Règlement des Archives communales, du 17-09-2003

Chapitre I. Archives communales Les Archives du Commun d'Encamp sont un service public de caractère administratif, spécialisé dans la gestion et le traitement de la documentation, qui a pour finalité d'ordonner et de conserver la documentation qu'il contient. Le volume documentaire formé par les contrats, conventions, demandes, décrets et décisions, procès-verbaux, reçus, factures, listes diverses, et autres, quelle que soit sa date, sur tout support et dans tout format (papier, livre, disquette, CD, dossier, dossier ou chemise) constitue le patrimoine documentaire du Commun d'Encamp et les documents qui s'y trouvent ont une valeur administrative, juridique et historique. Les Archives du Commun d'Encamp sont situées à la Casa Comuna et, dans l'organigramme fonctionnel, sont rattachées au Secrétariat général. Le Commun d'Encamp garantit le maintien et la promotion de ce service conformément à la législation en vigueur et à la réglementation approuvée en Conseil de Commun du 31 juillet 2002, qui lui attribue les compétences suivantes : Organiser le patrimoine documentaire communal. Garantir le droit à l'information et le droit à l'intimité. Faciliter la recherche. Veiller à la sauvegarde et à la conservation du patrimoine documentaire. 1. Structure des Archives La structure des Archives communales se compose essentiellement de deux parties : les archives de gestion et les archives centrales. a) Archives de gestion : une pour chaque service ou unité, où la documentation est reçue, créée, traitée, clôturée et gérée de manière à pouvoir être transférée, le moment venu, aux archives centrales : celles du secrétariat général et de tous les départements fonctionnels du Commun (ressources humaines, administration, finances, travaux et urbanisme, services, environnement et circulation, culture et affaires sociales, jeunesse et sports, et promotion et tourisme), conformément à l'organigramme fonctionnel existant. b) Pré-archivage : correspond à la phase préalable de conditionnement, de classement, de numérotation,... de la documentation. c) Archives centrales : il s'agit de toute la documentation préparée en dossiers et transférée par les différentes archives de gestion ou de bureau, classée et numérotée, prête à être archivée de manière permanente aux Archives centrales du Commun. Les documents en image (photographies, vidéos,...), générés par les différents départements et sections du Commun d'Encamp, ne constituent pas des archives distinctes, mais font partie d'un dossier des archives de gestion, qui sont ultérieurement transmis aux archives centrales. 2. Les documents Les Archives communales sont formées d'un ensemble de documents qui ont été générés notamment par le Commun d'Encamp ou par d'autres institutions et organismes d'Andorre. Ils proviennent également de personnes physiques et morales ayant adressé une demande à l'administration communale ou peuvent provenir de personnes ou d'institutions qui souhaitent céder de la documentation privée au Commun. Par document, on entend toute expression en langage écrit et tout autre type d'expression graphique, sonore, en image ou informatisée, recueillie sur tout type de support matériel. Toute documentation générée par les personnes qui exercent des fonctions politiques ou administratives au sein du Commun d'Encamp fait partie du patrimoine documentaire communal et ne peut jamais être considérée comme une propriété privée. Lorsqu'une personne employée du Commun ou un/une élu/e met fin à l'exercice de la fonction exercée au Commun, la documentation utilisée doit rester au département correspondant ou doit être transférée aux archives communales pour y être enregistrée. De même, la documentation relative aux entités paracommunales, fondations, consortiums, conseils de fondation, commissions, entreprises et services liés au Commun d''Encamp doit être déposée et enregistrée aux Archives communales. 