Reglament de l'Arxiu Comunal, del 2003-09-17

Capítol I. Arxiu comunal L'Arxiu del Comú d'Encamp és un servei públic de caràcter administratiu, especialitzat en la gestió i el tractament de la documentació i que té per finalitat ordenar i custodiar la documentació que conté. El volum documental format per contractes, convenis, sol.licituds, decrets i resolucions, actes, rebuts, factures, llistats diversos, i altres, sigui quina sigui la seva data, en qualsevol suport i format (paper, llibre, disquet, CD, expedient, dossier o carpeta) constitueix el patrimoni documental del Comú d'Encamp i els documents que s'hi troben tenen un valor administratiu, jurídic i històric. L'Arxiu del Comú d'Encamp se situa a la Casa Comuna i en l'organigrama funcional s'adscriu a Secretaria General. El Comú d'Encamp garanteix el manteniment i la promoció d'aquest servei d'acord amb la legislació vigent i amb la normativa aprovada en el Consell de Comú del dia 31 de juliol del 2002 que li atribueix les competències següents: Organitzar el patrimoni documental comunal. Garantir el dret a la informació i el dret a la intimitat. Facilitar la recerca. Vetllar per la salvaguarda i conservació del patrimoni documental. 1. Estructura de l'Arxiu L'estructura de l'Arxiu comunal es compon bàsicament de dues parts: l'arxiu de gestió i l'arxiu central. a) Arxiu de gestió: un per cada servei o unitat, on la documentació es rep, es crea, es tramita, es clou i es tracta de manera que en el seu moment pugui ser transferida a l'arxiu central: de secretaria general i de tots els departaments funcionals del Comú (recursos humans, administració, finances, obres i urbanisme, serveis, medi ambient i circulació, cultura i afers socials, joventut i esports i promoció i turisme), d'acord amb l'organigrama funcional que existeixi. b) Pre-arxiu: correspon a la fase prèvia de condicionament, classificació, numeració,... de la documentació. c) Arxiu Central: és tota aquella documentació preparada en expedients i transferida pels diversos arxius de gestió o d'oficina, classificada i numerada, a punt de ser arxivada de manera permanent a l'Arxiu central del Comú. Els documents en imatge (fotografies, vídeos,...), generats des dels diferents departaments i seccions del Comú d'Encamp, no són un arxiu a part, sinó que formen part d'un expedient de l'arxiu de gestió, que posteriorment són tramesos a l'arxiu central. 2. Els documents L'Arxiu comunal està format per un conjunt de documents que han estat generats especialment pel Comú d'Encamp o bé per altres institucions i organismes d'Andorra. També provenen de persones físiques i jurídiques que han sol·licitat quelcom a l'administració comunal o poden provenir de persones o institucions que desitgin cedir documentació privada al Comú. Per document s'entén qualsevol expressió en llenguatge escrit i qualsevol altre tipus d'expressió gràfica, sonora, en imatge o informatitzada, recollida en qualsevol tipus de suport material. Tota documentació generada per les persones que exerceixen funcions polítiques o administratives al si del Comú d'Encamp forma part del patrimoni documental comunal i mai no podrà ser considerada com una propietat privada. Quan una persona empleada del Comú o bé un/a polític/a finalitza l'exercici de la funció desenvolupada al Comú, la documentació emprada ha de restar al departament corresponent o bé ha de ser transferida a l'arxiu comunal per ésser registrada. Així mateix, aquella documentació relativa a entitats paracomunals, fundacions, consorcis, patronats, comissions, empreses i serveis vinculats amb el Comú d''Encamp ha de ser dipositada i registrada a l'Arxiu comunal. 3. Classes de documents En el present reglament s'ha establert una classificació dels documents en tres classes: a) Documents d'arxiu: són exemplars únics, habitualment originals, que constitueixen el testimoni real de les activitats realitzades pel Comú d'Encamp en les seves diverses dependències, departaments i seccions. Acrediten drets i obligacions de l'Administració comunal i dels ciutadans. Ex.: actes de Comú, sol·licituds, manaments, ordres de pagament, edictes. Són documents que seran tramesos a l'Arxiu Central enquadernats, organitzats en expedients o dossiers i convenientment encapsats i identificats. b) Documents de suport: són aquells documents de consulta i d'informació que ens serveixen per a resoldre un tràmit administratiu. Poden ser documents d'ús informatiu i documents de treball. b.1) Documents d'ús informatiu: són exemplars múltiples (informes, impresos, butlletins comunals, programes, fotocòpies, catàlegs, revistes, disquets, cd's) d'origen i característiques diversos que són emprats en la gestió administrativa, tècnica o política, com a material de consulta o font d'informació que serveixen per a obtenir les dades necessàries en la resolució d'afers. Aquesta documentació no ha de ser transferida a l'Arxiu Central. La seva conservació i descripció depèn de la utilitat que tingui, a criteri de la persona responsable de cada departament. b.2) Documents de treball: són documents creats en cada departament o secció, individualment o col·lectiva, i la seva finalitat és poder tenir a mà informacions rellevants, organitzar la feina, millorar-ne el rendiment i el control. Són variats i depenen del sistema de treball de cadascú: agendes, llistats, relacions, fitxes de seguiment d'assumptes, notes escrites, memoràndums, esborranys, quadres, esquemes i altres. La seva gestió va a càrrec de la persona que l'elabora i que en casos excepcionals s'incorpora algun d'aquests documents a un expedient o dossier. En general queden al despatx de cadascú i són eliminats quan la persona responsable del departament afectat ho decideix.

