elles, et sans que soient nécessairement impliqués des pays ou juridictions à risque ou interdits. Par conséquent, les contrôles appliqués aux services aux sociétés sont fondamentaux pour la PBC/FT, et c'est là que les TCSPs jouent un rôle clé. À cet égard, les TCSPs participent à la constitution, à la gestion ou à l'administration d'entités et de structures juridiques et les entreprises ou autres structures juridiques similaires qui sont souvent considérées comme des véhicules potentiellement utiles pour donner une apparence de légalité à des fonds qui ne le sont pas, ainsi que pour dissimuler la propriété effective, augmentant ainsi la complexité générale des structures d'entreprise. À titre d'exemple, il est possible qu'il soit fait un usage abusif d'entreprises préconstituées (shelf companies)4, créant ainsi la fausse impression que l'entreprise opère de manière habituelle depuis longtemps, alors qu'en réalité il s'agirait d'une entreprise qui est restée inactive ou, autrement, que des entreprises écrans (shell companies)5 soient utilisées.

4 Les shelf companies, ou entreprises préconstituées, sont celles qui ont été constituées par les TCSPs il y a longtemps et qui sont ensuite vendues à leurs clients. 5 Les shell companies, ou entreprises écrans, sont celles qui n'ont ni activité commerciale en cours ni actifs.

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Ainsi, afin d'éviter que les TCSPs soient utilisés dans le sens susmentionné, il est nécessaire de disposer du plus haut degré de connaissance possible concernant la structure de contrôle et le bénéficiaire effectif du client afin de détecter ces situations. Une bonne pratique pour y parvenir, outre l'analyse de la documentation appropriée en relation avec la détermination du bénéficiaire effectif, consiste, d'une part, à poser des questions directement au client, afin que l'assujetti ait une certitude raisonnable quant à l'identité du bénéficiaire effectif et, d'autre part, à effectuer la recherche dans les registres publics et autres sources publiques et indépendantes afin de corroborer les déclarations faites par les clients. Il convient de rappeler que les TCSPs doivent documenter toutes les actions menées, ainsi que les conclusions des analyses effectuées, et doivent tenir compte, comme le prévoit le Communiqué technique 01/2023, publié par l'UIFAND en date du 13 février 2023, du fait que la périodicité de révision des informations relatives au bénéficiaire effectif ne peut être supérieure à cinq ans.

4. Actions d'amélioration recommandées Les actions d'amélioration suivantes, liées à différents facteurs de risque de BC/FT, se veulent un guide de bonnes pratiques en relation avec les points analysés au cours du contrôle fiscal thématique, et en particulier pour le secteur des TCSPs, qui permette d'accroître le niveau d'efficacité de leurs contrôles de détection et de prévention des comportements susceptibles d'entraîner du BC/FT.

1. Contrôles spécifiques en relation avec les listes de personnes faisant l'objet de sanctions internationales et avec les recherches effectuées dans des sources publiques

a) En ce qui concerne les procédures internes relatives aux recherches dans les listes de personnes faisant l'objet de sanctions internationales, il convient que les assujettis conçoivent une procédure relative à la manière dont les recherches doivent être effectuées, incluant, entre autres : (i) le ou les outils à utiliser ; (ii) le moment où elles doivent être réalisées ; (iii) la mise à jour des recherches, selon une périodicité fonction du risque du client ; (iv) la manière dont il doit être gardé trace des recherches ; et, (v) la procédure à suivre en cas de résultats positifs.

b) Dans le cas où la recherche est automatisée, il convient de mettre en œuvre des systèmes de contrôle permettant de détecter toute mise à jour des listes de sanctions internationales, en particulier la Liste consolidée du Conseil de sécurité des Nations unies, ainsi que de garantir la mise en œuvre correcte de celles-ci dans les systèmes, dès qu'elles se produisent, au lieu de procéder à des chargements périodiques. Il convient donc de s'assurer que les clients sont toujours comparés à la version la plus à jour des listes, en garantissant que des mesures restrictives soient appliquées de manière immédiate le cas échéant.

