Article 23. Réunion constitutive et procès-verbal initial

Article 23. Réunion constitutive et procès-verbal initial

1. Au début de la réunion de constitution, la personne médiatrice rappelle aux parties les principes qui régissent la procédure de médiation et expose comment se dérouleront les différentes réunions de médiation, le contenu du procès-verbal initial et les effets juridiques de la procédure. Elle leur explique également les effets éventuels que peut avoir l'ouverture de la procédure de médiation à l'égard d'une procédure judiciaire.

2. Lors de la réunion constitutive, les parties doivent exprimer leur volonté de participer et doivent accepter le devoir de confidentialité, en faisant expressément figurer au procès-verbal initial les éléments suivants :

a) La date du début de la médiation.

b) Le lieu où se déroulera la médiation et la langue qui sera utilisée pendant la procédure, si une partie justifie qu'elle ne comprend pas le catalan.

c) Les causes susceptibles d'affecter l'impartialité de la personne médiatrice et la couverture de sa responsabilité civile.

d) L'identification des parties et du médiateur désigné.

e) L'objet du conflit soumis à la médiation.

f) L'acceptation volontaire de la médiation avec la déclaration qu'elles assument les obligations qui en découlent.

g) L'acceptation de la confidentialité de la procédure.

h) La prévision du nombre de réunions et de leur durée, sans préjudice des changements qui pourraient intervenir.

i) Le coût de la médiation, avec l'indication séparée des honoraires de la personne médiatrice et des autres dépenses éventuelles.

j) L'acceptation du présent Règlement.

3. Le procès-verbal doit être signé par chacune des parties ou par leurs représentants, s'agissant d'une personne morale, et par la personne médiatrice. Il doit également être signé par les personnes qui accompagnent les parties et qui doivent être présentes au cours de la procédure de médiation. Le médiateur remet une copie du procès-verbal initial à chacune des parties au conflit et au CRCE de la Chambre. Le médiateur conserve également une copie du procès-verbal.

4. Si l'une des parties refuse de signer le procès-verbal initial de médiation, le médiateur le consigne au procès-verbal, classe le dossier et en informe le CRCE de la Chambre aux fins de l'archivage correspondant.

5. Par l'engagement de confidentialité, les parties et les tiers qui interviennent dans la procédure s'obligent à ne faire en aucun cas usage des informations et des faits suivants :

a) Les opinions et les points de vue que les parties expriment au cours des réunions.

b) Les documents, les rapports qu'elles produisent, les déclarations ou toute manifestation que les parties font au cours des réunions et qui sont confidentiels. Sont considérés comme tels les documents, les rapports, les déclarations ou toute manifestation que seules les parties peuvent fournir ou faire et qui ne sont pas accessibles d'une autre manière, sauf si la partie qui fournit ces informations déclare ou autorise expressément et par écrit qu'ils ne sont pas confidentiels.

c) Toute acceptation ou admission de faits que les parties font au cours des réunions individuelles ou conjointes.

d) Les propositions orales ou écrites qui sont faites au cours de la médiation.

e) Le fait que l'une ou l'autre partie ait été disposée à accepter une proposition.

6. En tout état de cause, les parties peuvent conclure les accords de confidentialité qu'elles estiment appropriés pour se garantir mutuellement l'engagement de confidentialité.

7. Dès que le procès-verbal initial est rempli et signé par les parties et par elle-même, la personne médiatrice doit le remettre au CRCE de la Chambre, par courrier électronique ou en personne, dans un délai maximal de trois jours ouvrables afin de l'inclure dans le dossier correspondant.