3. Catégories de documents Le présent règlement établit une classification des documents en trois catégories : a) Documents d'archives : il s'agit d'exemplaires uniques, habituellement originaux, qui constituent le témoignage réel des activités réalisées par le Commun d'Encamp dans ses différents services, départements et sections. Ils attestent les droits et obligations de l'Administration communale et des citoyens. Ex. : procès-verbaux du Commun, demandes, mandats, ordres de paiement, avis officiels. Ce sont des documents qui doivent être transmis aux Archives centrales reliés, organisés en dossiers ou dossiers et convenablement mis en boîtes et identifiés. b) Documents de support : il s'agit des documents de consultation et d'information qui nous servent à traiter une démarche administrative. Il peut s'agir de documents à usage informatif et de documents de travail. b.1) Documents à usage informatif : il s'agit d'exemplaires multiples (rapports, imprimés, bulletins communaux, programmes, photocopies, catalogues, revues, disquettes, CD) d'origines et de caractéristiques diverses qui sont utilisés dans la gestion administrative, technique ou politique, comme matériel de consultation ou source d'information servant à obtenir les données nécessaires au règlement des affaires. Cette documentation ne doit pas être transférée aux Archives centrales. Sa conservation et sa description dépendent de l'utilité qu'elle présente, selon l'appréciation de la personne responsable de chaque département. b.2) Documents de travail : il s'agit de documents créés dans chaque département ou section, individuellement ou collectivement, dont la finalité est de permettre d'avoir à portée de main des informations pertinentes, d'organiser le travail, d'en améliorer le rendement et le contrôle. Ils sont variés et dépendent du système de travail de chacun : agendas, listes, relevés, fiches de suivi d'affaires, notes écrites, mémorandums, brouillons, tableaux, schémas et autres. Leur gestion incombe à la personne qui l'élabore et, dans des cas exceptionnels, l'un de ces documents est intégré à un dossier ou dossier. En général, ils restent dans le bureau de chacun et sont éliminés lorsque la personne responsable du département concerné le décide.

Chapitre II. Fonctions des archives communales Les Archives communales doivent protéger, conserver et diffuser le patrimoine documentaire afin d'accomplir un bon travail et, à cette fin, il est nécessaire de disposer des moyens adéquats en ce qui concerne les installations, l'espace, le personnel et les ressources nécessaires. Les installations des archives communales ont pour fonction unique et exclusive celle d'archives et ne peuvent en aucun cas être utilisées à d'autres fins. Les zones de travail et de dépôt de documentation doit être d'accès restreint et les personnes étrangères au service ne peuvent y accéder si elles ne sont pas accompagnées du personnel qui en est habituellement responsable, sauf circonstances exceptionnelles de force majeure. Les fonctions propres des Archives communales sont : gérer les documents, faciliter l'accès de l'usager à la documentation et à l'information, et protéger, conserver et diffuser le patrimoine documentaire. 1. Gestion des documents Cette fonction comprend : Établir des normes réglementant le classement, l'ordonnancement et le traitement de la documentation pendant sa gestion administrative dans les différents services du Commun d'Encamp et en contrôler l'application. Établir des critères et des réglementations pour le transfert et le versement de documentation aux archives communales et la contrôler conformément à la norme réglementant le transfert (sans agrafes, trombones, photocopies). Vérifier, analyser, décrire et transférer la documentation administrative aux archives. Formuler des propositions de conservation et d'élimination de documentation, le cas échéant, conformément au présent règlement. Formuler des propositions concernant l'adaptation physique des archives, l'état des locaux et des installations, le personnel et les autres ressources, en tant qu'ils sont nécessaires au bon emplacement, à la conservation et à la sécurité de la documentation. Contribuer à une meilleure efficacité et à un meilleur fonctionnement du traitement de la documentation communale, au moyen de l'élaboration d'inventaires, de catalogues, d'index, de répertoires et d'autres instruments de description documentaire nécessaires pour faciliter la recherche de documents de manière rapide et adéquate afin de résoudre toute démarche administrative. 