Capítol II. Funcions de l'arxiu comunal L'Arxiu comunal ha de protegir, conservar i difondre el patrimoni documental per a desenvolupar un bon treball i per això cal disposar dels mitjans adequats pel que fa a instal·lacions, espai, personal i recursos necessaris. Les instal·lacions de l'arxiu comunal tenen com a funció única i exclusiva la d'arxiu i en cap cas poden ser utilitzades per altres finalitats. Les zones de treball i de dipòsit de documentació ha de ser d'accés restringit i no hi poden tenir accés persones alienes al servei si no van acompanyades del personal que se'n responsabilitza habitualment, llevat de circumstàncies excepcionals de força major. Les funcions pròpies de l'Arxiu comunal són: gestionar els documents, facilitar l'accés de l'usuari a la documentació i a la informació i protegir, conservar i difondre el patrimoni documental. 1. Gestió de documents Aquesta funció comprèn: Establir normes reguladores de classificació, ordenació i tractament de la documentació durant la seva gestió administrativa en els diferents departaments del Comú d'Encamp i controlar-ne l'aplicació. Establir criteris i normatives per la transferència i l'ingrés de documentació a l'arxiu comunal i controlar-la d'acord amb la norma reguladora per transferir (sense grapes, clips, fotocòpies). Verificar, analitzar, fer-ne la descripció i transferir la documentació administrativa a l'arxiu. Realitzar propostes de conservació i d'eliminació de documentació, quan escaigui, d'acord amb el present reglament. Fer propostes respecte a l'adequació física de l'arxiu, les condicions dels locals i les instal·lacions, personal i altres recursos, per ser necessaris per la correcta ubicació, conservació i seguretat de la documentació. Contribuir a una millor eficàcia i millor funcionament del tractament de la documentació comunal, mitjançant l'elaboració d'inventaris, catàlegs, índex, repertoris i altres instruments de descripció documental necessaris per facilitar la recerca de documents d'una manera ràpida i adequada per a resoldre qualsevol tràmit administratiu. 2. L'accés a la documentació Aquesta funció exigeix: Establir les condicions de préstec de documents per ser consultats a les diferents seccions i departaments del Comú d'Encamp, tot i mantenint un registre (segons l'imprès annex) dels documents prestats. Facilitar l'accés del ciutadà a la documentació mitjançant consulta directa, inventaris, catàlegs. Garantir l'accés i la consulta de la documentació a tots els investigadors i estudiosos, i als ciutadans en general, enseguint les normes del present reglament i efectuant una relació acurada dels consultors, perfectament identificats, i dels documents consultats, així com l'elaboració d'estadístiques de consulta. 3. Protecció, conservació i difusió del patrimoni documental Aquesta funció implica: Promoure la difusió del patrimoni documental de l'Arxiu del Comú d'Encamp mitjançant exposicions, publicacions, reproduccions, adquisicions, conferències, serveis pedagògics, i, en general, totes aquelles activitats encaminades a mostrar i divulgar el patrimoni històric del Comú d'Encamp. Garantir la conservació del patrimoni documental de l'arxiu comunal d'Encamp, per tractar-se de documents originals i vetllar contra l'expoli del patrimoni documental evitant qualsevol acció o omissió que posi en perill de deterioració, de pèrdua o de destrucció, de tots o d'alguns dels béns que integren el patrimoni documental del Comú. Tenir cura expressament d'aquells documents que no han estat reproduïts, microfilmats, informatitzats, o altra fórmula, per tractar-se d'exemplars únics, de més antiguitat i més fràgils.