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c) Dans le cas où la recherche est effectuée au moyen d'une application, il convient d'avoir connaissance des listes sur lesquelles ladite application effectue la recherche, ainsi que s'assurer que les résolutions de la Liste sont incluses, et en garder trace dans les procédures internes. De même, il sera nécessaire d'inclure dans les procédures internes le processus à suivre dans la pratique lors de la réalisation des recherches mentionnées au moyen de l'application.

d) En ce qui concerne les recherches dans des sources publiques, il convient d'établir dans les procédures de contrôle interne leur caractère obligatoire afin de corroborer les déclarations faites par le client, en incluant les différents cas de figure dans lesquels ces recherches doivent être effectuées, disposant ainsi d'un Guide indicatif à cet égard. À titre d'exemple, la vérification de l'activité professionnelle d'un client qui déclare être un sportif de haut niveau peut être réalisée simplement au moyen d'une recherche sur Internet.

Ces procédures de contrôle interne doivent inclure, entre autres : (i) les pages web, moteurs de recherche ou bases de données qui doivent être consultés, en privilégiant les sources d'information les plus fiables ; (ii) la manière dont elles doivent être menées, c'est-à- dire si les recherches doivent contenir les noms des clients et/ou des personnes d'intérêt accompagnés de mots-clés négatifs, (et lesquels doivent être ces mots, tels que « corruption », « blanchiment d'argent », « fraude » ou « terrorisme ») ; (iii) fournir des précisions sur les circonstances dans lesquelles la recherche doit être effectuée ; (iv) indiquer comment il doit en être gardé trace, la périodicité à laquelle elles doivent être effectuées et leur adaptation au risque du client ; et, (v) la procédure à suivre en cas de résultats positifs.

e) Enfin, les vérifications, tant des listes de sanctions internationales que des sources publiques, doivent s'assurer qu'elles couvrent les clients, les bénéficiaires effectifs et toute personne agissant en leur nom. Celles-ci doivent être réalisées avec le nom complet de ces personnes et doivent être mises à jour périodiquement, tant que la relation d'affaires avec le client est maintenue. En outre, il convient d'en conserver la preuve dans le dossier du client, ainsi que de leurs mises à jour en fonction du risque, celle-ci devant contenir au minimum la date et l'heure de la recherche, le nom de la personne recherchée et la gestion interne des résultats en cas de correspondance.

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2. Contrôles spécifiques concernant l'identification et la vérification de l'identité du bénéficiaire effectif.

a) Concevoir une procédure pratique et adaptée à la taille de l'entité, afin d'identifier le bénéficiaire effectif, c'est-à-dire l'analyse qui doit être réalisée afin de déterminer la personne physique qui contrôle le client (qu'il s'agisse d'une personne physique ou morale), en graduant les mesures en fonction de la catégorisation de risque du client (en tenant compte de divers facteurs, tels que le type de personne morale, les facteurs de risque du client ou de l'opération, entre autres). Une preuve documentaire de l'analyse effectuée doit être conservée.

b) Les procédures de contrôle interne doivent inclure, entre autres : (i) la mention de l'obligation de garder trace de la procédure et/ou de l'analyse de vérification de l'identité du bénéficiaire effectif, en insistant particulièrement sur les cas dans lesquels des structures juridiques complexes sont impliquées ; et, (ii) dans les cas de relations d'affaires continues, prendre les mesures nécessaires pour assurer une mise à jour correcte des profils de risque des clients, notamment face à des cas où des changements dans l'actionnariat se sont produits.

c) Il est nécessaire d'obtenir une copie du document d'identité officiel du bénéficiaire effectif muni d'une photographie, conformément à l'article 7.2 du Règlement6.