2. L'accès à la documentation Cette fonction exige : Établir les conditions de prêt de documents pour leur consultation dans les différentes sections et les différents services du Commun d'Encamp, tout en tenant un registre (selon le formulaire annexé) des documents prêtés. Faciliter l'accès du citoyen à la documentation au moyen de la consultation directe, d'inventaires, de catalogues. Garantir l'accès à la documentation et sa consultation à tous les chercheurs et spécialistes, ainsi qu'aux citoyens en général, en suivant les normes du présent règlement et en établissant une liste précise des consultants, parfaitement identifiés, et des documents consultés, ainsi que l'élaboration de statistiques de consultation. 3. Protection, conservation et diffusion du patrimoine documentaire Cette fonction implique : Promouvoir la diffusion du patrimoine documentaire des Archives du Commun d'Encamp au moyen d'expositions, de publications, de reproductions, d'acquisitions, de conférences, de services pédagogiques et, en général, de toutes les activités visant à montrer et à divulguer le patrimoine historique du Commun d'Encamp. Garantir la conservation du patrimoine documentaire des archives communales d'Encamp, s'agissant de documents originaux, et veiller contre la spoliation du patrimoine documentaire en évitant toute action ou omission mettant en péril de détérioration, de perte ou de destruction tout ou partie des biens qui composent le patrimoine documentaire du Commun. Prendre expressément soin des documents qui n'ont pas été reproduits, microfilmés, informatisés, ou par une autre formule, s'agissant d'exemplaires uniques, plus anciens et plus fragiles.

Chapitre III. Entretien des archives Afin de maintenir les Archives du Commun d'Encamp en bon état, il convient de tenir compte de ce qui suit : a) Matériel : boîtes, chemises. b) Nettoyage continu. c) Utilisation du logiciel de gestion documentaire. d) Connaissance et pratique de la base de données pour le contrôle des boîtes et des dossiers des Archives (fiches, transfert, consultation, contrôle) e) Normes de transfert, de consultation et de prêt. f) Connaissance et pratique de la base de données des demandes et des Registres des procès-verbaux.

Chapitre IV. Fonctions et responsabilités de l'archiviste communal(e) Étant donné que l'Archive communale est un service public du Commun d'Encamp, les objectifs que doit avoir la personne qui en est responsable sont : Organiser et gérer les documents administratifs et le patrimoine documentaire communal. Faciliter l'accès à la documentation et à l'information nécessaire à la recherche et aux études historiques et culturelles. Veiller à la protection, à la conservation et à la diffusion du patrimoine documentaire. Les fonctions de l'Archiviste sont : L'Archiviste est responsable de l'ordre à l'Archive communale ainsi que du personnel placé sous son autorité. Il/elle doit être responsable de la manière dont sont exécutés les travaux de classement, de mise en ordre et de catalogage, de la bonne conservation du matériel documentaire et de la périodicité de la transmission de la documentation. Par délégation du/de la Secrétaire général(e), il/elle doit assurer la garde des Registres des procès-verbaux, du sceau de l'Archive s'il y en a un, des clés, des dépôts de documents, de la salle de consultation et de toute autre de ses dépendances. Tenir un Registre, à usage interne de la Casa Comuna, de tous les documents reçus ou prêtés pour consultation, en y faisant figurer la nature et la dénomination du document, la personne qui sollicite le prêt, le département, la date, la signature du demandeur, tant au moment du prêt qu'au moment de son remboursement. Recevoir, classer et ordonner, inventorier et cataloguer, conserver et garder de manière appropriée la documentation. Proposer des normes réglementant le classement, la mise en ordre et le traitement de la documentation de l'archive de gestion des différents départements du Commun et en contrôler l'application pour le bon fonctionnement du Service de l'Archive communale. Proposer des directives pour l'emplacement physique correct des documents et les conditions adéquates des locaux de l'archive, formuler des propositions de matériel et d'installations afin qu'ils disposent des mesures de sécurité appropriées. Élaborer des inventaires, des catalogues, des index, des répertoires et d'autres instruments de description documentaire afin de