Capítol III. Manteniment de l'arxiu Per tal de mantenir l'Arxiu del Comú d'Encamp en bon estat cal tenir en compte el que segueix: a) Material: caixes, carpetes. b) Neteja contínua. c) Utilització del programa informàtic de gestió documental. d) Coneixement i pràctica de la base de dades pel control de caixes i expedients de l'Arxiu (fitxes, transferència, consulta, control) e) Normes de transferència, consulta i préstec. f) Coneixement i pràctica de la base de dades de les sol·licituds i dels Llibres d'Actes.

Capítol IV. Funcions i responsabilitats de l'arxiver/a comunal Vist que l'Arxiu comunal és un servei públic del Comú d'Encamp els objectius que ha de tenir la persona que se'n responsabilitza són: Organitzar i gestionar els documents administratius i el patrimoni documental comunal. Facilitar l'accés a la documentació i a la informació necessària per a la investigació i estudis històrics i culturals. Vetllar per la protecció, conservació i difusió del patrimoni documental. Les funcions de l'Arxiver/a són: L'Arxiver/a és responsable de l'ordre a l'Arxiu comunal i també del personal al seu càrrec. Ha de responsabilitzar-se de com s'executen els treballs de classificació, ordenació i catalogació, de la correcta conservació del material documental i de la periodificació en la tramesa de documentació. Per delegació del/la Secretari/a General, ha de custodiar els Llibres d'Actes, el segell de l'Arxiu si n'hi ha, les claus, els dipòsits de documents, la sala de consulta i qualsevol altra de les seves dependències. Mantenir un Registre, per a ús intern de la Casa Comuna, de tots els documents rebuts o prestats per a consulta, fent constar la naturalesa i denominació del document, la persona que sol·licita el préstec, departament, data signatura del peticionari, tant en el moment del préstec com en la seva devolució. Rebre, classificar i ordenar, inventariar i catalogar, conservar i custodiar adequadament la documentació. Proposar normes reguladores de classificació, ordenació i tractament de la documentació de l'arxiu de gestió dels diferents departaments del Comú i controlar-ne la seva aplicació per al bon funcionament del Servei d'Arxiu comunal. Proposar directrius per a la correcta ubicació física dels documents i les condicions idònies dels locals de l'arxiu, fer propostes de material i instal·lacions per tal que comptin amb les mesures de seguretat adients. Elaborar inventaris, catàlegs, índexs, repertoris i d'altres instruments de descripció documental per facilitar l'accés i la consulta de la documentació als usuaris, investigadors, estudiosos i ciutadans en general. Realitzar les propostes d'eliminació de documentació sempre amb l'acord del Consell de Comú. Mantenir relacions amb entitats parapúbliques, consorcis, patronats i entitats privades relacionades amb el Servei d'Arxiu comunal. Mantenir una relació d'investigadors on figuri el nom, l'adreça i el tema d'investigació i controlar els documents cedits per a consulta. Confeccionar les estadístiques mensuals i anuals d'investigadors i usuaris. Respectar els requisits que preveu el Reglament de l'Arxiu del Comú d'Encamp per al préstec de documents. Vetllar contra l'expoli del patrimoni documental comunal, entenent com a tal qualsevol acció o omissió que posi en perill de deteriorament, pèrdua o destrucció de tots o alguns dels valors dels béns que integren el patrimoni documental del Comú d'Encamp. En aquest cas, l'Arxiver/a comunal haurà d'informar les autoritats competents per tal que adoptin les mesures oportunes. L'Arxiver/a podrà proposar al Consell de Comú, amb el vist i plau de Secretaria General, qualsevol mesura que consideri necessària i que no s'hagi previst en aquest Reglament, adreçada a millorar el compliment i desenvolupament de les funcions i finalitats de l'Arxiu.

