Article 21. Réunion constitutive et procès-verbal initial

Article 21. Réunion constitutive et procès-verbal initial

1. Dès qu'il a reçu le dossier du CRCE, le technicien, expert ou spécialiste impartial se réunit avec les parties. Lors de cette réunion, le technicien, expert ou spécialiste impartial explique la procédure et la méthodologie suivies dans l'expertise extrajudiciaire ou fact finding.

2. Au début de la réunion de constitution, le professionnel rappelle les principes qui régissent la procédure d'expertise extrajudiciaire ou fact finding et expose le déroulement des réunions, le contenu du procès-verbal initial et les effets juridiques du rapport.

3. Lors de la réunion initiale, les parties doivent exprimer leur volonté de participer et accepter les principes et le devoir de confidentialité, et doivent faire constar expressément dans le procès-verbal initial les éléments suivants :

• La date du début de la procédure.
• Le lieu de tenue des réunions et la langue qui sera utilisée pendant la procédure, si une partie justifie qu'elle ne comprend pas le catalan.
• Les causes susceptibles d'affecter l'impartialité du professionnel et la couverture de sa responsabilité civile.
• L'identification des parties et du technicien, expert ou spécialiste impartial désigné.
• L'acceptation volontaire de la procédure d'expertise extrajudiciaire ou fact finding avec la déclaration par laquelle elles assument les obligations qui en découlent.
• La précision de la mission du technicien, expert ou spécialiste impartial. Il convient de spécifier les questions sur lesquelles le technicien devra formuler des conclusions dans le rapport ou avis ou, le cas échéant, dans la recommandation ou proposition.
• Si le technicien, expert ou spécialiste impartial doit élaborer une recommandation ou proposition.
• La prévision du nombre et de la durée des réunions, sans préjudice des changements susceptibles d'intervenir.
• L'acceptation du présent Règlement.

4. Le procès-verbal doit être signé par chacune des parties ou par leurs représentants, s'il s'agit d'une personne morale, et par le professionnel. Il doit également être signé par les personnes présentes qui ont accompagné les parties au cours de la procédure. Le technicien, expert ou spécialiste impartial remet une copie du procès-verbal à chaque signataire et au CRCE de la Chambre. Le technicien, expert ou spécialiste impartial conserve également une copie du procès-verbal.

5. Si l'une des parties refuse de signer le procès-verbal initial d'expertise extrajudiciaire ou fact finding, le technicien, expert ou spécialiste impartial en fait mention dans le procès-verbal, classe le dossier et le communique au CRCE de la Chambre aux fins de l'archivage correspondant.

6. Par l'engagement de confidentialité, les parties et les tiers qui interviennent dans la procédure s'obligent à ne faire en aucun cas usage :

a) Des opinions et des points de vue que les parties expriment au cours des réunions.

b) Des documents, des rapports ou des déclarations que les parties établissent ou produisent au cours des réunions et qui sont confidentiels. Sont considérés comme tels les documents, les rapports ou les déclarations que seules les parties peuvent fournir ou établir et qui ne sont pas accessibles d'une autre manière, sauf si la partie qui fournit ces informations déclare ou autorise expressément et par écrit qu'ils ne sont pas confidentiels.

c) De toute acceptation ou admission de faits effectuée par les parties au cours des réunions.

d) En tout état de cause, les parties peuvent conclure les accords de confidentialité qu'elles estiment appropriés pour se garantir mutuellement l'engagement de confidentialité.

7. Le technicien, expert ou spécialiste impartial peut modifier sa mission à condition d'avoir préalablement consulté les parties. Toute modification doit être communiquée aux parties et au CRCE de la Chambre.

8. En cas de désaccord entre les parties sur la portée de l'expertise, le technicien, expert ou spécialiste impartial peut poursuivre la procédure d'expertise administrée s'il considère que les questions précisées dans la mission confiée relèvent du champ de son mandat, à condition de motiver sa décision. Une fois que les parties ont entendu les considérations du technicien, expert ou spécialiste impartial, elles décident si elles souhaitent poursuivre ou mettre fin à la procédure d'expertise extrajudiciaire ou fact finding.

9. Dès qu'il a été rempli et signé par les parties et par lui-même, le technicien, expert ou spécialiste impartial doit remettre le procès-verbal initial au CRCE de la Chambre, par courrier électronique ou en personne, dans un délai maximal de trois jours ouvrables afin qu'il soit versé au dossier correspondant.