faciliter l'accès à la documentation et sa consultation par les usagers, les chercheurs, les érudits et les citoyens en général. Formuler les propositions d'élimination de documentation, toujours avec l'accord du Conseil de Commun. Entretenir des relations avec les entités parapubliques, les consortiums, les fondations et les entités privées liées au Service de l'Archive communale. Tenir une liste des chercheurs où figurent le nom, l'adresse et le sujet de recherche et contrôler les documents cédés pour consultation. Établir les statistiques mensuelles et annuelles des chercheurs et des usagers. Respecter les conditions requises prévues par le Règlement de l'Archive du Commun d'Encamp pour le prêt de documents. Veiller à prévenir la spoliation du patrimoine documentaire communal, entendue comme toute action ou omission qui expose à un risque de détérioration, de perte ou de destruction tout ou partie des valeurs des biens qui composent le patrimoine documentaire du Commun d'Encamp. Dans ce cas, l'Archiviste communal(e) doit informer les autorités compétentes afin qu'elles adoptent les mesures appropriées. L'Archiviste peut proposer au Conseil de Commun, avec l'approbation du Secrétariat général, toute mesure qu'il/elle estime nécessaire et qui n'a pas été prévue dans le présent Règlement, visant à améliorer l'accomplissement et le développement des fonctions et des finalités de l'Archive.

Chapitre V. Gestion des documents Conformément au classement des fonds documentaires, la documentation d'un acte administratif ayant fait l'objet d'une décision est transférée à l'Archive communale. Tant que cette circonstance ne s'est pas produite, la documentation doit être conservée dans chacun des départements correspondants. La documentation administrative transférée à l'Archive communale est constituée de registres officiels, de dossiers administratifs, de dossiers, de demandes et de tout autre document défini au

Chapitre VI. Et accès à la documentation : protection et diffusion du patrimoine documentaire Bien que la Constitution reconnaisse aux citoyens le droit d'accéder aux documents publics (Art. 12), elle le limite également. Étant donné qu'une certaine documentation peut porter atteinte à l'honneur et à l'intimité des personnes (Code de l'Administration) et la Loi de la procédure judiciaire en ce qui concerne les jugements pénaux et les décisions administratives et civiles, il est nécessaire de sauvegarder ces droits et de rechercher l'équilibre entre le droit des personnes à l'information et le droit des personnes à garder et à préserver leur intimité. L'exercice du droit d'accès n'autorise pas le citoyen à utiliser la documentation à des fins commerciales ni à la reproduire ou à la diffuser. Tant qu'il n'existe pas de loi-cadre sur les archives, la Junta de Gouvernement du Commun d'Encamp doit autoriser l'accès à la documentation. S'il y a lieu d'éliminer une certaine documentation, la Junta de Gouvernement doit donner son autorisation, sur proposition préalable de l'Archiviste communal(e), accompagnée d'un rapport signé par le/la Secrétaire général(e), qui le justifie. 1. Consultations : a) Consultations internes : Conformément au présent Règlement, il convient de distinguer, en ce qui concerne les normes et les procédures, les consultations internes effectuées par les élus et par les différents départements, des consultations externes effectuées par les citoyens en général, quel qu'en soit le motif. Dans le cas de consultations internes, c'est-à-dire liées à l'administration elle-même, le Service des Archives met la documentation à la disposition des usagers internes au moyen du formulaire de demande de documentation (annexe 2). Les documents sont communiqués, tant au niveau interne qu'au public en général, dans l'ordre rigoureux des demandes. Lorsqu'un département souhaite consulter une documentation produite par un autre département, l'autorisation du/de la Secrétaire général(e) est nécessaire, après accord préalable du chef du département concerné. b) Consultations externes : La consultation publique du fonds documentaire est libre et ouverte à tous les citoyens qui le souhaitent, pour autant qu'ils respectent la réglementation prévue par le présent Règlement. L'administration communale garantit l'accès des citoyens aux Archives communales, sans