Article 6. Procédure opérationnelle de la numérisation qualifiée

Article 6. Procédure opérationnelle de la numérisation qualifiée

1. L'objectif principal du processus de numérisation qualifiée est de reproduire le document original non numérique de la manière la plus fidèle possible, de sorte que l'image numérique permette de remplacer le document original et de lui conférer la même valeur que les originaux sur support papier.

2. Pour le mener à bien, l'entité qui s'apprête à exécuter le processus de numérisation qualifiée doit préparer les documents conformément aux actions suivantes : a. Évaluer la capacité du document original à supporter le processus de numérisation, et observer divers aspects tels que la qualité du papier, les plis, les agrafes, l'état des microformes, les attributs du contenu informatif et les graphiques.

Une fois la capacité du document original évaluée, elle doit établir des lignes directrices sur la préparation physique en vue de la numérisation, et établir des paramètres techniques pour la mener à bien. b. Déterminer les méthodes de numérisation des documents originaux de dimensions non normalisées ou présentant des conditions requises particulières de manipulation, comme par exemple la numérisation de documents sur papier fragile ou fin, l'insertion d'originaux fragiles dans des pochettes en plastique ou l'utilisation de scanners aériens, ainsi que les contrôles de qualité visant à empêcher la perte de données dans ces processus. c. Établir les méthodes de traitement des documents originaux qui contiennent des annotations manuscrites, de la peinture blanche opaque ou un liquide correcteur, des rubans ou des emblèmes, et établir des liens entre les documents associés qui doivent être considérés comme un élément unique ; par exemple, des notes autocollantes apposées ou des annotations en marge. d. Intégrer les méthodes permettant de distinguer les documents originaux sur papier des photocopies. e. Établir des liens entre le document original et la copie numérisée, ce qui est normalement documenté au moyen de protocoles d'identification. f. Déterminer des procédures permettant la vérification (contrôle) et la vérification que tous les documents originaux sont inclus dans le processus de numérisation qualifiée. g. Établir les principes régissant le classement par lots ou groupes de documents originaux aptes à être numérisés simultanément, en fonction de leurs dimensions, de la couleur, du format et de l'orientation.

3. Le transfert des documents qui doivent être soumis au processus de numérisation qualifiée doit être documenté au moyen de l'émission d'un reçu attestant la réception des documents et doit être effectué dans des conteneurs identifiés et dûment emballés. Dans le cas où les documents sont transférés en plusieurs lots, ces lots doivent être identifiés de manière appropriée.

4. Pour reproduire le document original au moyen de la capture de l'image électronique, les conditions requises technologiques de l'article 7 du présent Décret doivent être remplies, l'image doit être émise conformément aux formats établis à l'article 8 et les mesures de sécurité indiquées à l'article 9 doivent être respectées.

5. Afin de garantir la qualité de la livraison numérique de manière à éviter toute perte d'information ou altération de la fidélité entre le document original et l'image électronique, les traitements suivants peuvent être effectués : a. La suppression des pages blanches. b. Le redressement de l'image électronique obtenue. c. La suppression des points ou imperfections dans l'image électronique. d. La suppression d'un fond de page en couleur. e. La suppression des trous de perforation. f. La suppression des marges.

6. L'image électronique doit être conservée dans un système de gestion qui en permette la description et la récupération au moyen de l'application des métadonnées établies à l'article 10 et à l'annexe II du présent Décret.

7. L'entité qui mène à bien le processus de numérisation qualifiée doit remplir les conditions suivantes en ce qui concerne le sort des documents originaux non numériques : a. Le document résultant doit être une représentation exacte et complète du document original non numérique qu'il remplace, qui est identifié et rattaché au contexte de sa création et de son utilisation individuelle. b. Elle doit définir, mettre en œuvre et superviser systématiquement les procédures et les certifications de garantie de qualité pour le processus de numérisation qualifiée. c. Elle doit établir un système de gestion approprié pour garantir l'utilisation continue du document résultant du processus de numérisation qualifiée. d. Elle doit définir, documenter et mettre en œuvre une stratégie de migration ou de conservation pour les documents électroniques, y compris les documents numérisés. e. Elle doit garantir qu'il n'est pas porté atteinte aux conditions requises légales de conservation des documents sous une forme déterminée et qu'aucune action ou demande en justice connue ou prévue ne puisse être compromise par la destruction du document original non numérique. f. Elle doit avoir évalué et considéré que le risque de mise en cause de l'authenticité et de l'intégrité du document numérisé est acceptable pour l'entité.

8. La destruction des documents originaux non numériques doit être gérée de manière appropriée jusqu'à leur élimination autorisée dans un cadre plus large de gestion documentaire. Dans le cas où des documents originaux non numériques sont conservés, l'image numérique résultante et le document original doivent être liés de manière continue.

9. Les processus de numérisation documentaire n'ont pas nécessairement pour objectif de permettre la destruction du document original. En ce sens, une fois le processus de numérisation qualifiée mené à bien, les documents originaux doivent être replacés dans leur contexte et leur ordre d'origine, en reflétant les processus de leur création et de leur gestion dans leur format original, de sorte que les instruments de recherche existants puissent servir d'outil de récupération des documents.