Capítol V. Gestió de documents D'acord amb la classificació dels fons documentals es transferirà a l'Arxiu comunal la documentació d'un acte administratiu resolt. Fins que no es doni aquesta circumstància la documentació haurà de ser custodiada en cadascun dels departaments corresponents. La documentació administrativa que es transfereixi a l'Arxiu comunal estarà formada per llibres oficials, expedients, dossiers, sol·licituds i qualsevol altre document definit al

Capítol VI. I accés a la documentació: protecció i difusió del patrimoni documental Tot i que la Constitució reconeix als ciutadans el dret d'accedir als documents públics (Art. 12), també el limita. Atès que certa documentació pot afectar l'honor i la intimitat de les persones (Codi de l'Administració) i la Llei del procediment judicial respecte a les sentències penals i a les resolucions administratives i civils, és necessari salvaguardar aquests drets i cercar l'equilibri entre el dret de les persones a la informació i el dret de les persones a guardar i preservar la seva intimitat. L'exercici del dret d'accés no autoritza el ciutadà a utilitzar la documentació amb finalitats comercials ni a reproduir-la o difondre-la. Entretant no existeixi una llei marc d'arxius, la Junta de Govern del Comú d'Encamp ha d'autoritzar l'accés a la documentació. Si escau que certa documentació sigui convenient eliminar-la la Junta de Govern ha de donar l'autorització, prèvia proposta de l'Arxiver/a comunal, juntament amb un informe signat pel/la Secretari/a General, que ho justifiqui. 1. Consultes: a) Consultes internes: D'acord amb aquest Reglament s'han de diferenciar, pel que fa a normes i procediments, les consultes internes realitzades pels polítics i pels diferents departaments, de les consultes externes efectuades pels ciutadans en general, sigui quin sigui el seu motiu. En el cas de consultes internes, és a dir, relacionades amb la pròpia administració el Servei d'Arxiu posarà la documentació a disposició dels usuaris interns mitjançant l'imprès de demanda de documentació (annex 2). Els documents se serviran, tant a nivell intern com al públic en general, per rigorós ordre de comanda. Quan un departament vulgui consultar documentació generada per un altre departament caldrà l'autorització del/la Secretari/a General, prèvia conformitat del cap de departament afectat. b) Consultes externes: La consulta pública del fons documental serà lliure i estarà oberta a tots els ciutadans que ho desitgin, sempre i quan compleixin la normativa contemplada en aquest Reglament. L'administració comunal garantirà l'accés dels ciutadans a l'Arxiu comunal, sense perjudici de les restriccions que per raons de la conservació dels béns que s'hi custodien o per les que una llei, de rang superior al present reglament, pugui establir. Els expedients podran ser consultats sempre que afectin el/s titular/s de la demanda de consulta i que la seva tramitació hagi finalitzat o existeixi un acord en una acta de Consell de Comú. La consulta serà lliure per als particulars, excepte en els supòsits protegits o que ordinacions especifiques ho determinin. La consulta pública de la documentació es farà en la sala de consulta habilitada a l'efecte i caldrà acreditar la condició d'interessat en l'expedient del qual se sol·liciten (annex 3) omplint prèviament una fitxa on constarà el nom i cognoms, la nacionalitat, la professió, el domicili, el número de DNI, passaport o carnet d'investigador, les dades de la investigació o tema sobre el qual s'investiga i la data d'inici del treball. L'usuari haurà de fer una petició raonada per escrit on s'expliquin detalladament els motius que justifiquen la seva demanda. Els usuaris de l'Arxiu comunal no podran prendre pel seu compte dels prestatges o dipòsits els documents que desitgin consultar, llevat que per circumstàncies especials i amb autorització de l'Arxiver, els sigui autoritzat. En el cas d'utilització dels documents de l'Arxiu comunal amb vista a la seva publicació o difusió pública, s'haurà de fer constar obligatòriament la seva procedència. Quan es tracti de documentació en imatge hi haurà de constar, a més de la procedència de l'Arxiu, el nom del seu autor si es coneix, sens perjudici d'altres obligacions que es puguin establir. En els dipòsits de l'Arxiu del Comú d'Encamp i en les sales de treball i de consulta, no hi serà permès fumar, parlar en veu alta o alterar les condicions normals de treball. Les persones que deteriorin llibres, documents o qualsevol mena d'objectes hauran d'indemnitzar, segons la valoració que realitzi l'Arxiver/a comunal o per mitjà d'un peritatge, el perjudici causat. Els danys ocasionats maliciosament i les possibles substraccions es posaran en coneixement del Secretari de la Corporació i del Consell de Comú i, si escau, de la jurisdicció competent, als efectes oportuns. La utilització de la documentació comunal per persones del públic alienes al Comú d'Encamp s'haurà de fer forçosament a les dependències de l'Arxiu comunal i en presència de l'Arxiver/a o empleat del Servei d'Arxiu autoritzat amb aquesta finalitat. 