Article 19. Organisation en cas d'interruption temporaire du service dans une étude notariale

Article 19. Organisation en cas d'interruption temporaire du service dans une étude notariale

1. En cas d'arrêt de travail ou d'interruption temporaire de l'activité pour une cause justifiée d'un notaire, les notaires doivent s'organiser pour procéder à la signature des actes publics engagés et qui n'ont pas pu être annulés, de la manière jugée la plus souple et la plus efficace pour toutes les études notariales, sans accorder de prééminence à l'étude notariale dont l'activité a été interrompue ni porter préjudice aux usagers d'aucune des études notariales.

2. En cas d'absence ou d'empêchement du notaire titulaire, toutes les études notariales doivent disposer d'un clerc de notaire responsable et des suppléants correspondants de ce clerc, afin que, pendant toute la période d'interruption de l'activité du notaire titulaire, les tâches suivantes puissent continuer d'être accomplies :

a) Délivrer les actes publics demandés.

b) Porter les mentions correspondantes sur les minutes publiques conservées à l'étude notariale, avec toutes les garanties de diligence, d'exactitude et de précision.

c) Assurer les formalités de réponse et de traitement des actes de saisie ou des réquisitions officielles, qui doivent être signés par un notaire en plein exercice désigné par la Chambre des notaires.

d) Délivrer les copies authentiques demandées, lesquelles doivent être signées par un notaire en plein exercice de son activité au moment de la délivrance. La Chambre des notaires doit mettre en place un système souple de transmission (cession) de la documentation et doit privilégier l'envoi télématique des actes chaque fois que cela est possible.

e) Délivrer les copies simples demandées.

3. Si le notaire ne désigne pas de clerc responsable et ses suppléants, le président de la Chambre des notaires procède à cette désignation.

4. En tout état de cause, l'accès des autres notaires et de leur personnel aux minutes publiques conservées à l'étude notariale dont l'activité a été interrompue est garanti, dans la mesure requise par la passation des actes publics demandés.

5. Pendant la période au cours de laquelle une étude notariale ne dispose temporairement pas de notaire, la Chambre des notaires peut instaurer un système d'utilisation des ressources humaines et matérielles de l'étude notariale dans laquelle le notaire a interrompu son activité au profit des autres études notariales, dans l'intérêt du service aux usagers.