Article 4. Fonctionnement

Article 4. Fonctionnement

1. Le Comité se réunit chaque fois que nécessaire, à l'appréciation du président. Le président convoque les réunions par les moyens qu'il juge les plus appropriés pour garantir la présence des membres, au moins sept jours calendaires à l'avance, délai qui peut être réduit à vingt-quatre heures en cas d'urgence. La convocation indique obligatoirement le jour, l'heure et le lieu de la réunion, ainsi que l'ordre du jour. Chaque membre du Comité a accès à la documentation dont dispose le Comité afin de pouvoir débattre des questions inscrites à l'ordre du jour. Pendant les séances du Comité, le président dirige les débats. Les questions soumises au Comité sont consignées au procès-verbal et transmises à la Fonction publique.

2. Les décisions sont adoptées par consensus des membres présents aux séances, lorsque cela est possible. Si le consensus ne peut être atteint, la décision est adoptée par vote, à la majorité simple des membres présents. La voix du président est prépondérante. Les techniciens ou experts en la matière que le Comité peut associer, qu'ils relèvent de l'Administration ou qu'ils soient externes, n'ont pas le droit de vote.

3. Il incombe au secrétaire du Comité de rédiger le procès-verbal de la séance, qui doit obligatoirement comporter les données suivantes :

a) Jour, heure et lieu de la réunion et ordre du jour ;

b) Nom des membres du Comité présents et des éventuelles autres personnes présentes ;

c) Points principaux des délibérations ;

d) Décisions adoptées ;

e) Toute mention au procès-verbal expressément demandée par un membre du Comité. Le procès-verbal doit être signé par les membres présents ayant droit de vote, une fois qu'il a été approuvé au cours de la même séance ou, au plus tard, lors de la séance suivante. Il incombe également au secrétaire de rédiger les rapports et autres documents au nom du Comité, d'assurer l'archivage et les tâches administratives, ainsi que toute autre tâche que lui confie le président.

4. Les membres du Comité sont tenus à un devoir de discrétion et de réserve à l'égard des affaires traitées.

5. Les membres du Comité doivent s'abstenir d'y participer s'ils ont un lien de parenté par consanguinité jusqu'au quatrième degré ou par alliance jusqu'au deuxième degré avec les titulaires des postes de travail concernés.

6. Il incombe au Département de la fonction publique de fournir les moyens matériels et humains nécessaires au bon fonctionnement du Comité.