2. Préstec de documents: El préstec de documents només s'autoritza per a consultes internes i es farà prèvia signatura del peticionari d'un full de registre de sortides (préstec) de l'Arxiu comunal (annex 2), on figurarà anotada la naturalesa del document, la data de lliurament, la data màxima de retorn, el codi de classificació, el nom i la signatura del sol·licitant i el departament on va dirigit. Quan el document o documents siguin retornats a l'Arxiu comunal, la persona encarregada de fer-ho haurà de signar en el lloc corresponent per tal que s'acrediti definitivament que el document prestat ha estat retornat al seu origen. S'indicarà també la data en què ha estat realitzat el retorn. Cap servei, Departament o persona depenent del Comú es podrà quedar de manera permanent, com a màxim tres mesos (3), amb documents extrets de l'Arxiu comunal per a la seva consulta. En cas de superar-se aquest termini, l'Arxiver/a comunal trametrà un comunicat al/la Secretari General sobre les infraccions que s'estiguin produint per tal que els documents siguin reintegrats immediatament a l'Arxiu comunal i s'adoptin les mesures que es considerin oportunes contra els responsables de les infraccions. No es prestaran per a la seva consulta interna parts d'expedients o documents separats del conjunt orgànic del qual formen part. Només es facilitaran expedients complets o de la manera com hagin estat transferits a l'Arxiu, d'acord amb el que s'indica en el

Capítol VII. Avaluació de la documentació El volum documental del Comú d'Encamp va creixent cada any i després de la seva vigència administrativa no és necessari conservar-los totalment, doncs una vegada ha expirat el període de vigència en l'òrgan que els ha produït o rebut, els documents han de ser objecte d'una avaluació o tria, a fi de conservar de manera permanent només aquells que tinguin interès per a la informació i la investigació, o bé siguin de conservació obligada segons la Llei. 1. Comissió d'Avaluació El Comú crearà una Comissió d'avaluació integrada per les persones següents: la secretària general, l'arxivera, un Cònsol - el Cònsol Major o el Cònsol Menor- un jurista -l'advocat de la corporació- i un representant dels Arxius Nacionals del Govern com assessor. En aquesta comissió es convidarà el/els tècnic/s encarregats de la gestió de la documentació que s'ha d'avaluar per tal de determinar la conservació permanent o l'eliminació. Les funcions de la Comissió d'Avaluació són les següents: a) Analitzar la documentació del Comú d'Encamp b) Elaborar i regular els criteris generals d'avaluació i tria de la documentació del Comú d'Encamp i controlar-ne l'aplicació correcta. c) Establir les taules d'avaluació de la documentació del Comú d'Encamp. Les resolucions de la Comissió d'Avaluació (Annex 4) han de ser acordades per la Junta de Govern i sotmeses a l'aprovació del Consell de Comú. 2. Procediment d'avaluació i tria El procediment s'inicia a proposta de l'Arxiver/a o del/a Cap de Departament afectat i aquests, seguint els criteris generals d'avaluació i tria de la documentació, han de trametre la proposta a Secretaria General. En cap cas es pot iniciar un procés d'avaluació i tria de documents si la proposta no compleix amb els requisits establerts. Si el/la Secretari/a avala la proposta en la qual es concreta de forma raonada i justificada la documentació a eliminar es convocarà una Comissió d'Avaluació que estudiarà cada proposta, si és necessari es requerirà un assessorament extern i se n'aixecarà una acta. L'acta de la Comissió d'Avaluació ha d'incloure la relació detallada de la documentació que s'acorda eliminar i la documentació que s'acorda conservar, després serà aprovada en una Junta de Govern i posteriorment ratificada pel Consell de Comú. Tot seguit es notificarà l'acord pres a l'Arxiver/a. 3. Criteris de conservació S'han de conservar els documents següents: a) els documents essencials que són indispensables per al funcionament i els que garanteixen la continuïtat de les activitats després d'un desastre. Aquests documents permeten conèixer els orígens del Comú, la seva organització, l'evolució de les estructures, les funcions polítiques, els programes i les activitats. b) els documents que permeten conèixer els processos d'elaboració de les ordinacions i reglaments que afecten el Comú i el seu funcionament. c) els documents que permeten valorar l'impacte o