préjudice des restrictions qui, pour des raisons de conservation des biens qui y sont conservés ou que une loi, de rang supérieur au présent règlement, peut établir. Les dossiers peuvent être consultés dès lors qu'ils concernent le/s titulaire/s de la demande de consultation et que leur instruction est terminée ou qu'il existe un accord consigné dans un procès-verbal du Conseil de Commun. La consultation est libre pour les particuliers, sauf dans les cas protégés ou lorsque des ordinations spécifiques le prévoient. La consultation publique de la documentation se fait dans la salle de consultation aménagée à cet effet et il est nécessaire de justifier la qualité d'intéressé dans le dossier dont la communication est demandée (annexe 3) en remplissant préalablement une fiche sur laquelle figurent les nom et prénoms, la nationalité, la profession, le domicile, le numéro de DNI, de passeport ou de carte de chercheur, les données de la recherche ou le sujet sur lequel porte la recherche et la date de début du travail. L'usager doit présenter une demande motivée par écrit exposant en détail les motifs qui justifient sa demande. Les usagers des Archives communales ne peuvent pas prendre eux-mêmes sur les étagères ou dans les dépôts les documents qu'ils souhaitent consulter, sauf si, en raison de circonstances particulières et avec l'autorisation de l'Archiviste, cela leur est autorisé. En cas d'utilisation des documents des Archives communales en vue de leur publication ou de leur diffusion publique, leur provenance doit obligatoirement être mentionnée. Lorsqu'il s'agit de documentation iconographique, doivent figurer, outre la provenance des Archives, le nom de son auteur s'il est connu, sans préjudice d'autres obligations qui peuvent être établies. Dans les dépôts des Archives du Commun d'Encamp et dans les salles de travail et de consultation, il n'est pas permis de fumer, de parler à voix haute ou de perturber les conditions normales de travail. Les personnes qui détériorent des livres, des documents ou tout type d'objets doivent indemniser, selon l'évaluation réalisée par l'Archiviste communal(e) ou au moyen d'une expertise, le préjudice causé. Les dommages causés par malveillance et les éventuelles soustractions sont portés à la connaissance du Secrétaire de la Corporation et du Conseil de Commun et, le cas échéant, de la juridiction compétente, aux fins appropriées. L'utilisation de la documentation communale par des personnes du public étrangères au Commun d'Encamp doit obligatoirement se faire dans les locaux des Archives communales et en présence de l'Archiviste ou d'un employé du Service des Archives autorisé à cet effet. 2. Prêt de documents : Le prêt de documents n'est autorisé que pour les consultations internes et se fait après signature préalable par le requérant d'une feuille de registre des sorties (prêt) des Archives communales (annexe 2), sur laquelle sont mentionnés la nature du document, la date de remise, la date maximale de retour, le code de classement, le nom et la signature du demandeur et le département auquel il est destiné. Lorsque le ou les documents sont restitués aux Archives communales, la personne chargée de le faire doit signer à l'emplacement correspondant afin de justifier définitivement que le document prêté a été restitué à son lieu d'origine. La date à laquelle la restitution a été effectuée est également indiquée. Aucun service, Département ou personne dépendant du Commun ne peut conserver de manière permanente, au maximum trois mois (3), des documents extraits des Archives communales pour leur consultation. En cas de dépassement de ce délai, l'Archiviste communal(e) adresse une communication au/à la Secrétaire général(e) sur les infractions en cours afin que les documents soient immédiatement réintégrés aux Archives communales et que soient adoptées les mesures jugées appropriées à l'encontre des responsables des infractions. Ne sont pas prêtés pour consultation interne des parties de dossiers ou des documents séparés de l'ensemble organique dont ils font partie. Seuls sont communiqués des dossiers complets ou dans l'état dans lequel ils ont été transférés aux Archives, conformément à ce qui est indiqué dans le

