Article 5. Principis de la gestió documental

Article 5. Principis de la gestió documental

La gestió de l’expedient i del document electrònics al Govern es regeix pels principis següents:

1. Els documents i expedients administratius produïts en l’entorn del Govern s’han de crear d’acord amb expedients electrònics, sempre que es disposi dels mecanismes apropiats.

2. Els documents i expedients que estan subjectes a aquesta política i al corresponent MGEDE són els documents que formen part d’expedients associats a procediments administratius que formen part del Quadre de classificació del Govern.

3. Els documents rebuts en suport paper de fonts externes al Govern que hagin d’incorporar-se a un expedient electrònic s’han de digitalitzar de forma qualificada per incorporar-los en suport electrònic.

4. Tots els documents de caràcter administratiu han de pertànyer a un expedient. Els expedients s’han de classificar d’acord amb el Quadre de classificació corporatiu i s’han d’identificar amb un codi únic format per la numeració correlativa de dins de cada exercici.

5. Per permetre l’aplicació homogènia d’aquesta Política s’ha de fer una anàlisi detallada dels procediments que gestiona el Govern per poder definir la tipologia de documents que contenen els expedients associats a cada procediment, assegurant que:

a) Tots els documents que componen l’expedient estan identificats correctament i poden ser incorporats a l’expedient electrònic.

b) Tots els expedients i documents es descriuen d’acord amb el que estableix el Vocabulari de metadades del Govern d’Andorra (capítol 4 de l’MGEDE). La descripció ha d’incloure totes les metadades que siguin possibles durant la fase de tramitació.

6. La conservació, la transferència, l’eliminació i l’accés d’expedients i de documents es regeix per l’aplicació sistemàtica de les taules d’avaluació i accés a la informació (TAAI), aprovades per la Comissió Nacional d’Accés i Avaluació de la Documentació (CNAAD).

7. Des del punt de vista tecnològic, el Govern disposa d’una única plataforma de gestió documental que compleix amb aquest MGEDE per emmagatzemar i gestionar els documents associats a la seva activitat administrativa pertanyents a expedients oberts, independentment de les eines emprades en la seva tramitació. Tota la documentació electrònica que formi part d’expedients administratius del Govern que no estigui en aquesta plataforma s’hi haurà de migrar.

8. El Govern disposa de dos repositoris per emmagatzemar els documents associats a la seva activitat administrativa pertanyents a expedients tancats independentment de les eines emprades en la seva tramitació, un d’específic per a la documentació en fase semiactiva i l’altre per a la documentació en fase històrica.

9. L’accés a la documentació es regeix pels principis següents:

a) La consulta als expedients per part del personal del Govern està establerta en el Model de seguretat i polítiques d’accés (capítol 11 de l’MGEDE).

b) Els ciutadans tenen accés lliure a tots els expedients i documents electrònics classificats com de lliure accés per l’Àrea d’Arxius i Gestió Documental. Per a la documentació que no sigui de lliure accés, se’n pot sol·licitar l’accés a través d’una sol·licitud d’accés a la informació.