l'eficàcia dels programes o les activitats del Comú. d) els documents que supervisen el funcionament intern del Comú pel que fa a delegacions d'autoritat, relacions de poder i programes per governar i gestionar els afers públics. e) els documents que contenen dades significatives sobre un esdeveniment, una persona amb una trajectòria rellevant, una institució, una entitat, un col. lectiu, un lloc. f) els documents que contenen dades significatives sobre esdeveniments importants, moviments o tendències de la història política, econòmica i social. g) els documents que contenen dades necessàries per a la protecció dels drets civils, financers i jurídics de les persones, de les institucions i entitats i del mateix Comú. h) els documents que contemplen i relacionen de forma significativa altres fonts o sèries documentals. i) els documents que responen a les necessitats de l'anàlisi estadística i de la història quantitativa. 4. Criteris d'eliminació Per eliminar qualsevol document és fonamental garantir la confidencialitat de les dades. Cal distingir però l'eliminació de còpies i l'eliminació de documents originals. a) Còpies: abans de procedir a l'eliminació de les còpies cal verificar que es conservi la documentació original. Per tant les còpies es podran eliminar automàticament, sempre que els documents originals estiguin localitzats i en bon estat de conservació. Un cop comprovat això s'eliminarà la còpia una vegada exhaurit el termini legal de 3 anys. Els llistats d'ordinador no tenen validesa si no estan diligenciats per mitjà de signatura o segell autoritzat. b) Documents originals: prèvia autorització de la Comissió d'Avaluació i l'acord de la Junta de Govern es podran eliminar: els documents originals que contenen dades que es recullen en documents recapitulatius i publicacions. els documents en una fase de deteriorament molt avançat, quan la restauració dels quals sigui considerada inútil. documents o sèries de documents que presenten buits informatius que impossibiliten la seva comprensió. c) Alguns exemples d'avaluació: En tots els casos s'ha de garantir la confidencialitat de les dades. Els terminis d'eliminació que es fixen poden ser modificats amb un informe justificatiu d'Arxius Nacionals i l'acord de la Junta de Govern. Finances: pagaments que corresponguin a béns immobles: conservació permanent. peces comptables relatives a béns immobles: conservació permanent. certificacions d'obra: conservació permanent de les certificacions d'obra. documents comptables: conservar-los mínim 5 anys, conservant sempre els documents recapitulatius, signats i segellats, i digitalitzats. factures i ordres de pagament: presentar proposta d'avaluació amb prescripció als 5 anys, per si escau, eliminar-les, tot i conservant els documents recapitulatius, signats i segellats i digitalitzats. peces comptables: presentar proposta d'avaluació amb prescripció als 5 anys, per si escau, eliminar-les, conservant però els documents recapitulatius, signats i segellats i digitalitzats. Actes: actes de Consell de Comú, de Junta de Govern i de Comissions o altres: de conservació permanent. Ofertes d'obres: ofertes d'obres estimades: conservar sempre l'oferta acceptada. ofertes d'obres no acceptades: transcorreguts 5 anys de la recepció definitiva de l'obra construïda (oferta estimada) presentar proposta d'avaluació per eliminar, si escau, les altres ofertes. Ofertes de serveis i subministraments: ofertes de serveis i subministraments acceptats: conservar sempre l'oferta estimada. ofertes de serveis no acceptats: transcorreguts 5 anys del servei contractat (oferta estimada) presentar proposta d'avaluació per eliminar, si escau, les altres ofertes. ofertes de subministraments no acceptats: transcorreguts 5 anys del subministrament contractat (oferta estimada) presentar proposta d'avaluació per eliminar, si escau, les altres ofertes. Sol·licituds decretades i no recollides per la persona titular: és necessari conservar la documentació anterior a 1990. es pot notificar al BOPA que les sol·licituds que daten entre el gener de 1991 i el desembre del 2000 (especificant núm. de sol·licitud) que no han estat recollides pels seus titulars tenen un termini de 3 mesos per a retirar-les al servei de Tràmits del Comú d'Encamp. Transcorregut aquest termini seran eliminades. A partir de l'any 2000 es publicarà un avís al BOPA amb els noms i números de les sol·licituds que no han estat recollides durant l'any 2000 i els seus titulars tindran un termini de 3 mesos per a retirar-les al servei de Tràmits del Comú d'Encamp. Transcorregut aquest termini seran eliminades. En ambdós casos s'annexarà de manera provisional una còpia de l'avís publicat al BOPA a la caixa d'arxiu definitiu dels duplicats de la sol.licitud.