Article 17. Procediments i controls interns

Article 17. Procediments i controls interns

1. Els subjectes obligats han d’establir per escrit polítiques internes i procediments de control en les matèries següents:

a) Política d’admissió de clients basada en l’avaluació i la gestió de riscos.

b) Diligència deguda respecte a la identificació del client i el beneficiari efectiu.

c) Obtenció de la informació i verificació de la identitat del client i el beneficiari efectiu.

d) Mesures de confidencialitat, conservació de documents i actualització de dades.

e) Canal i procediment intern de comunicació d’indicis de possibles operacions sospitoses a l’òrgan de control i comunicació interna i mesures de confidencialitat.

f) Canal i procediment de comunicació d’operacions sospitoses a la Uifand.

g) Canal específic, independent i anònim per a la comunicació d’infraccions a escala interna que requereix l’article 91.3 de la Llei.

h) Polítiques i procediments adequats per assegurar alts estàndards ètics en la contractació d’empleats, directius i agents. Aquestes polítiques internes i aquests procediments de control s’elaboren prenent en consideració la grandària del negoci i han de permetre gestionar i mitigar els riscos identificats, bé per les autoritats o bé pel subjecte obligat. Les polítiques internes i els procediments de control són aprovats per l’alta direcció. En qualsevol cas, les polítiques internes han de ser aprovades per l’òrgan d’administració.

2. Els subjectes obligats han d’aprovar per escrit i han d’aplicar una política expressa d’admissió de clients basada en l’avaluació i la gestió de riscos, en els termes que preveu l’article 3 d’aquest Reglament. Aquesta política ha d’incloure una descripció dels tipus de clients que podrien presentar un risc elevat de blanqueig de diners o finançament del terrorisme atenent els criteris per establir mesures reforçades de diligència continguts a l’article 12 de la Llei. La política d’admissió de clients ha de ser gradual, i s’han d’adoptar precaucions reforçades respecte dels clients que presentin un risc superior a la mitjana.

3. Pel que fa al canal i el procediment de comunicació d’operacions sospitoses a la Uifand, s’han de seguir les directrius emeses al respecte per aquesta Unitat. Així mateix, l’òrgan de control intern i de comunicació ha d’adoptar les mesures adequades per mantenir la confidencialitat de les comunicacions.

4. En aplicació de l’obligació de disposar de procediments adequats que estableix l’apartat 3 de l’article 91 de la Llei, els subjectes obligats disposen d’un canal de comunicació específic, independent i anònim perquè els seus empleats o persones en posició comparable i directius puguin comunicar infraccions a escala interna de la normativa de prevenció del blanqueig de diners o valors i el finançament del terrorisme o dels procediments aprovats pels subjectes obligats per complir-la. Les comunicacions s’efectuen a l’òrgan de control intern i de comunicació o, a elecció del subjecte obligat, a un altre òrgan intern de compliment normatiu amb requisits d’autoritat i operativitat equivalents. Si el canal de comunicació emprat pel subjecte obligat s’adreça a un altre òrgan intern de compliment normatiu, l’òrgan de control i de comunicació n’ha de tenir constància. En qualsevol cas, l’òrgan de control intern o organisme receptor de la denúncia ha d’aplicar els procediments necessaris per garantir la confidencialitat, així com la conservació del suport i el seu contingut.

5. Un cop l’òrgan de control intern i de comunicació ha rebut una comunicació, l’ha d’analitzar o comprovar immediatament per determinar la relació dels fets o les operacions comunicades amb el blanqueig o el finançament del terrorisme i valorar si cal fer una declaració d’operació sospitosa a la Uifand en aplicació de l’article 20 de la Llei.

6. Els procediments interns han de ser comunicats pels subjectes obligats financers a les sucursals, les filials amb participació majoritària i les delegacions situades a l’estranger que tinguin per objecte operacions comercials o financeres. La Uifand pot proposar als subjectes obligats mesures correctores d’aquests procediments i controls interns.