Article 10. Aplicació de les resolucions de la CAAD

Article 10. Aplicació de les resolucions de la CAAD

1. L’òrgan titular de la documentació objecte d’avaluació és el responsable d’aplicar les resolucions de la CAAD.

2. Quan l’aplicació d’una taula d’avaluació comporti l’eliminació de documents, la persona tècnica que porti a terme aquesta aplicació, abans de procedir a la destrucció, ha de: a. Tenir un inventari de la documentació a destruir. b. Obtenir l’autorització de la secretaria o de la direcció de l’organisme o entitat titular de documentació. c. Comprovar que cap circumstància administrativa o jurídica no hagi alterat el termini de conservació fixat per als documents a eliminar.

3. L’eliminació de documentació s’ha de comunicar a la CAAD mitjançant la tramesa d’una acta feta en els termes establerts a l’article 9.4.

4. Quan la documentació que cal conservar ingressa a l’arxiu corresponent, s’adjunta al document de transferència un exemplar de l’acta de la resolució de la CAAD.

5. Els titulars de documents públics han de disposar d’un registre de destrucció de documents que ha d’estar autoritzat pel secretari del Govern. Aquest registre ha d’estar a disposició de consulta de la CAAD i de l’Àrea d’Arxius i Gestió de Documents.

6. Aquest registre de destrucció de documents ha de tenir, com a mínim, els camps d’informació següents:

a) Codi de la taula d’avaluació i accés documental o data de la resolució d’avaluació documental que s’aplica.

b) Nom de la sèrie documental.

c) Any de la documentació destruïda.

d) Organisme productor.

e) Volum i suport de la documentació destruïda.

f) Data de la destrucció.

g) Existència de suport de substitució i descripció d’aquest suport.