Article 7. Documentació objecte d’avaluació i tria

Article 7. Documentació objecte d’avaluació i tria

1. És objecte d’avaluació i tria la documentació de l’Administració general, produïda en qualsevol suport, i que es troba en qualsevol de les fases prèvies a l’ingrés definitiu a l’arxiu, un cop finalitzades les seves fases activa i semiactiva.

2. És també objecte d’avaluació la informació i les dades contingudes en els fitxers de naturalesa pública, en qualsevol suport, un cop exhaurit el seu termini i abans de destruir-les.

3. Cap dels documents públics enumerats a l’article 1 no pot ser eliminat sense seguir el procediment establert en aquest Reglament.

4. No pot ingressar a l’Arxiu Nacional d’Andorra ni als arxius en fase inactiva cap document que no hagi estat avaluat prèviament.

5. No pot ser objecte d’avaluació i tria la documentació de l’Administració general anterior a l’1 de gener de 1984, llevat dels casos excepcionals i degudament justificats.

6. És competència de la CAAD decidir els casos en els quals l’existència d’una còpia o suport de substitució de documents pot permetre l’eliminació de documents amb valor jurídic, informatiu o cultural. La còpia o suport de substitució ha de garantir l’autenticitat, la integritat i la conservació dels continguts. En cap cas no se’n pot autoritzar l’eliminació quan els suports dels documents originals tinguin un valor cultural o altres característiques que n’aconsellin la conservació.

7. És competència de la CAAD proposar la migració dels formats digitals per garantir que no es perdi informació del contingut i de la forma de l’objecte digital.

8. No es poden eliminar els documents mentre es conservi el seu valor probatori de drets i obligacions de persones físiques o jurídiques o mentre no hagin transcorregut els terminis que la legislació estableix per conservar-los. En cap cas no es poden eliminar els documents declarats bé d’interès cultural ni els inclosos en l’Inventari general del patrimoni cultural d’Andorra.