Article 23. Règles générales relatives aux dossiers de dépenses

Article 23. Règles générales relatives aux dossiers de dépenses

1. Le contrôle des obligations économiques s'étend à la vérification et au contrôle des phases de la procédure administrative d'exécution des dépenses relatives à l'autorisation, à l'engagement et à la liquidation.

2. Aux fins des dispositions du paragraphe précédent, les organes de passation des marchés doivent transmettre les dossiers de dépenses à l'Intervention générale.

3. Les dossiers de dépenses aux phases d'autorisation et d'engagement qui requièrent l'autorisation de l'organe gestionnaire correspondant – le Gouvernement en ce qui concerne l'Administration générale et le Conseil d'administration en ce qui concerne les entités parapubliques ou de droit public – doivent remplir les conditions requises minimales suivantes :

a) Le dossier de dépense à la phase d'autorisation comprend : un rapport signé par l'organe de passation des marchés ou par le directeur ou par le responsable du département respectif, qui doit indiquer au minimum l'objet de la dépense, l'estimation de base, la justification de la nécessité de la dépense, le mode d'attribution, la modalité et la procédure de passation du marché ; la proposition de cahiers des clauses administratives et des prescriptions techniques, dans le cas des contrats administratifs, ou des règles applicables dans le cas des subventions ; la proposition d'avis d'appel d'offres, et le document budgétaire d'autorisation de dépense dûment signé par l'organe de passation des marchés.

b) Le dossier de dépense à la phase d'engagement comprend : un rapport signé par l'organe de passation des marchés ou par le directeur ou par le responsable du département respectif, qui doit indiquer au minimum l'objet du contrat ou de la dépense, le mode d'attribution, la modalité et la procédure d'attribution ; l'article de la norme sur lequel se fonde l'attribution proposée ; le procès-verbal d'appel d'offres ; les offres présentées ; l'évaluation des offres présentées ; la proposition d'avis d'attribution ; le projet de contrat, et le document budgétaire d'engagement de dépense dûment signé par l'organe de passation des marchés.

4. En ce qui concerne les dépenses financées par des apports de diverses provenances en plus des crédits budgétaires, la disponibilité totale du financement doit être justifiée dans le dossier correspondant.

5. Lorsque le mode d'attribution des dossiers de dépenses n'est pas le mode normal d'attribution (concours public ou convocation publique), l'organe de passation des marchés ou le directeur ou le responsable du département respectif doit le justifier de manière motivée en mentionnant l'article de la norme sur lequel il se fonde.

6. Les dossiers à la phase de liquidation des dépenses qui ont été préalablement autorisées aux phases d'autorisation et d'engagement par les organes gestionnaires correspondants – le Gouvernement en ce qui concerne l'Administration générale et le Conseil d'administration en ce qui concerne les entités parapubliques ou de droit public – comprennent la documentation suivante :

a) Le document budgétaire de liquidation signé par l'organe de passation des marchés.

b) Le certificat de travaux, la facture ou le document justificatif analogue attestant la réalisation de la dépense, dûment signé par l'organe de passation des marchés ou le directeur respectif ou par le responsable du département respectif et, le cas échéant, par les autres personnes responsables de la gestion et/ou du traitement de la dépense, donnant à cet effet leur accord quant à l'exécution des travaux ou à la bonne qualité de la prestation du service, de la fourniture ou de l'acquisition, ou à la réalisation de la dépense.

7. Les dossiers de dépenses aux phases d'autorisation, d'engagement et de liquidation dont la compétence d'autorisation revient aux organes de passation des marchés du fait qu'il s'agit de marchés mineurs ou d'un montant inférieur à celui que fixe la Loi du budget annuel, et qui ne requièrent donc pas l'approbation des organes gestionnaires correspondants – le Gouvernement en ce qui concerne l'Administration générale et le Conseil d'administration en ce qui concerne les entités parapubliques ou de droit public – doivent remplir les conditions requises minimales suivantes :

a) Les documents budgétaires d'autorisation et d'engagement de dépense sont établis au moment où l'organe de passation des marchés commande la dépense conformément à l'article 31 de la Loi générale des finances publiques et ses modifications ultérieures, et doivent être signés par l'utilisateur du budget et par l'organe de passation des marchés.

b) L'organe de passation des marchés doit vérifier que la personne à laquelle la dépense est attribuée est habilitée à contracter conformément à la législation applicable, au moyen de l'établissement du document de déclaration sur l'honneur qui doit être joint aux documents budgétaires d'autorisation et d'engagement de dépense.

c) Conformément à la Loi du budget annuel, le traitement du dossier exige uniquement l'incorporation de la facture à la phase de la liquidation, et la facture correspondante doit se substituer au document contractuel et au procès-verbal de conformité de la fourniture, de réception des travaux ou des travaux techniques et services, et autres, selon le cas. Le document budgétaire de liquidation doit être signé par l'utilisateur du budget et par l'organe de passation des marchés.

d) Chaque fois que cela est possible, l'organe de passation des marchés doit promouvoir la mise en concurrence en demandant un minimum de trois devis afin de veiller au respect des principes d'efficacité, d'efficience et d'économie dans la passation des marchés ou la réalisation de ces dépenses. L'approbation d'un cahier des charges ou de règles applicables n'est pas obligatoire, ni la constitution de la commission d'appel d'offres. L'Intervention pourra effectuer des contrôles a posteriori pour vérifier ce point.