Chapitre VII. Évaluation de la documentation Le volume documentaire du Commun d'Encamp augmente chaque année et, après leur période de validité administrative, il n'est pas nécessaire de les conserver intégralement, car une fois expirée la période de validité au sein de l'organe qui les a produits ou reçus, les documents doivent faire l'objet d'une évaluation ou d'un tri, afin de ne conserver de manière permanente que ceux qui présentent un intérêt pour l'information et la recherche, ou dont la conservation est obligatoire selon la Loi. 1. Commission d'évaluation Le Commun crée une Commission d'évaluation composée des personnes suivantes : la secrétaire générale, l'archiviste, un Consul - le Consul majeur ou le Consul mineur - un juriste - l'avocat de la corporation - et un représentant des Archives nationales du Gouvernement en qualité de conseiller. Le ou les techniciens chargés de la gestion de la documentation à évaluer sont invités à cette commission afin de déterminer la conservation permanente ou l'élimination. Les fonctions de la Commission d'évaluation sont les suivantes : a) Analyser la documentation du Commun d'Encamp b) Élaborer et réglementer les critères généraux d'évaluation et de tri de la documentation du Commun d'Encamp et en contrôler la bonne application. c) Établir les tableaux d'évaluation de la documentation du Commun d'Encamp. Les résolutions de la Commission d'évaluation (Annexe 4) doivent être adoptées par la Junta de Govern et soumises à l'approbation du Conseil de Commun. 2. Procédure d'évaluation et de tri La procédure est engagée sur proposition de l'archiviste ou du/de la chef du département concerné et ceux-ci, conformément aux critères généraux d'évaluation et de tri de la documentation, doivent transmettre la proposition au Secrétariat général. En aucun cas une procédure d'évaluation et de tri de documents ne peut être engagée si la proposition ne remplit pas les conditions requises établies. Si le/la secrétaire approuve la proposition, dans laquelle la documentation à éliminer est précisée de manière motivée et justifiée, une Commission d'évaluation est convoquée pour étudier chaque proposition ; si nécessaire, un conseil externe est requis et un procès-verbal est dressé. Le procès-verbal de la Commission d'évaluation doit inclure la liste détaillée de la documentation dont l'élimination est décidée et de la documentation dont la conservation est décidée ; il est ensuite approuvé en Junta de Govern puis ratifié par le Conseil de Commun. La décision prise est immédiatement notifiée à l'archiviste. 3. Critères de conservation Les documents suivants doivent être conservés : a) les documents essentiels qui sont indispensables au fonctionnement et ceux qui garantissent la continuité des activités après une catastrophe. Ces documents permettent de connaître les origines du Commun, son organisation, l'évolution de ses structures, les fonctions politiques, les programmes et les activités. b) les documents qui permettent de connaître les processus d'élaboration des ordonnances et règlements qui concernent le Commun et son fonctionnement. c) les documents qui permettent d'évaluer l'impact ou l'efficacité des programmes ou des activités du Commun. d) les documents qui supervisent le fonctionnement interne du Commun en ce qui concerne les délégations d'autorité, les relations de pouvoir et les programmes visant à gouverner et à gérer les affaires publiques. e) les documents qui contiennent des données significatives sur un événement, une personne au parcours remarquable, une institution, une entité, un collectif, un lieu. f) les documents qui contiennent des données significatives sur des événements importants, des mouvements ou des tendances de l'histoire politique, économique et sociale. g) les documents qui contiennent des données nécessaires à la protection des droits civils, financiers et juridiques des personnes, des institutions et entités et du Commun lui-même. h) les documents qui envisagent et mettent en relation de manière significative d'autres sources ou séries documentaires. i) les documents qui répondent aux besoins de l'analyse statistique et de l'histoire quantitative. 