Article 7. Fonctionnement

Article 7. Fonctionnement

1. Le fonctionnement de l'Assemblée plénière est régi par les règles suivantes :

a) L'Assemblée plénière se réunit deux fois par an en séance ordinaire et, exceptionnellement, chaque fois qu'elle est convoquée à l'initiative de la personne qui en assure la présidence ou sur proposition d'au moins un tiers des membres.

b) Il incombe à la présidence de fixer et de convoquer les séances ordinaires et extraordinaires de l'Assemblée plénière, d'établir et d'approuver l'ordre du jour des séances et de diriger les délibérations et les débats. En cas d'absence ou d'empêchement de la présidence, le Comité directeur de l'INH nomme l'une des personnes membres de ce Comité pour en assumer les fonctions.

c) Les séances sont convoquées avec un préavis minimum de quinze jours calendaires et la convocation doit inclure l'ordre du jour ainsi que les informations et les documents nécessaires pour pouvoir délibérer et prendre les décisions appropriées.

d) Pour que l'Assemblée plénière puisse se constituer valablement, délibérer et prendre des décisions, la présence d'au moins la présidence – ou, en cas d'absence ou d'empêchement, d'une personne qui en assume les fonctions –, du secrétariat et de la moitié des membres est requise.

e) Il incombe au secrétariat de rédiger le procès-verbal de chaque séance et d'y consigner les sujets traités et les décisions adoptées, de le signer conjointement avec la présidence et d'exercer toute autre fonction que lui confie la présidence.

f) Compte tenu de la nature consultative et de conseil de la Commission, ses décisions prennent la forme d'un avis ou d'une proposition dans lesquels sont consignés les accords et, le cas échéant, les divergences qui ont été soulevées.

2. Le fonctionnement des groupes de travail est régi par les règles suivantes :

a) Les groupes de travail se réunissent chaque fois qu'ils sont convoqués par la direction de l'INH ou par la personne qui en exerce la présidence, ou sur proposition de la moitié des personnes membres du groupe de travail concerné.

b) Il incombe à la présidence du groupe de travail d'en fixer et d'en convoquer les séances ordinaires et extraordinaires, d'établir et d'approuver l'ordre du jour de la séance et de diriger les délibérations et les débats.

c) Les séances sont convoquées avec un préavis minimum de sept jours calendaires et la convocation doit inclure l'ordre du jour ainsi que les informations et les documents nécessaires pour pouvoir délibérer et prendre les décisions appropriées.

d) Pour que le groupe de travail puisse se constituer valablement, délibérer et prendre des décisions, la présence d'au moins la présidence et de la moitié des membres du groupe de travail concerné est requise.

e) Il incombe au secrétariat de rédiger le procès-verbal de chaque séance et d'y consigner les sujets traités et les décisions adoptées, de le signer conjointement avec la présidence et d'exercer toute autre fonction que lui confie la présidence.

f) Une fois accompli le plan de travail pour lequel il a été constitué, le groupe de travail présente ses conclusions ou recommandations à l'Assemblée plénière, qui en décide normalement la dissolution ou, sur proposition de la direction de l'INH, décide de l'extension du plan de travail et de la nouvelle durée prévue du mandat.

3. Les dispositions du Code de l'Administration en matière d'organes collégiaux sont applicables à titre supplétif.

4. Tant l'Assemblée plénière que les groupes de travail de la Commission peuvent se réunir et adopter des accords lors de séances tenues au moyen de dispositifs télématiques bidirectionnels, à condition qu'aucune des personnes membres ne s'oppose à cette procédure, que toutes disposent des moyens nécessaires à cet effet et qu'elles se reconnaissent mutuellement, ce qui doit être mentionné dans le procès-verbal de l'Assemblée plénière ou du groupe de travail concerné. Dans ce cas, la séance de l'Assemblée plénière ou du groupe de travail concerné est considérée comme unique.

5. L'adoption d'accords par courrier électronique ou par correspondance, ou par tout autre moyen garantissant l'authenticité du vote, et sans séance, n'est admise que lorsqu'aucune des personnes membres de la Commission ne s'oppose à cette procédure. Le vote par écrit et l'acceptation peuvent être transmis par courrier électronique.