Article 1. Definicions

Article 1. Definicions

A efectes d’una millor comprensió es defineixen els conceptes següents:

a) Arxiu Comunal: servei del Comú, adscrit al Departament de Secretaria General, de caràcter administratiu i cultural especialitzat en la gestió, el tractament, la custòdia i la difusió de la documentació generada per l’administració comunal, així com altres tipus de fons reunits pel Comú en l’exercici de la seva activitat. També s’ha d’entendre com la instal·lació a on es reuneixen, conserven, organitzen i difonen els documents.

b) Avaluació documental: funció destinada a determinar el valor cultural, informatiu o jurídic dels documents per tal de decidir-ne la conservació o l’eliminació.

c) Document: qualsevol expressió en llenguatge natural o convencional, i gràfica, sonora o en imatge, recollida en qualsevol tipus de suport material i creat en qualsevol entorn (físic o electrònic).

d) Document electrònic: informació de qualsevol naturalesa en format electrònic, arxivada en un suport electrònic segons un format determinat i susceptible d’identificació i tractament diferenciat.

e) Documentació en fase activa: documents administratius que s’utilitzen de forma habitual per part de les unitats administratives en execució d’un tràmit administratiu o bé per poder dur a terme les funcions i activitats que li són pròpies.

f) Documentació en fase semiactiva: documents administratius que una vegada conclosa la seva tramitació ordinària no s’utilitzen de manera habitual per la unitat administrativa que els ha generat.

g) Documentació en fase inactiva: documents administratius que una vegada conclosa la seva vigència administrativa contenen valors de caràcter informatiu, probatori, testimonial, estadístic o històric.

h) Documentació de suport: documents d’ús informatiu i de treball que ajuden en la resolució d’un tràmit o d’una actuació administrativa; no és consideren documents d’arxiu.

i) Fons documental: conjunt de documents rebuts o produïts per les persones físiques i jurídiques, públiques o privades, com a resultat de la seva activitat i les seves funcions al llarg de la seva existència.

j) Expedient: conjunt ordenat de documents i d’actuacions que serveixen d’antecedent i de fonament a la resolució administrativa, així com les diligències adreçades a executar-les. Els expedients es formaran mitjançant l’agregació successiva de tots els documents, les proves, els dictàmens, els decrets, els acords, les notificacions i dels altres documents que en siguin constitutius així com la resolució adoptada. Els seus fulls seran paginats pels funcionaris o agents administratius encarregats de la seva tramitació.

k) Expedient electrònic: conjunt de documents electrònics corresponents a un procediment administratiu, sigui quin sigui el tipus d’informació que continguin. Ha d’incloure un índex electrònic que foliï els documents que el componen, que ha de ser signat electrònicament per l’Administració pública, òrgan o entitat actuant i ha de garantir la integritat de l’expedient i permetre recuperar-lo a través de metadades mínimes obligatòries.

l) Patrimoni documental comunal: tots aquells documents rebuts, produïts o reunits per les seccions, serveis i departaments del Comú; organismes autònoms administratius; persones jurídiques i per entitats sense personalitat jurídica creats pel Comú o amb participació majoritària del Comú.

m) Sistema de gestió documental: conjunt d’operacions destinades a controlar de manera eficient, estructurada i sistemàtica la creació, la recepció, la conservació, el manteniment, la utilització i l’accés als documents.

n) Transferència: procediment habitual d’ingrés de documents o expedients a l’arxiu un cop complert el termini de permanència establert segons el cicle de vida de la documentació i la seva avaluació.

o) Comissió de Gestió Documental: òrgan encarregat de desenvolupar mantenir els diferents instruments arxivístics i de gestió documental, entre altres funcions.