4. Critères d'élimination Pour éliminer tout document, il est fondamental de garantir la confidentialité des données. Il convient toutefois de distinguer l'élimination des copies et l'élimination des documents originaux. a) Copies : avant de procéder à l'élimination des copies, il convient de vérifier que la documentation originale est conservée. Par conséquent, les copies peuvent être éliminées automatiquement, à condition que les documents originaux soient localisés et en bon état de conservation. Une fois cela vérifié, la copie est éliminée à l'expiration du délai légal de 3 ans. Les listings informatiques n'ont pas de validité s'ils ne sont pas authentifiés au moyen d'une signature ou d'un cachet autorisé. b) Documents originaux : sur autorisation préalable de la Commission d'évaluation et décision de la Junta de Govern, peuvent être éliminés : les documents originaux qui contiennent des données reprises dans des documents récapitulatifs et des publications. les documents dans un état de détérioration très avancé, lorsque leur restauration est jugée inutile. les documents ou séries de documents qui présentent des lacunes d'information rendant impossible leur compréhension. c) Quelques exemples d'évaluation : Dans tous les cas, la confidentialité des données doit être garantie. Les délais d'élimination fixés peuvent être modifiés sur rapport justificatif des Archives nationales et décision de la Junta de Govern. Finances : paiements relatifs à des biens immeubles : conservation permanente. pièces comptables relatives à des biens immeubles : conservation permanente. certifications de travaux : conservation permanente des certifications de travaux. documents comptables : les conserver au minimum 5 ans, en conservant toujours les documents récapitulatifs, signés et cachetés, et numérisés. factures et ordres de paiement : présenter une proposition d'évaluation avec prescription à 5 ans afin, le cas échéant, de les éliminer, tout en conservant les documents récapitulatifs, signés et cachetés et numérisés. pièces comptables : présenter une proposition d'évaluation avec prescription à 5 ans afin, le cas échéant, de les éliminer, en conservant toutefois les documents récapitulatifs, signés et cachetés et numérisés. Procès-verbaux : procès-verbaux du Conseil de Commun, de la Junta de Govern et des commissions ou autres : conservation permanente. Offres de travaux : offres de travaux retenues : toujours conserver l'offre acceptée. offres de travaux non acceptées : à l'expiration d'un délai de 5 ans à compter de la réception définitive de l'ouvrage construit (offre retenue), présenter une proposition d'évaluation afin d'éliminer, le cas échéant, les autres offres. Offres de services et de fournitures : offres de services et de fournitures acceptées : toujours conserver l'offre retenue. offres de services non acceptées : à l'expiration d'un délai de 5 ans à compter du service contracté (offre retenue), présenter une proposition d'évaluation afin d'éliminer, le cas échéant, les autres offres. offres de fournitures non acceptées : à l'expiration d'un délai de 5 ans à compter de la fourniture contractée (offre retenue), présenter une proposition d'évaluation afin d'éliminer, le cas échéant, les autres offres. Demandes ayant fait l'objet d'une décision et non retirées par la personne titulaire : il est nécessaire de conserver la documentation antérieure à 1990. il peut être notifié au BOPA que les demandes datant de janvier 1991 à décembre 2000 (en précisant le n° de demande) qui n'ont pas été retirées par leurs titulaires disposent d'un délai de 3 mois pour être retirées auprès du service des Démarches du Commun d'Encamp. À l'expiration de ce délai, elles sont éliminées. À partir de l'année 2000, un avis est publié au BOPA avec les noms et numéros des demandes qui n'ont pas été retirées au cours de l'année 2000 et leurs titulaires disposent d'un délai de 3 mois pour les retirer auprès du service des Démarches du Commun d'Encamp. À l'expiration de ce délai, elles sont éliminées. Dans les deux cas, une copie de l'avis publié au BOPA est provisoirement annexée à la boîte d'archives définitive des duplicata de la demande.

Disposition finale Le.

présent Règlement a été approuvé par le Conseil de Commun du 31 juillet 2002 et entre en vigueur quinze jours après sa publication au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre.

En vigueur depuis le 15/10/2003 · texte original · Règlement des Archives communales, du 17-09-2003 (BOPA 2003-09-24) · page de l'article ↗ · Source : bopa.mca.ad