Article 17. Procédures et contrôles internes

Article 17. Procédures et contrôles internes

1. Les assujettis doivent établir par écrit des politiques internes et des procédures de contrôle dans les matières suivantes :

a) Politique d'acceptation des clients fondée sur l'évaluation et la gestion des risques.

b) Vigilance à l'égard de l'identification du client et du bénéficiaire effectif.

c) Obtention des informations et vérification de l'identité du client et du bénéficiaire effectif.

d) Mesures de confidentialité, de conservation des documents et de mise à jour des données.

e) Canal et procédure interne de signalement d'indices d'éventuelles opérations suspectes à l'organe de contrôle et de communication interne et mesures de confidentialité.

f) Canal et procédure de déclaration d'opérations suspectes à l'Uifand.

g) Canal spécifique, indépendant et anonyme pour le signalement d'infractions au niveau interne requis par l'article 91.3 de la Loi.

h) Politiques et procédures adéquates pour garantir des normes éthiques élevées lors du recrutement d'employés, de dirigeants et d'agents. Ces politiques internes et ces procédures de contrôle sont élaborées en tenant compte de la taille de l'activité et doivent permettre de gérer et d'atténuer les risques identifiés, soit par les autorités, soit par l'assujetti. Les politiques internes et les procédures de contrôle sont approuvées par la haute direction. En tout état de cause, les politiques internes doivent être approuvées par l'organe d'administration.

2. Les assujettis doivent approuver par écrit et doivent appliquer une politique expresse d'acceptation des clients fondée sur l'évaluation et la gestion des risques, dans les termes prévus par l'article 3 du présent Règlement. Cette politique doit comprendre une description des types de clients susceptibles de présenter un risque élevé de blanchiment d'argent ou de financement du terrorisme, au regard des critères d'établissement de mesures de vigilance renforcées figurant à l'article 12 de la Loi. La politique d'acceptation des clients doit être graduelle, et des précautions renforcées doivent être adoptées à l'égard des clients présentant un risque supérieur à la moyenne.

3. En ce qui concerne le canal et la procédure de déclaration d'opérations suspectes à l'Uifand, les directives émises à cet égard par cette Unité doivent être suivies. De même, l'organe de contrôle interne et de communication doit adopter les mesures adéquates pour préserver la confidentialité des communications.

4. En application de l'obligation de disposer de procédures adéquates établie par le paragraphe 3 de l'article 91 de la Loi, les assujettis disposent d'un canal de communication spécifique, indépendant et anonyme permettant à leurs employés ou aux personnes se trouvant dans une position comparable et à leurs dirigeants de signaler au niveau interne les infractions à la réglementation relative à la prévention du blanchiment d'argent ou de valeurs et du financement du terrorisme ou aux procédures approuvées par les assujettis pour s'y conformer. Les signalements sont adressés à l'organe de contrôle interne et de communication ou, au choix de l'assujetti, à un autre organe interne de conformité présentant des conditions requises d'autorité et de fonctionnement équivalentes. Si le canal de communication utilisé par l'assujetti est adressé à un autre organe interne de conformité, l'organe de contrôle et de communication doit en avoir connaissance. En tout état de cause, l'organe de contrôle interne ou l'organisme destinataire du signalement doit appliquer les procédures nécessaires pour garantir la confidentialité, ainsi que la conservation du support et de son contenu.

5. Dès que l'organe de contrôle interne et de communication a reçu un signalement, il doit l'analyser ou le vérifier immédiatement afin de déterminer le lien des faits ou des opérations signalés avec le blanchiment ou le financement du terrorisme et d'apprécier s'il y a lieu d'effectuer une déclaration d'opération suspecte à l'Uifand en application de l'article 20 de la Loi.

6. Les procédures internes doivent être communiquées par les assujettis financiers aux succursales, aux filiales à participation majoritaire et aux représentations situées à l'étranger ayant pour objet des opérations commerciales ou financières. L'Uifand peut proposer aux assujettis des mesures correctrices de ces procédures et contrôles internes.