À titre d'exemple, même si la relation commerciale a lieu avec un mandataire du client, ce fait ne dispense pas l'assujetti d'avoir dûment identifié et vérifié l'identité du bénéficiaire effectif. Par conséquent, dans ce cas concret, il sera nécessaire de disposer tant du document d'identité du bénéficiaire effectif et du mandataire, ainsi que des pouvoirs de représentation correspondants.

d) Inclure dans les procédures de contrôle interne une liste indicative du type de documentation qu'il convient de demander afin d'identifier le bénéficiaire effectif, adaptée aux caractéristiques des intervenants.

e) Toutefois, dans le cas de clients personnes morales, fondations ou associations andorranes, il convient d'obtenir une preuve du Registre des bénéficiaires effectifs, conformément à l'article 10.1 de la Loi 14/2017, du 22 juin. Il convient de souligner que, pour les sociétés andorranes, le Registre compétent a développé une plateforme de consultation qui est à la disposition des représentants (désignés par l'assujetti obligé7) auprès de l'UIFAND.

6 Décret 76/2022, du 2-3-2022, portant approbation du Règlement d'application de la Loi 14/2017, du 22 juin, relative à la prévention et à la lutte contre le blanchiment d'argent ou de valeurs et le financement du terrorisme.

7 Le lien d'accès au Registre des bénéficiaires effectifs est le suivant : https://aplicacions.govern.ad/ConsultesEconomia/Login De plus amples informations sur cette plateforme sont disponibles dans l'actualité suivante du site web de l'UIFAND : https://www.uifand.ad/ca/actualitat-uifand/382-23-11-2022-registre-de-beneficiaris-efectius

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f) La documentation justificative appropriée pour vérifier l'identité du bénéficiaire effectif doit être à jour. Toutefois, l'assujetti doit s'assurer que le bénéficiaire effectif est correctement identifié, au moyen d'une révision périodique des relations d'affaires continues qui ne peut en aucun cas être supérieure à cinq ans.

Ainsi que l'établit le Communiqué technique CT-01/2023, du 13 février 2023, cette révision implique une nouvelle évaluation afin d'identifier et de vérifier l'identité du bénéficiaire effectif et non uniquement la mise à jour de la documentation utilisée lors de la révision précédente.

3. Autres considérations 3.1. Adaptation des procédures de contrôle interne à la pratique

a) Lesdites procédures doivent être conformes à la pratique commerciale réelle de l'assujetti, étant donné que diverses divergences ont été détectées entre ce que prévoient les procédures de contrôle interne, les informations fournies et ladite pratique. À titre d'exemple, si l'entité réalise des recherches dans des sources publiques uniquement pour les clients à risque élevé, les procédures internes ne peuvent pas prévoir que les recherches doivent être réalisées pour tous les clients.

3.2. Compréhension de l'activité des clients personnes morales

a) La connaissance du client dont dispose l'assujetti doit être dûment documentée et suffisamment complète. À titre de bonne pratique, les assujettis consignent ces informations dans un document unique de connaissance du client (généralement appelé KYC, d'après son sigle en anglais). Toutefois, il est recommandé que le KYC soit un document évolutif dans lequel puisse intégrer la connaissance du client tout au long de la relation d'affaires, et pas uniquement un formulaire fermé.

b) Inclure dans le KYC un champ indiquant clairement si le client personne morale est une société active ou non, selon qu'il exerce ou non une activité commerciale. Cette déclaration doit être vérifiée sur la base de documents ou d'informations fiables (consultation du Registre du commerce, visite sur place dans les locaux du client, site web de la société présentant l'offre de ses services/produits, etc.). Les mesures de suivi des opérations des clients doivent également être cohérentes avec cette déclaration et doivent être documentées (états financiers, factures, etc.).

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c) Dans le cas où le service fourni par l'assujetti est la constitution d'une société, conserver la preuve de la constitution effective de celle-ci (entre autres, une consultation du Registre des sociétés, ou bien l'obtention d'une copie de l'acte constitutif).

Zone de supervision